Zo organiseer je een sportdag zonder chaos

Begin met de datum, locatie en het sportprogramma; pas daarna leg je regels, reserveringen en begeleiding vast. Plan verschillende onderdelen met duidelijke tijden, zodat teams weten waar ze moeten zijn en scheidsrechters kunnen doorwerken. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op één plek en houd de deelnemerslijsten bij tot vlak voor de sportdag. De meeste problemen ontstaan doordat materiaal, teamhesjes, scoreborden of een alternatief bij slecht weer te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportprogramma samenstellen
2 personen
3
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijsten bijwerken
9
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
10
Scheidsrechters vastleggen
11
Teamindeling voorbereiden
2 personen
12
Draaiboek afdrukken
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemers informeren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Sportmateriaal controleren
2 personen
17
Teamhesjes sorteren
2 personen
18
Muziek afspeellijst klaarzetten
19
Prijslintjes en medailles klaarleggen
2 personen

Event

20
Inschrijftafel voorbereiden
2 personen
21
Sportvelden uitzetten
4 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Partytenten opzetten
4 personen
24
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
25
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
26
Routebordjes plaatsen
2 personen
27
EHBO-materiaal klaarzetten
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
31
Vrijwilligers instrueren
2 personen
32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Teams indelen
3 personen
34
Polsbandjes uitdelen
2 personen
35
Opening verzorgen
2 personen
36
Warming-up begeleiden
2 personen
37
Eerste sportronde begeleiden
8 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
40
Wedstrijdstanden noteren
2 personen
41
Pauzehapjes serveren
3 personen
42
Sportvelden aanpassen
4 personen
43
Tweede sportronde begeleiden
8 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Muziek verzorgen
46
Blessures registreren
47
Finales voorbereiden
3 personen
48
Finales begeleiden
6 personen
49
Barbecue voorbereiden
4 personen
50
Barbecue serveren
5 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Vegetarische maaltijden uitserveren
2 personen
53
Servies verzamelen
3 personen
54
Winnaars bekendmaken
2 personen
55
Medailles uitreiken
2 personen
56
Afsluiting verzorgen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

59
Sportmateriaal afbouwen
4 personen
60
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
61
Partytenten afbreken
4 personen
62
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Barbecue schoonmaken
2 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
67
Verloren voorwerpen registreren
68
Materialen droog opslaan
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
71
Koelboxen reinigen
2 personen
72
Fotomateriaal verzamelen
73
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Inschrijftafel
Tafelkleedklemmenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Handballenaantal 6
Tennisballenaantal 24
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 40
Speedladdersaantal 3
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 12
Estafettestokkenaantal 10
Frisbeesaantal 8
Hesjes blauwaantal 12
Hesjes roodaantal 12
Hesjes geelaantal 12
Hesjes groenaantal 12
Voetbaldoelenaantal 4
Volleybalnet
Basketbalstandaardaantal 2
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 6
Meetlintenaantal 3
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Wedstrijdformulierenaantal 100
Medaillesaantal 24
Prijslintjesaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Veiligheid

EHBO-kofferaantal 2
IJscompressenaantal 12
Zonwerende parasolsaantal 4
Afzetlintaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Start- en finishlintaantal 2
Bordjesaantal 20
Pijlenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Afwasteilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koekenpannenaantal 2

Tips

Werk vanuit een tijdschema met blokken voor ontvangst, wedstrijden, wissels en pauzes. Zet per onderdeel een scheidsrechter, veld en benodigde materialen erbij; zo zie je direct waar een dubbele planning ontstaat.
Maak de teamindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Gebruik verschillende kleuren hesjes, bijvoorbeeld blauw, rood, geel en groen, en druk de actuele indeling af voor de inschrijftafel.
Controleer sportmateriaal minstens een week vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Tel ballen, pionnen, fluitjes, stopwatches en scoreborden per onderdeel, in plaats van alleen te controleren of de krat aanwezig is.
Regel vrijwilligers en scheidsrechters vóór je het programma definitief maakt. Plan per veld minimaal één verantwoordelijke en geef hen de wedstrijdregels, tijden en een exemplaar van het draaiboek.
Maak de opbouwvolgorde praktisch: eerst sportvelden uitzetten, daarna doelen, netten en scoreborden plaatsen en pas vervolgens tafels, stoelen, partytenten en geluidsapparatuur aansluiten. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en informeer deelnemers tijdig over wijzigingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportdag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de sportdag en sluit de aanmeldingen uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je teams, materiaal en begeleiding kunt plannen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportdag?: Reken per gelijktijdig gebruikt sportveld op minimaal één begeleider of scheidsrechter. Voeg daarnaast minstens twee mensen toe voor de inschrijftafel, materiaal en algemene coördinatie; bij vier velden kom je dus al snel op 6 vrijwilligers.
Wanneer maak je de teamindeling voor een sportdag?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en een definitieve indeling 3 tot 5 dagen vooraf. Houd op de dag zelf ruimte voor afmeldingen en druk de actuele lijsten opnieuw af als teams wijzigen.
Wat moet je doen als het regent tijdens een sportdag?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Spreek uiterlijk de dag ervoor af welke onderdelen naar een overdekte plek gaan, worden ingekort of vervallen, en informeer deelnemers voordat zij vertrekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.