So organisierst du einen Sporttag ohne Leerlauf

Ein Sporttag steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum, Ort und Sportprogramm fest, danach Regeln, Anmeldungen und Zuständigkeiten. Plane die Teamaufteilung und die benötigten Spielfelder so, dass am Veranstaltungstag niemand auf Material oder Entscheidungen wartet. Besonders häufig werden Helfer, Verpflegungswünsche und eine Schlechtwetterlösung zu spät geklärt. Der fertige Plan bündelt die einzelnen Aufgaben und die komplette Materialliste an einem Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Sportprogramm zusammenstellen
2 Personen
3
Spielregeln festlegen
2 Personen
4
Reservierungen vornehmen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Teilnehmerlisten aktualisieren
9
Freiwillige einladen
2 Personen
10
Schiedsrichter festlegen
11
Teameinteilung vorbereiten
2 Personen
12
Drehbuch ausdrucken
13
Wettervorhersage prüfen
14
Teilnehmer informieren
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Sportmaterial prüfen
2 Personen
17
Teamwesten sortieren
2 Personen
18
Musik-Playlist bereitstellen
19
Preisbänder und Medaillen bereitlegen
2 Personen

Event

20
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
21
Sportplätze abstecken
4 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Partyzelte aufbauen
4 Personen
24
Tontechnik anschließen
2 Personen
25
Wettkampfmaterial bereitlegen
3 Personen
26
Wegweiser aufstellen
2 Personen
27
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
3 Personen
30
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
31
Freiwillige einweisen
2 Personen
32
Teilnehmende empfangen
3 Personen
33
Teams einteilen
3 Personen
34
Armbänder verteilen
2 Personen
35
Eröffnung betreuen
2 Personen
36
Aufwärmen betreuen
2 Personen
37
Erste Sportrunde begleiten
8 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
40
Spielstände notieren
2 Personen
41
Pausensnacks servieren
3 Personen
42
Sportplätze anpassen
4 Personen
43
Zweite Sportrunde betreuen
8 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Musik organisieren
46
Verletzungen erfassen
47
Finale vorbereiten
3 Personen
48
Finalen betreuen
6 Personen
49
Grill vorbereiten
4 Personen
50
Barbecue servieren
5 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Vegetarische Mahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Geschirr sammeln
3 Personen
54
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
55
Medaillen überreichen
2 Personen
56
Abschluss organisieren
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

59
Sportmaterial abbauen
4 Personen
60
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
61
Partyzelte abbauen
4 Personen
62
Soundequipment aufräumen
2 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Grill reinigen
2 Personen
65
Gelände reinigen
4 Personen
66
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
67
Verlorene Gegenstände erfassen
68
Materialien trocken lagern
2 Personen
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
71
Kühlboxen reinigen
2 Personen
72
Fotomaterial sammeln
73
Ergebnisse veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 4
Anmeldetisch
TischdeckenklammernAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 8
BasketbälleAnz. 6
VolleyballAnz. 4
HandbälleAnz. 6
TennisbälleAnz. 24
KegelAnz. 40
MarkierscheibenAnz. 40
Speed-LeiternAnz. 3
SpringseileAnz. 10
ReifenAnz. 12
StaffelstäbeAnz. 10
FrisbeesAnz. 8
Westen blauAnz. 12
Rote WestenAnz. 12
Gelbe WestenAnz. 12
Warnwesten grünAnz. 12
FußballtoreAnz. 4
Volleyballnetz
BasketballständerAnz. 2
PfeifenAnz. 8
StoppuhrenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 6
MessbänderAnz. 3
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
WettkampfformulareAnz. 100
MedaillenAnz. 24
PreisbänderAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 40
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Catering

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
GrillfestAnz. 2
GrillzangenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
Einkäufe

Ausstattung

AkkulautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 12
SonnenschirmeAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Start- und ZiellintAnz. 2
TellerAnz. 20
PfeileAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
SpülwannenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
PfannenAnz. 2

Tipps

Lege das Sportprogramm fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Dauer, Altersgruppen, benötigte Plätze und die passende Ausrüstung konkret ankündigen.
Plane für jede Station mindestens eine verantwortliche Person ein und bestimme Schiedsrichter frühzeitig. Am Veranstaltungstag sollten Helfer nicht gleichzeitig anmelden, pfeifen und Ergebnisse eintragen müssen.
Aktualisiere die Teilnehmerlisten bis spätestens 2 bis 3 Tage vorher und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. Nutze die endgültige Zahl für Teams, Medaillen, Sitzplätze und Verpflegung.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und informiere die Teilnehmer über den Treffpunkt und mögliche Änderungen. Partyzelte, Tische und Stühle sollten nicht erst am Morgen des Sporttags organisiert werden.
Sortiere Westen, Bälle, Pfeifen, Stoppuhren und Anzeigetafeln nach Spielstationen. Lege außerdem Drehbuch, Stifte und Wettkampfmaterial am Anmeldetisch bereit, damit der erste Durchgang pünktlich starten kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Sporttag organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Sportprogramm. Reservierungen, Einladungen und die Suche nach freiwilligen Helfern brauchen meist mehr Zeit als die eigentliche Materialkontrolle.
Wie viele Helfer braucht man für einen Sporttag?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Sportstation und zusätzlich 2 Personen für Anmeldung und Organisation ein. Bei mehr als 40 Teilnehmern sind 2 bis 3 weitere Helfer für Wechsel, Ergebnisse und Pausen sinnvoll.
Wann muss man die Teams für den Sporttag einteilen?: Bereite die Teameinteilung 3 bis 5 Tage vorher vor, sobald die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Halte am Veranstaltungstag einige Änderungen offen, damit Nachmeldungen und Ausfälle ohne Verzögerung berücksichtigt werden können.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für einen Sporttag?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob der Sporttag verschoben, teilweise verlegt oder mit Partyzelten ergänzt wird. Informiere alle Teilnehmer sofort über den neuen Ablauf, sobald die Entscheidung gefallen ist.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.