Comment organiser une journée sportive sans improviser

Une journée sportive réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et le programme, puis les inscriptions, les équipes et l’encadrement. Prévoyez ensuite le matériel pour chaque épreuve et un déroulé imprimé pour éviter les temps morts. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les arbitres, la signalétique des terrains et la météo. Ce plan vous aide à répartir les tâches jusqu’à l’installation des tentes, des tables et du matériel de compétition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme sportif
2 personnes
3
Rédiger les règles du concours
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour les listes de participants
9
Inviter les bénévoles
2 personnes
10
Finaliser les arbitres
11
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
12
Imprimer le déroulé
13
Vérifier les prévisions météo
14
Informer les participants
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
17
Trier les chasubles d'équipe
2 personnes
18
Préparer la playlist
19
Préparer les rubans et les médailles
2 personnes

Événement

20
Préparer la table d'inscription
2 personnes
21
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer les tentes de fête
4 personnes
24
Raccorder le matériel audio
2 personnes
25
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
26
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
27
Préparer le matériel de premiers secours
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Briefer les bénévoles
2 personnes
32
Accueillir les participants
3 personnes
33
Répartir les équipes
3 personnes
34
Distribuer les bracelets
2 personnes
35
Assurer l’ouverture
2 personnes
36
Animer l'échauffement
2 personnes
37
Encadrer le premier tour sportif
8 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
40
Noter les scores du match
2 personnes
41
Servir les en-cas de pause
3 personnes
42
Aménager les terrains de sport
4 personnes
43
Encadrer le deuxième tour sportif
8 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Fournir la musique
46
Enregistrer les blessures
47
Préparer les finales
3 personnes
48
Encadrer les finales
6 personnes
49
Préparer le barbecue
4 personnes
50
Servir le barbecue
5 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir les repas végétariens
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle
3 personnes
54
Annonce des gagnants
2 personnes
55
Remettre les médailles
2 personnes
56
Assurer la clôture
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

59
Démonter le matériel sportif
4 personnes
60
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Ranger le matériel audio
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le barbecue
2 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
67
Enregistrer les objets trouvés
68
Stocker le matériel au sec
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger les provisions restantes
2 personnes
71
Nettoyer les glacières
2 personnes
72
Rassembler le matériel photo
73
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 4
Table d'inscription
Pinces à nappeqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Ballons de handballqté 6
Balles de tennisqté 24
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Échelles rapidesqté 3
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 12
Témoins de relaisqté 10
Frisbeesqté 8
Gilets bleusqté 12
Gilets rougesqté 12
Gilets jaunesqté 12
Gilets vertsqté 12
Buts de footballqté 4
Filet de volley-ball
Support de basketqté 2
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Mètres rubansqté 3
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Fiches de matchqté 100
Médaillesqté 24
Étiquettes de prixqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Barbecueqté 2
Pinces de barbecueqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Courses

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Parasols anti-UVqté 4
Ruban de balisageqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Panneauxqté 20
Flèchesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Poêlesqté 2

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance, puis réservez rapidement les tentes, les tables, les chaises et les équipements qui ne sont pas disponibles sur place.
Fixez la date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Utilisez la liste finale pour former les équipes, prévoir les repas et repérer les besoins alimentaires particuliers.
Écrivez les règles de chaque concours avant d’inviter les participants : durée des manches, ordre de passage, critères de classement et rôle des arbitres doivent tenir sur un document facile à consulter.
Préparez une équipe de bénévoles avec des rôles précis : accueil, chronométrage, arbitrage, installation et remise des médailles. Confirmez les arbitres au plus tard une semaine avant la journée sportive.
La veille, vérifiez la météo et contrôlez chaque ballon, filet, but, sifflet, chronomètre et panneau de score. Le jour même, délimitez les terrains avant l’arrivée des participants et installez la table d’inscription en premier.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, établir le programme et lancer les invitations. Gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, les équipes, les besoins alimentaires et la logistique.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une journée sportive ?: Fixez la clôture 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour les listes, répartir les équipes et préparer le matériel correspondant au nombre réel de participants.
Combien d’arbitres et de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un responsable par activité sportive et une personne à l’accueil. Ajoutez 2 à 4 bénévoles pour l’installation, le chronométrage et la remise des récompenses dès que plusieurs terrains fonctionnent en parallèle.
Quand installer les terrains et les tentes ?: Installez les tentes, les tables et les chaises le matin, puis délimitez les terrains avant l’ouverture des inscriptions. Comptez environ 90 minutes pour l’installation complète et gardez 30 minutes pour les vérifications finales.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.