Zo organiseer je een sponsorzwemtocht

Begin met de zwemlocatie, route en afstand; die bepalen vrijwel de rest van je planning. Leg daarna vergunningen, toezicht, reddingsposten en verzekering vast voordat je de inschrijving opent. Organiseer tegelijk de sponsorwerving en houd deelnemersinformatie centraal bij. In de laatste weken draait alles om startnummers, vrijwilligers, bewegwijzering, materialen en een duidelijke indeling van de zwemdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwemlocatie reserveren
2
Zwemroute en afstand vastleggen
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Toezicht en reddingspost regelen
2 personen
6
Verzekering controleren
7
Online inschrijving openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sponsorwervingsinformatie versturen
10
Sponsoren benaderen
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemerslijst controleren
2 personen
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Programma en routebord drukken
16
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
17
Vrijwilligers informeren
2 personen
18
Route en toegang controleren
2 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Startpakketten samenstellen
4 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Route bewegwijzeren
3 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
27
Finish- en wisselzone inrichten
4 personen
28
Boeien en lijnen plaatsen
4 personen
29
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
30
Geluidsinstallatie testen
2 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Catering voorbereiden
4 personen
34
Registratieteam briefen
3 personen
35
Toezichtsteam briefen
4 personen
36
Finishboog plaatsen
3 personen

Event

37
Deelnemers ontvangen
4 personen
38
Startpakketten uitdelen
4 personen
39
Startnummers registreren
3 personen
40
Zwembriefing geven
2 personen
41
Warming-up begeleiden
2 personen
42
Deelnemers veilig laten starten
4 personen
43
Zwemroute bewaken
6 personen
44
Tussentijden registreren
3 personen
45
Finishers afvinken
3 personen
46
Medische hulp bieden
2 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Finishers warme dekens geven
2 personen
51
Donatiebalie bemannen
2 personen
52
Sponsorborden toelichten
53
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
54
Pauzes voor vrijwilligers regelen
55
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
56
Bedankwoord houden
57
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
5 personen
61
Boeien en lijnen verwijderen
4 personen
62
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
63
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
66
Sleutels en toegangspassen inleveren
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Sponsorbedankingen versturen
2 personen
70
Deelnemersfoto's delen
71
Opbrengst aan goed doel overmaken
72
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 10
Klapstoelaantal 40
Biertafelsetaantal 4
Kledingrekaantal 4
Opbergkrataantal 12

Sportmateriaal

Zwemboeiaantal 12
Koordlijnaantal 4
Startnummeraantal 150
Zwemcapaantal 150
Timingchipaantal 150
Stopwatchaantal 4
Warmtedekenaantal 100

Veiligheid

Reddingsboeiaantal 6
Werphengelaantal 4
EHBO-kofferaantal 2
Hesjeaantal 25
Zaklampaantal 8

Apparatuur

Geluidsspeakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 6
Powerbankaantal 8
Tabletaantal 4
Portofoonaantal 10

Servies

Herbruikbare bekeraantal 200
Herbruikbaar bordaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Schenktapaantal 4
Thermoskanaantal 6
Dienbladaantal 6

Keuken

Waterkokeraantal 3
Koffiezetapparaataantal 3
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxaantal 8

Decoratie

Spandoekaantal 8
Routebordaantal 20
Pionaantal 30
Ballonnenboogaantal 2

Verlichting

Led-lichtsnoeraantal 6
Bouwlampaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakaantal 12
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zwemlocatie zodra de gewenste datum bekend is en leg de zwemroute en afstand schriftelijk vast. Controleer daarna opnieuw waar deelnemers het water in- en uitgaan en of de toegang op de dag zelf vrij blijft.
Maak het veiligheidsplan niet pas in de laatste week. Leg vooraf vast hoeveel toezicht en reddingsposten nodig zijn, wie een portofoon gebruikt en waar reddingsboeien, een werphengel en de EHBO-koffer liggen.
Open de online inschrijving pas wanneer afstand, programma en sponsorinformatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen meteen en controleer de deelnemerslijst enkele dagen voor het evenement voordat je startnummers en startpakketten maakt.
Plan vrijwilligers per taak en tijdstip, niet alleen per onderdeel. Informeer hen vooraf over route, toegang, portofoons en het aanspreekpunt; zo blijft er tijdens de zwemtocht iemand beschikbaar voor onverwachte gaten.
Test techniek en stroom vóór de opbouw begint. Controleer de timingchips, stopwatch, tablet, geluidsspeaker, draadloze microfoon, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks en maak een eenvoudige back-up als een apparaat uitvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorzwemtocht organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken van tevoren. Reserveer de zwemlocatie en regel vergunningen, veiligheidsafspraken en verzekering eerst; open daarna de inschrijving en start de sponsorwerving.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorzwemtocht?: Reken minimaal op één coördinator, één vrijwilliger per registratie- of uitgiftepunt en extra mensen voor route, catering en opbouw. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en plan op de dag zelf minstens 1 reserve per belangrijke post.
Wanneer moet je de deelnemerslijst en startnummers controleren?: Controleer de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de zwemtocht. Verwerk daarna afmeldingen en dieetwensen, wijs de startnummers toe en stel de startpakketten samen; last-minute wijzigingen noteer je apart bij de registratie.
Wat moet er bij een sponsorzwemtocht klaarstaan voor de veiligheid?: Leg vóór de start reddingsboeien, een werphengel en een EHBO-koffer klaar en controleer de zwemroute. Zorg daarnaast voor afgesproken toezicht, reddingsposten, communicatie via portofoons en warme dekens voor deelnemers die afkoelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.