Eine Sponsor-Schwimmaktion Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Sponsor-Schwimmaktion müssen Sport, Spenden und Sicherheit gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb nicht mit Einladungen, sondern mit Schwimmort, Strecke, Distanz und Genehmigungen. Danach folgen Sicherheitsplan, Rettungsposten, Versicherung und die Online-Anmeldung. Erst wenn diese Grundlagen stehen, lohnt es sich, Sponsoren, Teilnehmende und freiwillige Helfer verbindlich zu organisieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Schwimmort reservieren
- 2
Schwimmstrecke und Distanz festlegen
2 Personen
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 5
Aufsicht und Rettungsposten organisieren
2 Personen
- 6
Versicherung prüfen
- 7
Online-Anmeldung öffnen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Informationen zur Sponsorengewinnung versenden
- 10
Sponsoren ansprechen
3 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 14
Startnummern zuweisen
2 Personen
- 15
Programm- und Wegweiser drucken
- 16
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
- 17
Freiwillige informieren
2 Personen
- 18
Route und Zugang prüfen
2 Personen
- 19
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
- 22
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 23
Route ausschildern
3 Personen
- 24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
- 27
Ziel- und Wechselzone einrichten
4 Personen
- 28
Bojen und Leinen auslegen
4 Personen
- 29
Sicherheitsmaterial bereitstellen
2 Personen
- 30
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 33
Catering vorbereiten
4 Personen
- 34
Registrierungsteam briefen
3 Personen
- 35
Aufsichtsteam briefen
4 Personen
- 36
Zielbogen aufstellen
3 Personen
Event
- 37
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 38
Startpakete verteilen
4 Personen
- 39
Startnummern erfassen
3 Personen
- 40
Schwimm-Briefing geben
2 Personen
- 41
Aufwärmen betreuen
2 Personen
- 42
Teilnehmer sicher starten lassen
4 Personen
- 43
Schwimmroute überwachen
6 Personen
- 44
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
- 45
Finisher abhaken
3 Personen
- 46
Medizinische Hilfe leisten
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 48
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 50
Finisher mit warmen Decken versorgen
2 Personen
- 51
Spendenstand betreuen
2 Personen
- 52
Sponsorbanner erläutern
- 53
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
- 54
Pausen für Freiwillige organisieren
- 55
Preisverleihung durchführen
3 Personen
- 56
Dankesrede halten
- 57
Letzte Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Abfall sammeln
4 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Location reinigen
5 Personen
- 61
Bojen und Leinen entfernen
4 Personen
- 62
Zelte und Möbel abbauen
5 Personen
- 63
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 64
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 65
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 66
Schlüssel und Zutrittsausweise abgeben
- 67
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 69
Sponsorendankesbriefe versenden
2 Personen
- 70
Teilnehmerfotos teilen
- 71
Erlös an eine Wohltätigkeitsorganisation überweisen
- 72
Ergebnisse veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 3
- KlapptischAnz. 10
- KlappstuhlAnz. 40
- BierzeltgarniturAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxAnz. 12
Sportmaterial
- SchwimmbojeAnz. 12
- SchnurmarkierungAnz. 4
- StartnummerAnz. 150
- BadekappeAnz. 150
- ZeitmesschipAnz. 150
- StoppuhrAnz. 4
- WärmedeckeAnz. 100
Sicherheit
- RettungsringAnz. 6
- WurfangelAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- WesteAnz. 25
- TaschenlampeAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- SteckdosenleisteAnz. 6
- PowerbankAnz. 8
- TabletAnz. 4
- FunkgerätAnz. 10
Geschirr
- MehrwegbecherAnz. 200
- Wiederverwendbarer TellerAnz. 150
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
- ZapfhahnAnz. 4
- ThermoskanneAnz. 6
- TablettAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschineAnz. 3
- SchneidebrettAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KühlboxAnz. 8
Dekoration
- BannerAnz. 8
- WegweiserAnz. 20
- MarkierungskegelAnz. 30
- BallonbogenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterketteAnz. 6
- BaustrahlerAnz. 4
Reinigung
- MülleimerAnz. 12
- WischmoppAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesenAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Schwimmort früh und lege die Distanz schriftlich fest. Für die Anmeldung brauchen Teilnehmende außerdem klare Angaben zu Startzeit, Strecke, Zugang und Sponsorensammlung.
- Plane die Sicherheit nicht erst am Veranstaltungstag: Lege Rettungsposten, Aufsicht, Funkgeräte und den Ablauf bei einem Notfall fest. Rettungsring, Wurfangel, Erste-Hilfe-Koffer und Wärmedecken müssen an bekannten Punkten bereitliegen.
- Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Genehmigungen, Versicherung und Sicherheitskonzept geprüft sind. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und schließe die Teilnehmerliste spätestens einige Tage vor der Aktion.
- Ordne Startnummern und Zeitmessung vorab zu und drucke Programm, Wegweiser und Listen rechtzeitig. Starterpakete mit Startnummer, Badekappe und Zeitmesschip lassen sich am Vorabend vollständig zusammenstellen.
- Teile Freiwillige nach festen Zeiten und Aufgaben ein und bestätige ihre Schichten mindestens 3 Tage vorher. Prüfe am Veranstaltungstag zuerst Route, Zugang, Beschilderung und Stromversorgung, bevor Zelte, Tische und Lautsprecher aufgebaut werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Sponsor-Schwimmaktion anmelden?
- Starte mit der Reservierung des Schwimmorts und den Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Sicherheitsplan und Versicherungsprüfung sollten abgeschlossen sein, bevor die Online-Anmeldung geöffnet wird.
- Wie viele Helfer braucht eine Sponsor-Schwimmaktion?
- Die Zahl hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab, aber plane getrennte Personen für Anmeldung, Aufsicht, Rettungsposten, Verpflegung und Zeitmessung ein. Erstelle spätestens 3 Tage vorher einen Schichtplan mit Namen und Einsatzzeiten.
- Wann soll ich Starterpakete und Startnummern vorbereiten?
- Weise die Startnummern nach Ende der Anmeldung zu und stelle die Starterpakete spätestens am Vorabend zusammen. So bleiben am Veranstaltungstag nur Ausgabe und Kontrolle, statt mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
- Was wird bei einer Sponsor-Schwimmaktion oft vergessen?
- Häufig fehlen eine klare Zugangskontrolle, Ersatzstrom für Lautsprecher oder Tablets und ein festgelegter Standort für Erste-Hilfe-Material. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und halte eine Powerbank sowie Verlängerungskabel bereit.
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