Organiser une randonnée sponsorisée à la nage

Pour organiser une randonnée sponsorisée à la nage, commencez par le lieu, la distance et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. La sécurité structure toute la préparation : plan de surveillance, secours, assurance et accès doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite viennent les sponsors, les participants et les bénévoles, puis le balisage et l’installation sur place. Le jour J, prévoyez un accueil clair, des kits de départ complets et des moyens de communication qui fonctionnent même près de l’eau.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de baignade
2
Définir l’itinéraire et la distance de natation
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Mettre en place le poste de surveillance et de secours
2 personnes
6
Vérifier l’assurance
7
Ouvrir les inscriptions en ligne
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Envoyer les informations de recrutement des sponsors
10
Contacter les sponsors
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Vérifier la liste des participants
2 personnes
14
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
15
Imprimer le programme et le panneau de parcours
16
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
17
Informer les bénévoles
2 personnes
18
Vérifier le trajet et l’accès
2 personnes
19
Rassembler le matériel
3 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Composer les kits de démarrage
4 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Balisage du parcours
3 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
27
Aménager la zone d’arrivée et de relais
4 personnes
28
Installer les bouées et les lignes
4 personnes
29
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
30
Tester le système de sonorisation
2 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer le service traiteur
4 personnes
34
Briefer l'équipe d'inscription
3 personnes
35
Briefer l'équipe de surveillance
4 personnes
36
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes

Événement

37
Accueillir les participants
4 personnes
38
Distribuer les kits de départ
4 personnes
39
Enregistrer les numéros de départ
3 personnes
40
Animer le briefing natation
2 personnes
41
Animer l'échauffement
2 personnes
42
Faire démarrer les participants en toute sécurité
4 personnes
43
Surveiller le parcours de natation
6 personnes
44
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
45
Cocher les arrivants
3 personnes
46
Fournir une assistance médicale
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
48
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Remettre des couvertures chaudes aux arrivants
2 personnes
51
Assurer le comptoir des dons
2 personnes
52
Présenter les panneaux sponsors
53
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
54
Organiser les pauses des bénévoles
55
Organiser la remise des prix
3 personnes
56
Prononcer un mot de remerciement
57
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

58
Rassembler les déchets
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer le lieu
5 personnes
61
Retirer les amarres et les lignes
4 personnes
62
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
63
Démonter la sono
2 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
66
Remettre les clés et les badges d’accès
67
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Envoyer les remerciements aux sponsors
2 personnes
70
Partager les photos des participants
71
Verser les recettes à une association caritative
72
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table plianteqté 10
Chaise plianteqté 40
Ensemble de table de bièreqté 4
Portant à vêtementsqté 4
Caisse de rangementqté 12

Matériel de sport

Bouée de sauvetageqté 12
Cordeauqté 4
Dossardqté 150
Bonnet de bainqté 150
Puce de chronométrageqté 150
Chronomètreqté 4
Couverture chauffanteqté 100

Sécurité

Bouée de sauvetageqté 6
Canne à pêcheqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Giletqté 25
Lampe de pocheqté 8

Équipement

Haut-parleurqté 2
Micro sans filqté 2
Table de mixage
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 6
Batterie externeqté 8
Tabletteqté 4
Talkie-walkieqté 10

Vaisselle

Gobelet réutilisableqté 200
Assiette réutilisableqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tireuse à bièreqté 4
Thermosqté 6
Plateauqté 6

Cuisine

Bouilloireqté 3
Machine à caféqté 3
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièreqté 8

Décoration

Banderoleqté 8
Panneau d’orientationqté 20
Côneqté 30
Arche de ballonsqté 2

Éclairage

Guirlande lumineuse LEDqté 6
Projecteur de chantierqté 4

Nettoyage

Poubelleqté 12
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et le parcours avant toute communication : indiquez une distance précise, les points d’accès et le délai nécessaire pour obtenir les autorisations. Une modification tardive oblige souvent à refaire les invitations et les supports imprimés.
Préparez le plan de sécurité au moins 3 semaines avant l’épreuve. Répartissez les bénévoles par zone, vérifiez les moyens de communication et placez le poste de surveillance et de secours avant l’arrivée des nageurs.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la randonnée pour contrôler la liste des participants, les besoins alimentaires et les numéros de départ. Gardez une version imprimée en plus de la liste sur tablette.
Composez les kits de départ la veille : dossard, bonnet de bain et puce de chronométrage doivent être associés au bon participant. Prévoyez aussi un contrôle séparé pour les couvertures chauffantes et les trousses de premiers secours.
Ne gardez pas le montage pour la dernière heure. Installez les tentes, tables et chaises, remplissez les glacières et balisez le parcours avant l’accueil ; testez également le haut-parleur, le micro et les talkies-walkies.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée sponsorisée à la nage ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, vérifier l’assurance, solliciter les sponsors et organiser la sécurité.
Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée à la nage ?: Ouvrez-les dès que le lieu, la distance et les règles de sécurité sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez-les quelques jours avant pour finaliser les dossards et les kits de départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartissez les bénévoles par fonction plutôt que de fixer un seul nombre : accueil, parcours, surveillance, secours, ravitaillement et rangement. Faites la répartition au moins 7 jours avant et confirmez chaque présence 48 heures avant.
Que faut-il préparer la veille d’une randonnée sponsorisée à la nage ?: Préparez les kits de départ, la liste imprimée, les glacières et le matériel de sécurité la veille. Le balisage, les tentes et les tables peuvent être installés le jour même, mais prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.