Zo organiseer je een sponsorrommelmarkt

Begin met datum, locatie en begroting voordat je sponsors of marktkramers benadert. Werk daarna een sponsorverhaal uit met duidelijke pakketten en leg vast wat je per sponsor levert. Regel vergunningen, verzekering en stroom vroeg; die worden vaak pas gecontroleerd als de indeling al klaar is. Met een inschrijfformulier, plattegrond en kassaprocedure houd je de markt op de dag zelf overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Begroting opstellen
2 personen
3
Sponsorpakketten samenstellen
2 personen
4
Sponsors benaderen
3 personen
5
Vergunningseisen controleren
6
Verzekering controleren
7
Marktkramers werven
3 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sociale media inrichten
11
Promotietekst schrijven
12
Promotieposters ontwerpen
2 personen
13
Posters verspreiden
3 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Standplaatsen indelen
2 personen
17
Reserveringen maken
18
Leveranciers bevestigen
19
Vrijwilligers werven
2 personen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Plattegrond maken
22
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
23
Sponsorlogo's verzamelen
24
Banners en borden maken
2 personen
25
Kassaprocedure voorbereiden
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Marktkramers herinneren
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Contant geld ophalen
2 personen
31
Materialen klaarzetten
3 personen
32
Terrein controleren
2 personen
33
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen plaatsen
3 personen
36
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
37
Sponsorbanners ophangen
2 personen
38
Route- en prijsborden plaatsen
2 personen
39
Kassa inrichten
2 personen
40
Verkooptafels inrichten
4 personen
41
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
Marktkramers ontvangen
3 personen
44
Standhouders instrueren
2 personen
45
Opening controleren
2 personen

Event

46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Inschrijvingen controleren
2 personen
48
Kassa beheren
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Standhouders ondersteunen
2 personen
55
Sponsorvermeldingen verzorgen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Verkoop afsluiten
2 personen
58
Kassa afsluiten
2 personen
59
Marktkramers uitchecken
2 personen

Nazorg

60
Verlichting uitschakelen
2 personen
61
Verkoopwaar laten ophalen
3 personen
62
Tenten en kramen afbreken
6 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Materialen sorteren
3 personen
68
Banners en borden verwijderen
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
71
Kasopbrengst afstorten
2 personen
72
Bedankbericht versturen
2 personen
73
Sponsorresultaten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 24
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 6
Transportkarrenaantal 2

Apparatuur

Betaalterminalaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmegafoon
Lichtsetsaantal 4
Geldkistjesaantal 3
Rekenmachinesaantal 3
Prijzentellersaantal 6
Portofoonsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Scharenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Voorraadbakkenaantal 12
Koelzakkenaantal 4

Decoratie

Sponsorbannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Prijskaartjesaantal 300
Tafelkledenaantal 18
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Wasknijpersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handspraysaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Benader sponsors zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Vraag meteen om logo’s, banners en andere materialen en noteer een uiterste aanleverdatum.
Controleer vergunningseisen en verzekering uiterlijk 6 weken voor de markt. Vraag bij de locatie ook na hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en leg verlengkabels en stekkerdozen per zone vast.
Sluit de inschrijving voor marktkramers 2 tot 3 weken vooraf. Deel daarna de standplaatsen in op een plattegrond en reserveer ruimte voor looproutes, opslag en eventuele partytenten.
Maak 1 week vooraf een vrijwilligersrooster met minstens één verantwoordelijke voor ontvangst, één voor betalingen en één voor praktische problemen. Geef iedereen een telefoonnummer en een tijdstip waarop diegene aanwezig moet zijn.
Test de betaalterminal, kassaprocedure en stroomaansluitingen uiterlijk de dag ervoor. Zet prijslijsten, sponsorborden en bewegwijzering klaar in aparte bakken, zodat je op de opbouwdag niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sponsorrommelmarkt organiseren?: Begin minimaal 10 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en sponsorpakketten. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, de plattegrond, vrijwilligers en praktische controle.
Wanneer moet ik sponsors benaderen voor een rommelmarkt?: Benader sponsors zodra datum en locatie vaststaan, meestal 8 tot 10 weken voor het evenement. Geef sponsors een concrete deadline, bijvoorbeeld 3 weken vooraf, voor logo’s, banners en promotiemateriaal.
Wanneer sluit je de inschrijving voor marktkramers?: Sluit de inschrijving 2 tot 3 weken voor de markt. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te controleren, standplaatsen in te delen en iedere deelnemer de praktische informatie te sturen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorrommelmarkt?: Reken minimaal op 1 coördinator, 1 vrijwilliger voor betalingen en 1 voor ontvangst of publieksvragen. Bij meerdere rijen marktkramen of een drukke cateringpost is 1 extra vrijwilliger per zone verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.