Organiser une vide-grenier de sponsoring sans rien laisser au hasard

Une vide-grenier de sponsoring se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et le budget, puis les partenaires et les exposants. Les inscriptions, les autorisations et l’assurance doivent être traitées assez tôt pour éviter les blocages de dernière minute. Prévoyez aussi la circulation, les emplacements, les paiements et l’installation des stands. Le jour venu, un plan simple et des bénévoles répartis par mission évitent la plupart des retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le budget
2 personnes
3
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
4
Approcher les sponsors
3 personnes
5
Vérifier les exigences de permis
6
Vérifier l’assurance
7
Recruter des marchands de marché
3 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Mettre en place les réseaux sociaux
11
Rédiger le texte promotionnel
12
Concevoir les affiches promotionnelles
2 personnes
13
Distribuer les affiches
3 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Répartir les emplacements
2 personnes
17
Faire les réservations
18
Confirmer les fournisseurs
19
Recruter des bénévoles
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Créer le plan
22
Préparer les listes de prix
2 personnes
23
Rassembler les logos des sponsors
24
Créer les bannières et les panneaux
2 personnes
25
Préparer la procédure de caisse
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Rappeler les marchands du marché
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Récupérer l’argent liquide
2 personnes
31
Préparer le matériel
3 personnes
32
Contrôler le site
2 personnes
33
Monter les stands et les tentes
6 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
37
Accrocher les bannières des sponsors
2 personnes
38
Installer les panneaux d’itinéraire et de prix
2 personnes
39
Installer la caisse
2 personnes
40
Installer les tables de vente
4 personnes
41
Préparer le point café
2 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
44
Informer les exposants
2 personnes
45
Vérifier l’ouverture
2 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Vérifier les inscriptions
2 personnes
48
Gérer la caisse
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Soutenir les exposants
2 personnes
55
Gérer les mentions des sponsors
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Clôturer les ventes
2 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Encaisser les exposants
2 personnes

Suivi

60
Éteindre l’éclairage
2 personnes
61
Faire retirer les articles à vendre
3 personnes
62
Démonter les tentes et les stands
6 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Trier les matériaux
3 personnes
68
Retirer les bannières et les panneaux
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Ranger les provisions restantes
2 personnes
71
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
73
Partager les résultats des sponsors

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 24
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Chariots de transportqté 2

Équipement

Terminal de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Mégaphone à main
Jeux de lumièreqté 4
Caisses à monnaieqté 3
Calculatricesqté 3
Compteurs de prixqté 6
Talkies-walkiesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Ciseauxqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 4
Bacs de stockageqté 12
Sacs isothermesqté 4

Décoration

Bannières sponsorsqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes de prixqté 300
Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Pinces à lingeqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Sprays désinfectants pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez immédiatement les permis et l’assurance. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations et confirmer les conditions d’accueil.
Préparez 2 ou 3 formules de sponsoring avec des contreparties précises, puis contactez les partenaires avant de concevoir les affiches. Demandez les logos et les fichiers définitifs au plus tard 3 semaines avant l’événement.
Ouvrez les inscriptions des marchands avec une date limite claire, puis regroupez leurs besoins alimentaires et matériels. Répartissez les emplacements sur un plan au moins 7 jours avant, en gardant une zone libre pour les passages et les imprévus.
Dimensionnez l’installation à partir du nombre confirmé d’exposants : stands, tables, chaises, portants et tentes ne doivent pas être réservés sur une estimation vague. Confirmez chaque fournisseur 10 à 14 jours avant la date.
Écrivez la procédure de caisse avant l’ouverture et testez le terminal de paiement, les rallonges et les multiprises la veille. Prévoyez une personne responsable des encaissements et une autre pour orienter les exposants pendant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vide-grenier de sponsoring ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour travailler correctement. Ce délai permet de sécuriser le lieu, les autorisations, l’assurance, les sponsors et les inscriptions des marchands.
Quand contacter les sponsors pour une vide-grenier ?: Contactez-les dès que la date, le lieu et le budget prévisionnel sont fixés, idéalement 6 semaines avant. Demandez les logos et les contenus à afficher au moins 3 semaines avant l’événement.
Quand fermer les inscriptions des exposants ?: Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant la vide-grenier. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, répartir les emplacements et confirmer les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille de l’événement ?: La veille, testez le terminal de paiement, les rallonges et les multiprises, puis vérifiez les réservations, le plan et les contacts des bénévoles. Gardez aussi les affiches, les listes de prix et la procédure de caisse au même endroit.

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