So organisierst du einen Benefiz-Flohmarkt

Ein Benefiz-Flohmarkt braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnlicher Trödelmarkt, weil neben Verkäufern auch Spendenzweck, Sponsoren und Abrechnung geklärt werden müssen. Beginne mit Datum, Ort und Budget und prüfe danach Genehmigungen sowie Versicherung. Erst wenn die Standplätze und Anmeldungen laufen, planst du Helfer, Lageplan, Werbung und Verpflegung. Besonders häufig werden Strom, Wetterschutz, Kartenzahlung und eine klare Kassenregelung zu spät organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Budget erstellen
2 Personen
3
Sponsorpakete zusammenstellen
2 Personen
4
Sponsoren ansprechen
3 Personen
5
Genehmigungsanforderungen prüfen
6
Versicherung prüfen
7
Markthändler anwerben
3 Personen
8
Anmeldeformular veröffentlichen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Soziale Medien einrichten
11
Werbetext schreiben
12
Werbeplakate gestalten
2 Personen
13
Poster verteilen
3 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Standplätze einteilen
2 Personen
17
Reservierungen vornehmen
18
Lieferanten bestätigen
19
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Lageplan erstellen
22
Preisliste vorbereiten
2 Personen
23
Sponsorlogos sammeln
24
Banner und Schilder machen
2 Personen
25
Kassenvorgang vorbereiten
2 Personen
26
Wettervorhersage prüfen
27
Marktstände erinnern
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Bargeld abholen
2 Personen
31
Materialien bereitstellen
3 Personen
32
Gelände kontrollieren
2 Personen
33
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
3 Personen
36
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
37
Sponsorbanner aufhängen
2 Personen
38
Routen- und Preisschilder aufstellen
2 Personen
39
Kasse einrichten
2 Personen
40
Verkaufstische einrichten
4 Personen
41
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
42
Snacks vorbereiten
3 Personen
43
Marktstandbetreiber empfangen
3 Personen
44
Aussteller einweisen
2 Personen
45
Eröffnung kontrollieren
2 Personen

Event

46
Besucher begrüßen
3 Personen
47
Anmeldungen prüfen
2 Personen
48
Kasse betreuen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Snacks servieren
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
54
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
55
Sponsorenerwähnungen bereitstellen
56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
57
Verkauf abschließen
2 Personen
58
Kasse abschließen
2 Personen
59
Marktstandbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

60
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
61
Waren abholen lassen
3 Personen
62
Zelte und Stände abbauen
6 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Gelände reinigen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Materialien sortieren
3 Personen
68
Banner und Schilder entfernen
2 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
71
Bargeldeinnahmen einzahlen
2 Personen
72
Dankesnachricht versenden
2 Personen
73
Sponsorenergebnisse teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
StühleAnz. 24
StehtischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 6
TransportwagenAnz. 2

Ausstattung

KartenterminalAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
Handmegafon
LichtanlagenAnz. 4
GeldkassettenAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 3
PreiszählerAnz. 6
FunkgeräteAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
TeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
ScherenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 4
VorratsboxenAnz. 12
KühltaschenAnz. 4

Dekoration

SponsorenbannerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
PreisschilderAnz. 300
TischdeckenAnz. 18
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
KreidetafelnAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
WäscheklammernAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
BlechdosenAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandspraysAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und prüfe die Genehmigungsanforderungen, bevor du Anmeldeformulare veröffentlichst. Für Rückfragen und mögliche Auflagen solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf einplanen.
Kläre den Spendenzweck, das Budget und die Sponsorpakete, bevor du Sponsoren ansprichst. Sammle zugesagte Sponsorlogos spätestens 2 Wochen vor dem Flohmarkt, damit Banner und Schilder rechtzeitig fertig werden.
Teile die Standplätze erst nach Eingang der Anmeldungen verbindlich ein und erstelle daraus einen Lageplan. Plane zusätzlich freie Flächen für Wege, Transportwagen und mindestens einen gut sichtbaren Informationspunkt ein.
Rekrutiere Helfer nicht nur für den Aufbau: Du brauchst feste Zuständigkeiten für Einlass, Kasse, Verpflegung, Nachschub und Abbau. Erstelle den Einsatzplan mindestens 7 Tage vorher und gib jeder Person eine konkrete Schicht.
Bereite die Kasse mit Preisliste, Wechselgeld und Kartenterminal vor und kläre, wer Einnahmen zählt und dokumentiert. Teste Kartenterminal, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und Lichtanlagen spätestens am Vortag; bei einem Benefizmarkt führen technische Ausfälle schnell zu unklaren Einnahmen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich einen Benefiz-Flohmarkt planen?: Plane mindestens 8 bis 12 Wochen ein. In dieser Zeit lassen sich Ort, Genehmigungen, Sponsoren, Händler, Werbung und Helfer nacheinander organisieren; bei einem größeren Markt sind 3 Monate realistischer.
Welche Genehmigungen braucht ein Benefiz-Flohmarkt?: Das hängt von Ort, Verkaufsart und Größe ab. Frage spätestens 8 Wochen vorher bei der zuständigen Gemeinde nach und kläre zusätzlich Versicherung, Nutzung der Fläche, Strom sowie eventuelle Vorgaben für Speisen und Getränke.
Wie viele Helfer braucht ein Benefiz-Flohmarkt?: Für einen kleinen Markt solltest du mindestens 1 Person für die Koordination, 2 für Aufbau und Abbau, 2 für die Kasse und 2 für Einlass beziehungsweise Betreuung einplanen. Bei paralleler Verpflegung kommen pro Schicht meist 2 weitere Helfer hinzu.
Wann sollte ich für den Benefiz-Flohmarkt werben?: Starte die erste Werbung 4 bis 6 Wochen vorher und verteile Poster spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Aktualisiere die Hinweise in der letzten Woche mit Uhrzeit, Ort, Standanmeldung und Informationen zum Spendenzweck.

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