Zo organiseer je een sponsorbarbecue zonder last-minute stress

Begin een sponsorbarbecue niet met inkopen, maar met het definitieve aantal gasten en de afspraken met leveranciers. Verzamel tegelijk dieetwensen, controleer welke barbecue, koeling en inrichting beschikbaar zijn en leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is. Plan daarna het werk terug vanaf het moment dat de eerste gasten arriveren: eerst opbouw en veiligheid, daarna koude bereidingen en pas als laatste de barbecue en het buffet. Zo voorkom je dat vlees te vroeg uit de koeling komt of dat tafels, verlichting en drank nog geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitief aantal bepalen
6
Leveranciersafspraken bevestigen
7
Barbecue reserveren
8
Koelkasten controleren
2 personen
9
Voorraad controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
12
Groenten wassen
2 personen
13
Salades voorbereiden
2 personen
14
Sauzen klaarzetten
15
Desserts portioneren
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Koffiepunt inrichten
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
22
Buffet inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Verlichting ophangen
2 personen
25
Muziek klaarzetten
26
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
27
Afvalpunten plaatsen
28
Toiletten controleren

Event

29
Barbecue aansteken
2 personen
30
Gasten ontvangen
2 personen
31
Aperitief serveren
2 personen
32
Vlees en groenten grillen
3 personen
33
Buffet aanvullen
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Servies verzamelen
2 personen
36
Koffie en thee serveren
37
Dessert serveren
2 personen
38
Laatste ronde aankondigen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Barbecue laten afkoelen
2 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Koelboxen legen
2 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Materialen retourneren
2 personen
48
Overgebleven voorraad opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 55
Buffettafelaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 9

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Gasbarbecueaantal 2
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakeraantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Grilltangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een bevestigingsdeadline voor aanmeldingen en bepaal daarna één definitief gastenaantal. Gebruik dat aantal voor vlees, salades, servies, glazen en zitplaatsen; losse toezeggingen veroorzaken vooral te veel of te weinig voorraad.
Controleer de barbecue en gasflessen minimaal 2 dagen vooraf. Zet de barbecue op de dag zelf op een stabiele plek, uit de looproute en niet onder een partytent; houd ruimte vrij voor degene die bakt.
Zet dranken enkele uren voor ontvangst koud en gebruik koelboxen als de koelkasten niet genoeg capaciteit hebben. Vlees blijft gekoeld tot vlak voor bereiding; leg rauw vlees niet naast salades, desserts of sauzen.
Maak koude gerechten eerder op de dag klaar en dek ze af. Richt het buffet pas in nadat de tafels staan, zodat opscheplepels, borden en serveerschalen logisch klaarstaan en gasten niet door de werkzone lopen.
Plan de opbouw met minstens 2 personen en reserveer het laatste halfuur vóór ontvangst voor een controle. Loop dan langs tenten, stoelen, verlichting, muziek, koffiepunt, afval en dieetmaaltijden; juist deze kleine onderdelen worden vaak te laat gezien.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een sponsorbarbecue?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en leveranciersafspraken. Leg het definitieve aantal uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf vast, zodat je boodschappen, barbecue en inrichting kunt bijsturen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een sponsorbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met chauffeurs, kinderen en gasten die geen alcohol drinken.
Wanneer moet je vlees voor een barbecue uit de koelkast halen?: Haal vlees pas kort vóór het grillen uit de koeling en bewaar het tot dat moment afgedekt en koud. Zet niet al het vlees tegelijk buiten: werk bij voorkeur in porties van ongeveer 30 tot 45 minuten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een sponsorbarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, barbecue, buffet, koffiepunt, decoratie en verlichting. Laat daarna nog 30 minuten over voor een veiligheidscontrole en het koud zetten van dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.