Comment organiser un barbecue de sponsoring, étape par étape
Un barbecue de sponsoring se prépare d’abord avec un nombre fiable de participants, puis avec des fournisseurs et du matériel confirmés. Commence par les invitations et les inscriptions, en demandant tout de suite les besoins alimentaires. Une fois le nombre définitif connu, réserve le barbecue, vérifie le froid et ajuste les achats. Le jour J, garde la viande au frais, prépare le buffet à l’avance et installe la cuisson, les tables et l’éclairage avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des invités
- 2
Envoyer les invitations
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Déterminer le nombre définitif
- 6
Confirmer les accords avec les fournisseurs
- 7
Réserver le barbecue
- 8
Vérifier les réfrigérateurs
2 personnes
- 9
Vérifier les stocks
2 personnes
- 10
Faire les courses
2 personnes
- 11
Stocker la viande au frais
2 personnes
- 12
Laver les légumes
2 personnes
- 13
Préparer les salades
2 personnes
- 14
Préparer les sauces
- 15
Portionner les desserts
2 personnes
- 16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 17
Mettre en place le point café
- 18
Installer les tables
3 personnes
- 19
Installer les chaises
3 personnes
- 20
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 21
Installer le barbecue en toute sécurité
2 personnes
- 22
Installer le buffet
2 personnes
- 23
Suspendre la décoration
2 personnes
- 24
Installer l'éclairage
2 personnes
- 25
Préparer la musique
- 26
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 27
Installer des points de collecte des déchets
- 28
Vérifier les toilettes
Événement
- 29
Allumer le barbecue
2 personnes
- 30
Accueillir les invités
2 personnes
- 31
Servir l'apéritif
2 personnes
- 32
Griller la viande et les légumes
3 personnes
- 33
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 36
Servir le café et le thé
- 37
Servir le dessert
2 personnes
- 38
Annoncer le dernier tour
- 39
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 40
Laisser refroidir le barbecue
2 personnes
- 41
Rassembler les déchets
3 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 43
Faire la vaisselle
2 personnes
- 44
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 45
Vider les glacières
2 personnes
- 46
Retirer la décoration
2 personnes
- 47
Retourner les matériels
2 personnes
- 48
Ranger le stock restant
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaises pliantesqté 55
- Table de buffetqté 3
- Tables hautesqté 4
- Nappeqté 9
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Couteauxqté 60
- Fourchettesqté 60
- Cuillèresqté 60
- Louchesqté 12
Équipement
- Barbecue à gazqté 2
- Bouteilles de gazqté 4
- Glacièresqté 4
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Enceinte Bluetoothqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 4
- Pinces de grillqté 6
- Plateaux en aluminiumqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
- Verres doseursqté 2
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 50
- Compositions floralesqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 2
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le barbecue. Utilise ce chiffre pour confirmer les quantités de viande, les portions de dessert et les besoins alimentaires particuliers.
- Confirme le barbecue, les bouteilles de gaz, les tables, les chaises et la tente de réception au moins 10 jours à l’avance. Une réservation tardive peut laisser la cuisson ou l’abri sans solution.
- Vérifie les réfrigérateurs et les glacières la veille, puis stocke la viande au frais dès son arrivée. Ne laisse pas les aliments crus attendre sur le buffet pendant l’installation.
- Prépare les salades, les sauces et les desserts avant le jour J quand c’est possible. Le matin même, réserve surtout le lavage des légumes, la mise au frais des boissons et le portionnement final.
- Installe le barbecue sur une surface stable, loin des tables, des nappes et des guirlandes lumineuses. Termine les tables, le buffet, le point café et la musique au moins 60 minutes avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un barbecue de sponsoring ?
- Prévois environ 2 à 3 semaines pour gérer les invitations, les inscriptions et les réservations. Garde les 7 derniers jours pour confirmer le nombre définitif et les achats.
- Quand faut-il confirmer le nombre d’invités ?
- Fixe une date limite 7 jours avant l’événement. Confirme ensuite les fournisseurs et les quantités dès le lendemain, plutôt que d’attendre la veille.
- Que faut-il préparer la veille d’un barbecue de sponsoring ?
- Prépare les salades, les sauces et les desserts, vérifie les stocks et mets les boissons au frais. Contrôle aussi les réfrigérateurs, les glacières, le barbecue et les bouteilles de gaz.
- Quand installer le barbecue et le buffet ?
- Installe le barbecue et le buffet au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités. Cela laisse le temps de vérifier la sécurité, de placer les ustensiles et de garder la viande au frais jusqu’à la cuisson.
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