Sponsoren-Barbecue organisieren: der praktische Ablauf
Bei einer Sponsoren-Barbecue entscheidet die Reihenfolge über einen entspannten Ablauf. Kläre zuerst Gästezahl, Ernährungswünsche und Lieferanten, bevor du Grill, Getränke und Sitzplätze planst. Danach folgen Einkauf, Kühlung und die Vorbereitung von Salaten, Soßen und Desserts. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen sicheren Grill, ein übersichtliches Buffet und einen Zeitpuffer für Aufbau und Nachlieferungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Endgültige Anzahl festlegen
- 6
Lieferantenabsprachen bestätigen
- 7
Grill reservieren
- 8
Kühlschränke kontrollieren
2 Personen
- 9
Bestand prüfen
2 Personen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Fleisch gekühlt lagern
2 Personen
- 12
Gemüse waschen
2 Personen
- 13
Salate vorbereiten
2 Personen
- 14
Soßen bereitstellen
- 15
Desserts portionieren
2 Personen
- 16
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 17
Kaffeebereich einrichten
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 21
Grill sicher aufstellen
2 Personen
- 22
Buffet aufbauen
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 24
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 25
Musik bereitlegen
- 26
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 27
Müllstationen aufstellen
- 28
Toiletten kontrollieren
Event
- 29
Grill anzünden
2 Personen
- 30
Gäste empfangen
2 Personen
- 31
Aperitif servieren
2 Personen
- 32
Fleisch und Gemüse grillen
3 Personen
- 33
Buffet auffüllen
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Geschirr sammeln
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee servieren
- 37
Dessert servieren
2 Personen
- 38
Letzte Runde ankündigen
- 39
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Grill abkühlen lassen
2 Personen
- 41
Abfall sammeln
3 Personen
- 42
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Location reinigen
3 Personen
- 45
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 46
Dekoration entfernen
2 Personen
- 47
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 48
Restbestand einlagern
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 2
- TischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 55
- Buffet-TischAnz. 3
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckeAnz. 9
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- MesserAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- LöffelAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- GasgrillAnz. 2
- GasflaschenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 4
- GrillzangenAnz. 6
- AluminiumschalenAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- BallonsAnz. 50
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die endgültige Gästezahl spätestens 5 bis 7 Tage vorher fest. Erst danach lassen sich Fleisch, Beilagen, Geschirr und Getränke zuverlässig kalkulieren.
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und stelle die Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn kalt. Kühlboxen helfen, wenn die Kühlschränke nicht ausreichen.
- Richte das Buffet mit getrennten Servierschalen für Salate, Soßen und Beilagen ein. Beschrifte vegetarische oder allergenrelevante Speisen, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Stelle den Gasgrill auf einen ebenen, gut belüfteten Platz und prüfe die Gasflaschen am Vortag. Zwischen Grill, Partyzelt und Sitzplätzen sollte genug Abstand für sichere Wege bleiben.
- Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vorher: zuerst Zelte, Tische und Stühle, danach Buffet, Beleuchtung und Musik. Für Kaffee und Dessert solltest du einen eigenen Bereich einplanen, damit sich keine Schlange am Grill bildet.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Sponsoren-Barbecue planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Lieferantenabsprachen. Die endgültige Anzahl und Ernährungswünsche sollten 5 bis 7 Tage vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Sponsoren-Barbecue?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 weiteren pro Stunde. Stelle zusätzlich jederzeit Wasser bereit und kühle die Getränke mindestens 3 Stunden vorher.
- Wann sollte man Fleisch und Salate vorbereiten?
- Wasche Gemüse und bereite Salate möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend zu. Fleisch bleibt bis kurz vor dem Grillen durchgehend gekühlt; warme Speisen sollten erst kurz vor dem Buffetaufbau bereitstehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Sponsoren-Barbecue?
- Plane für Zelte, Mobiliar, Grill, Buffet, Dekoration und Beleuchtung mindestens 3 Stunden ein. Eine Person sollte dabei ausschließlich Lieferanten, Kühlung und kurzfristige Engpässe koordinieren.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!