Zo organiseer je een sponsoravond zonder last-minute chaos

Begin een sponsoravond niet met decoratie of boodschappen, maar met het programma, de gasten en de ruimte. Leg eerst vast hoeveel mensen je verwacht, welke momenten centraal staan en waar ontvangst, diner, buffet en presentaties plaatsvinden. Daarna volgen uitnodigingen, dieetwensen en de praktische inrichting. Plan de laatste 48 uur vooral voor bevestigingen, gekoelde producten en techniek. Op de dag zelf werk je van schoonmaken en opstellen naar aankleding, buffet, bar en een korte eindcontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes reserveren
2 personen
3
Catering en menu bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Herinnering aan gasten sturen
9
Definitieve gastenlijst maken
10
Tafelschikking maken
2 personen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Programma en menukaarten printen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken en gekoelde producten ophalen
2 personen
16
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Locatie openen en controleren
2 personen
19
Ruimtes schoonmaken
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Tafels en stoelen aankleden
3 personen
22
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
23
Buffet en bar inrichten
3 personen
24
Naamkaartjes en programma neerleggen
2 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Verlichting plaatsen en testen
2 personen
27
Muziek en microfoon testen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Salades en brood voorbereiden
3 personen
30
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
31
Allergeneninformatie klaarleggen
32
Ontvangstbalie inrichten
2 personen

Event

33
Gasten ontvangen en registreren
3 personen
34
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Programma aankondigen
37
Sprekers begeleiden
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet openen en toelichten
2 personen
40
Buffet aanvullen
3 personen
41
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
42
Gebruikt servies afruimen
3 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Dessert uitserveren
2 personen
45
Afscheid en vervoer ondersteunen
2 personen

Nazorg

46
Bar sluiten
2 personen
47
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
48
Servies en bestek afwassen
3 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Decoratie en apparatuur verwijderen
3 personen
52
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Champagneglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Serveerbestekaantal 12
Servetdispensersaantal 6

Keuken

Buffetschalenaantal 10
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Folie en bewaarbakkenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudschalenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 12
Welkomstbord
Ballonnenbundelsaantal 6

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledkaarsenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met één definitieve gastenlijst en sluit die uiterlijk enkele dagen voor de sponsoravond. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, tafelschikking, dieetwensen en de aantallen voor diner en drank.
Plan ontvangst, maaltijd en programma als aparte onderdelen van de ruimte. Zet statafels en kapstokken bij binnenkomst, houd buffet en bar vrij toegankelijk en plaats tafels zo dat gasten zicht houden op de spreker.
Regel dieetwensen niet pas bij het uitserveren. Verzamel ze bij de aanmelding, markeer de betreffende plaatsen en bespreek het definitieve aantal maaltijden vooraf met de catering.
Koel dranken tijdig en haal gekoelde producten pas kort voor de avond op. Zet water, wijn en eventuele champagne apart klaar en controleer of koelboxen, warmhoudschalen en serveerschalen beschikbaar zijn.
Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten binnenkomen. Leg programma’s, menukaarten en naamkaartjes pas na het opstellen van de tafels neer; zo voorkom je dat ze verschuiven of vies worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsoravond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de avond en stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering.
Wanneer moet je de definitieve gastenlijst voor een sponsoravond maken?: Maak de definitieve lijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Dan kun je tafelschikking, naamkaartjes, dieetwensen, catering en het aantal stoelen nog op elkaar afstemmen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een sponsoravond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zorg daarnaast voortdurend voor water; stem wijn, frisdrank en eventuele champagne af op de duur van het programma en het diner.
Wanneer zet je alles klaar voor een sponsoravond?: Open en controleer de locatie minimaal 3 uur voor ontvangst. Reserveer daarna tijd voor schoonmaken, tafels en stoelen, servies, buffet en bar; test de techniek uiterlijk 60 minuten voor de eerste gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.