Organiser une soirée des sponsors sans rien oublier
Une soirée des sponsors se prépare dans un ordre précis : verrouiller la date et le programme, réserver les espaces, puis gérer les invitations et les besoins alimentaires. La liste définitive des participants sert ensuite à préparer les badges, le plan de table et les quantités de repas. Les derniers jours sont consacrés aux achats, au refroidissement des boissons et à l’installation de la salle. Ce plan vous aide à répartir les 54 tâches jusqu’au jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et les espaces
2 personnes
- 3
Définir la restauration et le menu
2 personnes
- 4
Rédiger les invitations
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Envoyer un rappel aux invités
- 9
Établir la liste définitive des invités
- 10
Établir le plan de table
2 personnes
- 11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 12
Imprimer le programme et les menus
- 13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
- 16
Installer les courses non périssables
2 personnes
- 17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 18
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
- 19
Nettoyer les espaces
3 personnes
- 20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 21
Décorer les tables et les chaises
3 personnes
- 22
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
- 23
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
- 24
Déposer les badges nominatifs et le programme
2 personnes
- 25
Suspendre la décoration
3 personnes
- 26
Installer et tester l'éclairage
2 personnes
- 27
Tester la musique et le micro
2 personnes
- 28
Préparer les en-cas
4 personnes
- 29
Préparer les salades et le pain
3 personnes
- 30
Préparer les plats chauds
4 personnes
- 31
Préparer les informations sur les allergènes
- 32
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Événement
- 33
Accueillir et enregistrer les invités
3 personnes
- 34
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 36
Annoncer le programme
- 37
Accompagner les intervenants
2 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Ouvrir et présenter le buffet
2 personnes
- 40
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 41
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 42
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
- 43
Servir le café et le thé
2 personnes
- 44
Servir le dessert
2 personnes
- 45
Soutenir les adieux et le transport
2 personnes
Suivi
- 46
Fermer le bar
2 personnes
- 47
Collecter et trier les déchets
3 personnes
- 48
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
- 49
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 50
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 51
Retirer la décoration et le matériel
3 personnes
- 52
Emballer les restes
2 personnes
- 53
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 54
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables rectangulairesqté 6
- Chaisesqté 55
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 60
- Verres à champagneqté 60
- Cuillères à caféqté 60
- Sets de couverts pour le dînerqté 60
- Couverts de serviceqté 12
- Distributeurs de serviettesqté 6
Cuisine
- Plateaux de buffetqté 10
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Verres doseursqté 3
- Film plastique et boîtes de conservationqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Plats de maintien au chaudqté 4
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Micro sans fil
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Chemins de tableqté 6
- Décorations de tableqté 12
- Badges nominatifsqté 60
- Cartes de menuqté 12
- Panneau d’accueil
- Bouquets de ballonsqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Bougies LEDqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seaux de nettoyageqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, le programme et les espaces nécessaires. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour envoyer les invitations, suivre les inscriptions et relancer les invités.
- Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant la soirée. Vous pourrez alors confirmer les besoins alimentaires, ajuster le menu et établir la liste définitive des invités.
- Préparez le plan de table et les badges nominatifs 3 à 5 jours avant l’événement. Imprimez aussi le programme et les menus afin de ne pas devoir gérer ces détails à l’arrivée des invités.
- Organisez les achats en deux temps : les produits non périssables plusieurs jours avant, puis les boissons et produits réfrigérés le jour précédent. Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début.
- Réservez 2 à 3 heures avant l’accueil pour ouvrir et nettoyer les espaces, installer les tables et les chaises, préparer le buffet et le bar, puis vérifier la vaisselle, le matériel audio et les rallonges.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une soirée des sponsors ?
- Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et les espaces, puis envoyez les invitations suffisamment tôt pour clôturer les inscriptions 7 à 10 jours avant la soirée.
- Quand envoyer les invitations pour une soirée des sponsors ?
- Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, avec une date limite de réponse. Envoyez un rappel 10 à 14 jours avant, puis utilisez la liste finale pour organiser les places et les besoins alimentaires.
- Quand préparer le plan de table et les badges ?
- Préparez-les 3 à 5 jours avant la soirée, une fois les inscriptions clôturées. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute ou les invités ajoutés après impression.
- Quand mettre les boissons au frais pour une soirée des sponsors ?
- Récupérez les boissons la veille et mettez-les au frais au moins 6 heures avant l’accueil. Si le réfrigérateur ne suffit pas, prévoyez des glacières et répartissez les boissons avant l’arrivée des invités.
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