Cómo organizar una noche de patrocinadores sin improvisar
Una noche de patrocinadores necesita más coordinación que una cena normal: hay invitados, preferencias dietéticas, un programa y varios momentos de servicio. Empieza fijando la fecha, el horario y el lugar; después cierra el catering y controla las confirmaciones. La última semana sirve para completar la lista, preparar nombres y menús y revisar las compras. El día del evento, trabaja por zonas y deja bebidas, vajilla, buffet y sonido listos antes de recibir al primer invitado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar y las salas
2 personas
- 3
Definir el catering y el menú
2 personas
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Enviar recordatorio a los invitados
- 9
Hacer la lista definitiva de invitados
- 10
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
- 11
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 12
Imprimir el programa y las cartas del menú
- 13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Recoger bebidas y productos refrigerados
2 personas
- 16
Preparar la compra de productos no perecederos
2 personas
- 17
Enfriar las bebidas
2 personas
- 18
Abrir y revisar el lugar
2 personas
- 19
Limpiar espacios
3 personas
- 20
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 21
Decorar mesas y sillas
3 personas
- 22
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
- 23
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 24
Colocar las tarjetas de nombre y el programa
2 personas
- 25
Colgar la decoración
3 personas
- 26
Colocar y probar la iluminación
2 personas
- 27
Probar la música y el micrófono
2 personas
- 28
Preparar aperitivos
4 personas
- 29
Preparar ensaladas y pan
3 personas
- 30
Preparar platos calientes
4 personas
- 31
Dejar lista la información sobre alérgenos
- 32
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Evento
- 33
Recibir y registrar a los invitados
3 personas
- 34
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 35
Servir aperitivos
3 personas
- 36
Anunciar el programa
- 37
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Abrir y presentar el bufé
2 personas
- 40
Reponer el bufé
3 personas
- 41
Servir comidas especiales
2 personas
- 42
Retirar la vajilla usada
3 personas
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Servir el postre
2 personas
- 45
Apoyar la despedida y el transporte
2 personas
Seguimiento
- 46
Cerrar el bar
2 personas
- 47
Recoger y separar la basura
3 personas
- 48
Lavar la vajilla y los cubiertos
3 personas
- 49
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 50
Limpiar el lugar
3 personas
- 51
Retirar la decoración y el equipo
3 personas
- 52
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 53
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 54
Limpiar las neveras portátiles y los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas rectangularescant. 6
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Copas de champáncant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Juegos de cubiertos para cenacant. 60
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Dispensadores de servilletascant. 6
Cocina
- Bandejas de buffetcant. 10
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Film y recipientes de conservacióncant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas térmicascant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Manteles runnerscant. 6
- Decoraciones de mesacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cartas del menúcant. 12
- Cartel de bienvenida
- Racimos de globoscant. 6
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 4
- Velas LEDcant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 3 semanas para recibir confirmaciones y pregunta por las preferencias dietéticas en el mismo formulario.
- Haz una lista definitiva de invitados 5 días antes. Con ese número puedes organizar las mesas rectangulares, preparar las tarjetas de nombre y calcular la vajilla sin depender de respuestas de última hora.
- Separa las compras en dos momentos: productos no perecederos con varios días de margen y bebidas o productos refrigerados el día anterior. Enfría las bebidas durante la noche, no justo antes de abrir el lugar.
- Reserva entre 90 y 120 minutos para el montaje. Coloca primero mesas y sillas, después buffet y barra, y deja la vajilla, las tarjetas, el programa y las cartas del menú para el final.
- Prueba el micrófono inalámbrico y los altavoces al menos 60 minutos antes de la llegada. Comprueba también cables, regletas y enchufes: el equipo de sonido suele fallar cuando se conecta después de montar el buffet.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de patrocinadores?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Así puedes reservar el lugar, cerrar el menú, enviar invitaciones y dejar al menos 5 días para confirmar el número final de asistentes.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a los patrocinadores?
- Envíalas aproximadamente 3 semanas antes de la fecha. Envía un recordatorio 5 días antes y cierra la lista definitiva como máximo 2 días antes del evento.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el lugar?
- Calcula entre 90 y 120 minutos para colocar mesas, sillas, decoración, vajilla, buffet, barra y señalización. Añade 60 minutos para probar el micrófono y los altavoces antes de abrir las puertas.
- ¿Cuándo hay que comprar y enfriar las bebidas?
- Compra las bebidas y los productos refrigerados el día anterior y ponlos a enfriar durante la noche. Los productos no perecederos pueden prepararse entre 2 y 3 días antes, cuando revises la lista de compras.
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