Zo organiseer je een speelgoedbeurs

Begin een speelgoedbeurs niet met tafels neerzetten, maar met capaciteit en verkoopafspraken. Leg eerst datum, locatie en het aantal standplaatsen vast. Daarna regel je inschrijvingen, promotie en de praktische informatie voor standhouders. In de laatste week draait alles om een duidelijke plattegrond, kassa-afspraken, wisselgeld, bewegwijzering en een indeling van vrijwilligers. Zo voorkom je lange rijen, dubbele standnummers en standhouders die pas op de beursdag ontdekken waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
3
Standplaatsen bepalen
2 personen
4
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Beurs promoten
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Standhouders bevestigen
2 personen
10
Contactgegevens verzamelen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Reserveringen maken
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Standhoudersinformatie versturen
15
Routebeschrijving versturen
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Bewegwijzering afdrukken
18
Kassaregels voorbereiden
2 personen
19
Contant wisselgeld regelen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Tafelnummers voorbereiden
24
Prijskaartjes klaarleggen
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
29
Tafels opstellen
6 personen
30
Stoelen plaatsen
4 personen
31
Tafelnummers plaatsen
2 personen
32
Standhouders aanmelden
3 personen
33
Standhouders naar tafels wijzen
3 personen
34
Stands inrichten
8 personen
35
Entreebalie opbouwen
2 personen
36
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
3 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Cateringtafel inrichten
2 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Hapjes klaarzetten
2 personen
42
Geluid en verlichting testen
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Entreepersoneel instrueren
2 personen
45
Standhouders informeren
2 personen
46
Deuren openen
3 personen
47
Bezoekers ontvangen
4 personen
48
Entree innen
2 personen
49
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
50
Standhouders ondersteunen
2 personen
51
Dranken serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes aanvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten tussendoor schoonmaken
2 personen
56
Looproutes vrijhouden
2 personen
57
Gevonden voorwerpen registreren
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

59
Deuren sluiten
3 personen
60
Standhouders laten afbreken
4 personen
61
Verkochte materialen verzamelen
2 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Afval sorteren
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
5 personen
67
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Voorraad inpakken
2 personen
70
Geleende spullen controleren
2 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Contante opbrengst veilig opbergen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 30
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Krukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Kassatafel
Cateringtafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 4
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Printer
Steekwagen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Tangenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Standbordjesaantal 30
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Afbaklintaantal 4
Krijtbordenaantal 4
Tafelnummersaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Zaklampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Opslagbakkenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Keukendoekenaantal 12
Serveerlepelsaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het aantal standplaatsen voordat je het inschrijfformulier maakt. Meet hoeveel klaptafels of biertafels werkelijk in de ruimte passen en houd gangen breed genoeg voor kinderwagens en een steekwagen.
Zet verkoopvoorwaarden direct in het inschrijfformulier. Vermeld bijvoorbeeld wat wel en niet verkocht mag worden, wanneer standhouders aanwezig moeten zijn en hoe je omgaat met afmeldingen; achteraf discussiëren kost op de beursdag tijd.
Stuur standhouders uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf één praktisch bericht met hun standnummer, aankomsttijd, routebeschrijving, plattegrond en contactnummer. Daarmee voorkom je dat vrijwilligers tijdens de opbouw steeds dezelfde informatie moeten herhalen.
Test de kassa-opstelling vóór de deuren opengaan. Leg contant wisselgeld klaar, controleer pinapparaten en wijs één persoon aan voor kassaregels; een losse kassatafel zonder duidelijke werkwijze veroorzaakt snel opstoppingen.
Plan de opbouw achteruit vanaf de openingstijd. Zet tafelnummers en bewegwijzering eerst klaar, controleer verlengsnoeren en stekkerdozen vóór bezoekers komen en laat dranken pas kort voor de start koud zetten, zodat de laatste controle niet ondersneeuwt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken vooraf moet je een speelgoedbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, standplaatsen en verkoopvoorwaarden. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk, zodat je nog 3 tot 4 weken hebt voor promotie en het verwerken van aanmeldingen.
Hoeveel standplaatsen passen er op een speelgoedbeurs?: Dat hangt af van de ruimte en de tafelmaat, maar reken niet alleen met het vloeroppervlak. Reserveer naast elke stand loopruimte en houd brede gangen vrij; maak de plattegrond pas definitief nadat je het aantal tafels fysiek hebt gecontroleerd.
Wanneer stuur je de informatie naar standhouders?: Stuur de bevestiging en praktische informatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vóór de beurs. Voeg standnummer, aankomsttijd, routebeschrijving, plattegrond en eventuele kassaregels toe, zodat vragen niet allemaal op de opbouwdag binnenkomen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een speelgoedbeurs?: Plan minimaal één coördinator voor de opbouw, één persoon bij de ontvangst en één vrijwilliger voor de kassa of publieksvragen. Bij een grotere beurs voeg je per extra druk punt minstens één vrijwilliger toe en gebruik je portofoons voor snelle afstemming.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.