Spielwarenmesse organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Messetag
Eine Spielwarenmesse steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Verkauf und Besucher. Lege zuerst Datum, Ort, Standflächen und Verkaufsbedingungen fest, bevor du Anmeldungen verschickst. Danach folgen Messeplan, Ausstellerkommunikation, Helfereinteilung und die Vorbereitung von Kasse, Beschilderung und Verpflegung. Plane den Aufbau so, dass Tische, Stühle, Kassenplatz und Technik am Messetag nicht improvisiert werden müssen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Messeplan erstellen
2 Personen
- 3
Standorte festlegen
2 Personen
- 4
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Messe bewerben
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 10
Kontaktdaten sammeln
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Reservierungen vornehmen
2 Personen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Informationen für Aussteller senden
- 15
Wegbeschreibung versenden
- 16
Beschilderung entwerfen
- 17
Beschilderung drucken
- 18
Kassaregeln vorbereiten
2 Personen
- 19
Bargeldwechsel organisieren
- 20
Einkaufsliste prüfen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 23
Tischnummern vorbereiten
- 24
Preisschilder auslegen
2 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 29
Tische aufstellen
6 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Tischnummern aufstellen
2 Personen
- 32
Ausstellende anmelden
3 Personen
- 33
Aussteller zu Tischen weisen
3 Personen
- 34
Stände einrichten
8 Personen
- 35
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 36
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 37
Beschilderung anbringen
3 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 41
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 42
Ton und Beleuchtung testen
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
- 44
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
- 45
Standbetreiber informieren
2 Personen
- 46
Türen öffnen
3 Personen
- 47
Besucher empfangen
4 Personen
- 48
Eintritt kassieren
2 Personen
- 49
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 50
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 51
Getränke servieren
2 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Snacks auffüllen
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
- 56
Laufwege freihalten
2 Personen
- 57
Fundgegenstände registrieren
- 58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Türen schließen
3 Personen
- 60
Aussteller abbauen lassen
4 Personen
- 61
Verkaufte Materialien einsammeln
2 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Abfall trennen
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Location reinigen
5 Personen
- 67
Toiletten endreinigen
2 Personen
- 68
Geräte ausschalten
2 Personen
- 69
Vorrat einpacken
2 Personen
- 70
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 71
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Bargeldeinnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
- 73
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 30
- StühleAnz. 40
- BiertischeAnz. 4
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- Kassatisch
- CateringtischAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KartenlesegeräteAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 4
- Handmikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- Laptop
- Drucker
- Sackkarre
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ZangenAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- StandbeschilderungAnz. 30
- InfotafelnAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- KreidetafelnAnz. 4
- TischnummernAnz. 30
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- GeschirrtücherAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
- DesinfektionsspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Standflächen und Tischnummern spätestens drei Wochen vor der Messe fest. So kannst du Aussteller bestätigen, einen übersichtlichen Messeplan verschicken und Engpässe bei Tischen oder Stühlen früh erkennen.
- Verschicke das Anmeldeformular mindestens vier Wochen vorher und frage dabei direkt Kontaktdaten sowie Ernährungswünsche ab. Eine spätere Nachfassrunde kostet meist mehr Zeit als ein vollständiges Formular.
- Sende bestätigten Ausstellern spätestens sieben Tage vor dem Termin die Wegbeschreibung, Standnummer und Aufbauinformationen. Weise dabei auch auf Verkaufsbedingungen und mitzubringende Unterlagen hin.
- Bereite die Kasse nicht erst am Veranstaltungstag vor: Lege Kassaregeln fest, organisiere Wechselgeld und teste Kartenlesegeräte mindestens zwei Tage vorher. Bestimme außerdem eine verantwortliche Person für Kassenfragen.
- Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen sowie wiederverwendbare Becher gemeinsam bereit. Beschilderung, Preisschilder und Abfallbehälter sollten vor dem Einlass vollständig verteilt sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Spielwarenmesse organisieren?
- Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Standflächen und Verkaufsbedingungen. Die Anmeldung sollte spätestens vier Wochen vorher verschickt werden, damit du Aussteller bestätigen und den Messeplan erstellen kannst.
- Wann verschickt man die Informationen an die Aussteller?
- Die vollständigen Informationen sollten spätestens sieben Tage vor der Messe verschickt werden. Dazu gehören Standnummer, Wegbeschreibung, Aufbauzeit, Verkaufsregeln und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Spielwarenmesse?
- Plane mindestens eine Person für Anmeldung und Auskünfte, eine Person für die Kasse und zwei Personen für Aufbau und laufende Aufgaben ein. Bei mehreren Kassen oder vielen Standbetreibern brauchst du pro zusätzlicher Kasse eine weitere eingewiesene Person.
- Was muss am Tag vor der Spielwarenmesse fertig sein?
- Am Vorabend sollten Standplan, Tischnummern, Beschilderung, Preisschilder, Kassenmaterial und Technik geprüft sein. Getränke können dann bereits kalt gestellt und Materialien mit einer Sackkarre nach Bereichen sortiert werden.
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