Organiser un salon du jouet, étape par étape

Un salon du jouet se prépare d’abord comme un plan de circulation, puis comme un événement d’accueil. Commence par fixer la date et le lieu, avant de recruter les exposants et de dessiner l’implantation des tables. Les inscriptions, les conditions de vente et les besoins alimentaires doivent être centralisés assez tôt. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, préparer la signalétique, organiser la caisse et vérifier le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Créer le plan du salon
2 personnes
3
Définir les emplacements
2 personnes
4
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Promouvoir le salon
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Confirmer les exposants
2 personnes
10
Recueillir les coordonnées
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Faire les réservations
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Envoyer les informations aux exposants
15
Envoyer les indications d'accès
16
Concevoir la signalétique
17
Impression de la signalétique
18
Préparer les consignes de caisse
2 personnes
19
Prévoir de la monnaie
20
Vérifier la liste des courses
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Préparer les numéros de table
24
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
29
Installer les tables
6 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Placer les numéros de table
2 personnes
32
Inscrire les exposants
3 personnes
33
Indiquer les tables aux exposants
3 personnes
34
Aménager les stands
8 personnes
35
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
36
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
37
Installer la signalétique
3 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer la table traiteur
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
2 personnes
42
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
45
Informer les exposants
2 personnes
46
Ouvrir les portes
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Encaisser l’entrée
2 personnes
49
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
50
Soutenir les exposants
2 personnes
51
Servir les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
56
Dégager les voies de circulation
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

59
Fermer les portes
3 personnes
60
Demander aux exposants de démonter leur stand
4 personnes
61
Rassembler le matériel vendu
2 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Trier les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
5 personnes
67
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Emballer le matériel
2 personnes
70
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Mettre en sécurité les recettes en espèces
2 personnes
73
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 30
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 4
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Table de caisse
Table de cateringqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Microphone à main
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Diable

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4
Thermosqté 4
Pincesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Panneaux de standqté 30
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Rubaliseqté 4
Panneaux en ardoiseqté 4
Numéros de tableqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Bacs de rangementqté 8
Verres doseursqté 2
Torchons de cuisineqté 12
Cuillères de serviceqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de lancer les invitations : le plan dépend du nombre de tables pliantes, de chaises et de l’espace réservé à la caisse et à la restauration.
Prépare les conditions de vente et le formulaire d’inscription au moins 4 semaines avant le salon. Demande dès l’inscription les coordonnées, les besoins alimentaires et les besoins en emplacement.
Dessine le plan du salon avant de confirmer tous les exposants. Prévois des allées praticables, une table de caisse visible et un accès simple pour le diable et le déchargement.
Envoie aux exposants leurs horaires, indications d’accès, numéro de table et consignes au plus tard 7 jours avant. Sans ce rappel, les arrivées et l’installation se décalent rapidement.
Pour la caisse, prépare les consignes, les terminaux de paiement et la monnaie la veille. Mets aussi les boissons au frais, rassemble les rallonges, multiprises, gobelets et thermos au même endroit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du jouet ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de trouver le lieu, ouvrir les inscriptions, promouvoir le salon, confirmer les exposants et préparer le plan des tables.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite 10 à 14 jours avant afin de traiter les demandes, recueillir les coordonnées et finaliser les emplacements.
Que faut-il envoyer aux exposants avant le salon ?: Envoyez un récapitulatif 7 jours avant avec l’horaire d’arrivée, les indications d’accès, le numéro de table, les conditions de vente et les informations pratiques. Un rappel la veille réduit les oublis.
Quand préparer la signalétique et la caisse ?: Concevez la signalétique au moins 10 jours avant, puis imprimez-la quelques jours avant. Préparez la monnaie, les consignes de caisse et les terminaux de paiement la veille du salon.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.