Zo organiseer je een sollicitatie-evenement zonder losse eindjes

Begin niet met de zaal, maar met het programma: welke vacatures presenteer je, hoeveel bedrijven en kandidaten nodig je uit en hoeveel gesprekken passen binnen de beschikbare tijd? Verwerk daarna aanmeldingen, dieetwensen en interviewvoorkeuren voordat je het rooster maakt. Pas als deelnemers en interviewers bevestigd zijn, leg je ruimtes, registratie en catering vast. De laatste controle draait om techniek, bewegwijzering en interviewmaterialen; juist die onderdelen worden vaak pas op de ochtend zelf getest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vacatures en programma opstellen
2 personen
2
Bedrijven en kandidaten uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Interviewvoorkeuren verzamelen
2 personen
6
Interviewrooster samenstellen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Deelnemers bevestigen
2 personen
9
Interviewers bevestigen
2 personen
10
Programma naar deelnemers sturen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Interviewformulieren printen
13
Aanwezigheidslijst printen
14
Routebeschrijving versturen
15
Cateringbestelling controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Locatie schoonmaken
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
20
Interviewruimtes inrichten
3 personen
21
Registratiebalie opbouwen
2 personen
22
Cateringbuffet inrichten
3 personen
23
Presentatie testen
2 personen
24
Verlichting en bewegwijzering plaatsen
2 personen
25
Interviewmaterialen klaarleggen
2 personen
26
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Welkomstdranken serveren
2 personen
30
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
31
Bedrijven introduceren
2 personen
32
Kandidaten naar interviews begeleiden
3 personen
33
Interviewruimtes gereed houden
2 personen
34
Hapjes en buffet aanvullen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Servies en afval verzamelen
2 personen
37
Netwerkmoment begeleiden
3 personen
38
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

39
Catering opruimen
3 personen
40
Locatie opruimen
4 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Afval wegbrengen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Materialen controleren
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Flip-oversaantal 4
Presentatiestiftenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 80
Tafelkledenaantal 12
Bedrijfsbannersaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 30
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan gesprekken in vaste blokken en houd per interviewruimte een paar minuten tussenruimte vrij. Zo loopt één uitgelopen gesprek niet meteen door in het hele interviewrooster.
Verzamel dieetwensen en interviewvoorkeuren bij de aanmelding en sluit de inventaris uiterlijk een week vooraf. Catering en ruimte-indeling kun je daarna in één keer definitief maken.
Stuur programma, routebeschrijving en praktische informatie niet pas de avond ervoor. Verstuur de bevestiging minimaal 5 dagen vooraf en vraag bedrijven en kandidaten om hun aanwezigheid opnieuw te controleren.
Richt de locatie in bezoekersvolgorde in: eerst registratie met aanwezigheidslijst en naamkaartjes, daarna catering, presentatieruimte en interviewruimtes. Zet pijlborden op beslispunten, niet alleen bij de ingang.
Test beamer, laptop, projectiescherm, microfoon en luidsprekers op de locatie met dezelfde aansluitingen als tijdens het evenement. Leg interviewformulieren en pennen per ruimte klaar, zodat interviewers niet naar de registratiebalie hoeven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een sollicitatie-evenement?: Start minimaal 6 weken vooraf met vacatures, programma, bedrijven en kandidaten. Bevestig deelnemers en interviewers uiterlijk 5 dagen voor het evenement en maak daarna alleen nog praktische wijzigingen.
Hoe maak je een interviewrooster voor een sollicitatie-evenement?: Inventariseer eerst per bedrijf en kandidaat de interviewvoorkeuren en beschikbare tijden. Plan vervolgens vaste blokken per ruimte en laat tussen twee gesprekken 5 tot 10 minuten vrij voor uitloop en wisselen.
Wanneer stuur je het programma naar deelnemers?: Stuur het definitieve programma, de routebeschrijving en de bevestiging minimaal 5 dagen vooraf. Vermeld ook het registratiemoment, zodat deelnemers weten hoe vroeg ze aanwezig moeten zijn.
Wat moet je op de dag zelf controleren bij een sollicitatie-evenement?: Controleer minstens 2 uur voor de start de registratiebalie, naamkaartjes, interviewformulieren, catering, bewegwijzering en alle presentatietechniek. Loop daarna elke interviewruimte langs met het rooster en de benodigde materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.