Eine Bewerbungsveranstaltung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Bewerbungsveranstaltung müssen Unternehmen, Kandidaten, Interviews und Präsentationen zeitlich sauber zusammenpassen. Beginnen Sie deshalb mit Stellenanzeigen und Programm, bevor Sie Einladungen verschicken. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und Interviewpräferenzen, aus denen Sie einen verbindlichen Interviewplan erstellen. Am Veranstaltungstag entscheiden klare Wege, vorbereitete Räume und getestete Technik darüber, ob Gespräche pünktlich starten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Stellenanzeigen und Programm erstellen
2 Personen
2
Unternehmen und Kandidaten einladen
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Interviewpräferenzen sammeln
2 Personen
6
Interviewplan zusammenstellen
2 Personen
7
Reservierungen vornehmen
8
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
9
Interviewer bestätigen
2 Personen
10
Programm an Teilnehmer senden
11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
12
Interviewformulare drucken
13
Anwesenheitsliste drucken
14
Wegbeschreibung versenden
15
Cateringbestellung prüfen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Location reinigen
2 Personen
19
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
20
Interviewräume einrichten
3 Personen
21
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
22
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
23
Präsentation testen
2 Personen
24
Beleuchtung und Beschilderung anbringen
2 Personen
25
Interviewmaterialien bereitlegen
2 Personen
26
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

27
Gäste empfangen
3 Personen
28
Anwesenheit erfassen
2 Personen
29
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
30
Begrüßungspräsentation halten
2 Personen
31
Firmen vorstellen
2 Personen
32
Kandidaten zu Interviews begleiten
3 Personen
33
Interviewräume bereit halten
2 Personen
34
Snacks und Buffet auffüllen
2 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
37
Networking begleiten
3 Personen
38
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

39
Catering aufräumen
3 Personen
40
Veranstaltungsort aufräumen
4 Personen
41
Geschirr abwaschen
2 Personen
42
Geräte ausschalten
2 Personen
43
Müll entsorgen
2 Personen
44
Location reinigen
3 Personen
45
Materialien prüfen
2 Personen
46
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
47
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
FlipchartsAnz. 4
PräsentationsmarkerAnz. 12

Dekoration

NamensschilderAnz. 80
TischdeckenAnz. 12
FirmenbannerAnz. 10
WegweiserAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

TischlampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

MüllsäckeAnz. 30
PutzeimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst das Programm und die verfügbaren Interviewzeiten fest. Verschicken Sie Einladungen erst, wenn Dauer, Räume und Ansprechpartner geklärt sind, damit Sie später nicht mehrere Zeitpläne korrigieren müssen.
Sammeln Sie bei der Anmeldung nicht nur Namen und Kontaktdaten, sondern auch Ernährungswünsche und Interviewpräferenzen. Erstellen Sie daraus einen Interviewplan mit festen Zeitfenstern und bestätigen Sie Teilnehmer sowie Interviewer spätestens 3 Tage vorher.
Planen Sie die Registrierung als eigenen Ablaufpunkt ein: Anwesenheitsliste, Namensschilder und Wegweiser müssen vor dem Eintreffen der ersten Person bereitliegen. Rechnen Sie für die Anmeldung mit mindestens 15 Minuten vor Programmbeginn.
Richten Sie Interviewräume und Präsentationsbereich getrennt voneinander ein. Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn und legen Sie Interviewformulare direkt an den jeweiligen Plätzen aus.
Prüfen Sie Catering und Getränke am Vortag noch einmal gegen die Anmeldungen. Kühlen Sie Getränke rechtzeitig, stellen Sie Tassen, Gläser, Teller und Besteck bereit und richten Sie das Buffet so ein, dass es den Registrierungstresen nicht blockiert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bewerbungsveranstaltung planen?: Beginnen Sie idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Stellenanzeigen, Programm und Reservierungen. Die Teilnehmer- und Interviewerbestätigungen sollten spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung abgeschlossen sein.
Wie erstellt man einen Interviewplan für eine Bewerbungsveranstaltung?: Sammeln Sie zunächst die Interviewpräferenzen von Unternehmen und Kandidaten und teilen Sie anschließend feste Zeitfenster und Räume zu. Lassen Sie zwischen zwei Gesprächen mindestens 10 bis 15 Minuten Puffer, damit Verspätungen nicht den gesamten Ablauf verschieben.
Wann sollte die Technik bei einer Bewerbungsveranstaltung getestet werden?: Testen Sie Laptop, Beamer, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentation mindestens 60 Minuten vor dem Start. Prüfen Sie zusätzlich Verlängerungskabel und die Position der Projektionsleinwand, weil fehlende Anschlüsse häufig erst beim Aufbau auffallen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Bewerbungsveranstaltung?: Planen Sie für das erste Veranstaltungsstündchen etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein und ergänzen Sie Kaffee sowie Wasser für die Interviewräume. Stimmen Sie die Menge 1 bis 2 Tage vorher mit den bestätigten Teilnehmern und den Ernährungswünschen ab.

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