Cómo organizar un evento de empleo sin improvisar

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las vacantes y el programa antes de invitar: los candidatos necesitan conocer los puestos y las empresas necesitan saber qué perfiles encontrarán. Reserva también bloques horarios concretos para las entrevistas, en lugar de dejar encuentros abiertos.
• Recoge las preferencias de entrevista y las restricciones dietéticas durante la inscripción. Hazlo al menos 7 días antes para poder ajustar el calendario, el pedido de catering y la distribución de las salas.
• Envía el programa, las indicaciones y la hora de llegada en un único mensaje entre 3 y 5 días antes. Incluye dónde está el registro y cómo identificar las salas; los carteles direccionales no sustituyen a esa información.
• Prepara una sala de entrevistas por cada conversación simultánea y coloca el material, los formularios y las tarjetas de nombre antes de abrir el registro. Comprueba que cada mesa tenga sillas, papel y bolígrafos suficientes para toda la franja de entrevistas.
• Prueba la presentación, el proyector, el portátil, el micrófono y los altavoces antes de que lleguen los participantes. Deja cables alargadores y regletas instalados de forma segura, y enfría las bebidas mientras se monta el buffet.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de empleo?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan varias empresas y hay entrevistas programadas. Cierra inscripciones y preferencias como mínimo 7 días antes, y confirma asistentes e entrevistadores entre 3 y 5 días antes.

¿Cuándo se debe enviar el programa del evento de empleo?

Envíalo de 3 a 5 días antes, junto con las indicaciones y la hora de llegada. Si cambia una entrevista o una sala, manda una versión actualizada el mismo día y marca claramente el cambio.

¿Cómo organizar las entrevistas en un evento de empleo?

Recoge las preferencias de candidatos y entrevistadores antes de crear el calendario. Asigna una sala y un intervalo concreto a cada entrevista, deja entre 5 y 10 minutos de margen y prepara los formularios antes del registro.

¿Cuándo se prepara el catering de un evento de empleo?

Revisa el pedido y las dietas al menos 7 días antes; compra los productos que falten en los últimos 1 o 2 días. Monta el buffet el mismo día, enfría las bebidas con antelación y coloca tazas, vasos, platos y cubiertos antes de la llegada.

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