Zo organiseer je een soepactie zonder gedoe

Begin met de locatie, datum en openingstijden; pas daarna kun je vrijwilligers, boodschappen en materiaal goed plannen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vroeg, zodat je de hoeveelheid soep en allergeneninformatie kunt bepalen. Werk vervolgens terug vanaf de start: eerst voorraad en voorbereidingen, daarna opbouw, opwarmen en buffet. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke taakverdeling, voldoende kookcapaciteit en een kassa die klaarstaat voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Vrijwilligers werven
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Voorraad controleren
2 personen
9
Boodschappenlijst maken
2 personen
10
Tafels en stoelen reserveren
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
13
Groenten wassen
3 personen
14
Groenten snijden
4 personen
15
Soepbasis voorbereiden
4 personen
16
Brood snijden
2 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Materialen uitladen
4 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Kookapparatuur aansluiten
3 personen
22
Soep opwarmen
4 personen
23
Buffet en kassa inrichten
3 personen
24
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Donaties registreren
2 personen
29
Soep serveren
6 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Buffet schoonhouden
2 personen
32
Afvalbakken legen
2 personen
33
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Geld tellen en opbergen
2 personen
35
Servies afwassen
4 personen
36
Keuken schoonmaken
3 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
38
Locatie schoon opleveren
4 personen
39
Materialen terugbrengen
3 personen
40
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Soepkommenaantal 150
Soep lepelsaantal 150
Drinkglazenaantal 150
Koffiemokkenaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveertraysaantal 6

Keuken

Grote kookpannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatkannenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Keukentangenaantal 4

Apparatuur

Soepketelsaantal 6
Inductieplatenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 5
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermometersaantal 4
Geldkistjesaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Actiebannersaantal 3
Donatiebordenaantal 4
Menubordenaantal 4
Allergenenkaartjesaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de aanmeldtermijn minstens 7 dagen voor de soepactie vast. Vraag meteen naar dieetwensen en allergieën, zodat je allergenenkaartjes kunt maken en niet op het laatste moment hoeft te gokken.
Plan de vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur: voorbereiding, opbouw, uitgifte en opruimen. Zet voor de start minimaal één persoon bij het buffet en één persoon bij de kassa.
Controleer de kookcapaciteit voordat je boodschappen doet. Tel grote kookpannen, soepketels, inductieplaten, verlengkabels en stekkerdozen; met te weinig aansluitingen koelt de soep sneller af dan je kunt uitserveren.
Werk de dag ervoor de houdbare voorraad, servies en tafelaankleding bij elkaar. Was en snijd de groenten en maak de soepbasis zo vroeg mogelijk, maar houd gekoelde ingrediënten tot gebruik koud.
Open de locatie minstens 90 minuten voor de eerste gasten. Gebruik het eerste uur voor uitladen, tafels en stoelen, kookapparatuur, buffet, kassa, allergenenkaartjes en gekoelde dranken; houd de laatste 30 minuten vrij voor opwarmen en een veiligheidscontrole.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een soepactie?: Reken voor een kleine soepactie op minimaal 6 vrijwilligers: 2 voor keuken en opwarmen, 2 voor buffet en drank, 1 voor kassa en 1 voor ontvangst of aanvulling. Plan daarnaast 2 mensen voor de opbouw en minstens 2 voor het opruimen.
Hoe lang van tevoren moet je een soepactie organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met locatie, datum en tijden. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de actie, zodat je dieetwensen, boodschappen en vrijwilligersindeling kunt afronden.
Hoeveel soep moet je maken per persoon?: Gebruik als richtlijn 400 tot 500 milliliter soep per persoon wanneer soep de hoofdmaaltijd is. Tel voor een groep van 50 mensen dus 20 tot 25 liter, plus ongeveer 10 procent reserve voor grotere porties of onverwachte bezoekers.
Hoe vroeg moet je op de locatie zijn voor een soepactie?: Zorg dat de locatie minstens 90 minuten voor opening toegankelijk is. Reserveer de laatste 30 minuten voor het opwarmen, klaarzetten van het buffet, koelen van dranken en controleren van kassa en allergeneninformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.