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Eine Suppenaktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Suppenaktion entscheidet nicht nur die Suppe über den Ablauf. Du brauchst einen festen Zeitplan für Ort, Anmeldung, Helfer und Aufbau, damit Küche, Buffet und Kasse rechtzeitig bereit sind. Plane zuerst die Kapazität und erfasse Ernährungswünsche, bevor du einkaufst. Am Veranstaltungstag helfen klar verteilte Aufgaben, gekühlte Getränke und deutlich beschriftete Allergene dabei, Warteschlangen und Nachfragen klein zu halten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Location reservieren

  • 2

    Datum und Uhrzeiten festlegen

  • 3

    Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • 4

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 5

    Anmeldungen bearbeiten

  • 6

    Ernährungswünsche erfassen

  • 7

    Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • 8

    Bestand prüfen

    2 Personen

  • 9

    Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • 10

    Tische und Stühle reservieren

  • 11

    Einkaufen gehen

    3 Personen

  • 12

    Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • 13

    Gemüse waschen

    3 Personen

  • 14

    Gemüse schneiden

    4 Personen

  • 15

    Suppenbasis vorbereiten

    4 Personen

  • 16

    Brot schneiden

    2 Personen

  • 17

    Location öffnen

    2 Personen

  • 18

    Materialien ausladen

    4 Personen

  • 19

    Tische aufstellen

    4 Personen

  • 20

    Stühle aufstellen

    3 Personen

  • 21

    Kochgeräte anschließen

    3 Personen

  • 22

    Suppe aufwärmen

    4 Personen

  • 23

    Buffet und Kasse einrichten

    3 Personen

  • 24

    Allergenkarten aufstellen

    2 Personen

  • 25

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 26

    Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • 27

    Gäste empfangen

    3 Personen

  • 28

    Spenden erfassen

    2 Personen

  • 29

    Suppe servieren

    6 Personen

  • 30

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 31

    Buffet sauber halten

    2 Personen

  • 32

    Mülleimer leeren

    2 Personen

  • 33

    Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • 34

    Geld zählen und verstauen

    2 Personen

  • 35

    Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • 36

    Küche reinigen

    3 Personen

  • 37

    Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • 38

    Ort sauber übergeben

    4 Personen

  • 39

    Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • 40

    Restbestand einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 100
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • SuppenschalenAnz. 150
  • SuppenlöffelAnz. 150
  • TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeebecherAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 6

Küche

  • Große KochtöpfeAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • MesskannenAnz. 4
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • KüchenzangenAnz. 4

Ausstattung

  • SuppenkesselAnz. 6
  • InduktionsplattenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermometerAnz. 4
  • GeldkassettenAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • AktionsbannerAnz. 3
  • SpendentafelnAnz. 4
  • MenükartenAnz. 4
  • AllergiekärtchenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Öffnungszeit und Aufbauzeit gemeinsam fest. Rechne mindestens 2 Stunden vor Beginn für Ausladen, Tische, Stühle, Kochgeräte und Buffet ein.
  • Bearbeite Anmeldungen nicht nur nach Personenzahl. Erfasse vegetarische Wünsche und Allergien spätestens 7 Tage vorher, damit Menükarten und Allergiekärtchen vorbereitet werden können.
  • Teile die Helfer in feste Schichten ein: mindestens eine Person für Küche und Erwärmen, eine für Buffet und eine für Kasse. Plane zusätzlich eine Reserve für Pausen und Ausfälle ein.
  • Prüfe den Bestand spätestens 5 Tage vor der Aktion. Kontrolliere dabei nicht nur Töpfe und Suppenkessel, sondern auch Verlängerungskabel, Kühlboxen, Thermometer, Geldkassetten und Serviergeschirr.
  • Bereite haltbare Vorräte am Vortag vor und wasche, schneide und portioniere frisches Gemüse erst kurz vor der Zubereitung. Getränke sollten spätestens 2 Stunden vor Beginn in Kühlboxen oder Kühlschränken stehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Suppenaktion organisieren?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum und Uhrzeiten. Verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vor der Aktion und schließe die Anmeldung 7 Tage vorher.
Wie viele Helfer braucht man für eine Suppenaktion?
Für eine kleine Aktion solltest du mindestens 4 Personen gleichzeitig einplanen: zwei für Küche und Ausgabe, eine für Buffet und Getränke sowie eine für Kasse oder Empfang. Bei mehr als 50 Gästen kommt pro weiterer Schicht mindestens eine zusätzliche Person hinzu.
Wann soll man die Suppe für eine Suppenaktion vorbereiten?
Die haltbaren Zutaten kannst du am Vortag bereitstellen. Gemüse wird am Veranstaltungstag vorbereitet, und die Suppe sollte so erwärmt werden, dass sie etwa 30 bis 60 Minuten vor Beginn servierbereit ist; die Temperatur kontrollierst du mit einem Thermometer.
Was wird bei einer Suppenaktion am häufigsten vergessen?
Oft fehlen ausreichend Suppenschalen, Suppenlöffel, Servierlöffel oder Verlängerungskabel. Prüfe diese Dinge spätestens 5 Tage vorher und stelle Allergenkärtchen, Geldkassetten sowie gekühlte Getränke vor dem Einlass bereit.

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