Organiser une action soupe, étape par étape

Une action soupe se prépare d’abord comme un service de repas, puis comme une collecte ou une animation solidaire. Commence par fixer la date, les horaires et le lieu, avant de recruter les bénévoles et d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine les achats, les marmites, les tables et la vaisselle. Les points souvent oubliés sont le recueil des allergies, le refroidissement des boissons et le temps nécessaire pour installer la cuisine avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
3
Recruter des bénévoles
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Vérifier les stocks
2 personnes
9
Faire la liste des courses
2 personnes
10
Réserver des tables et des chaises
11
Faire les courses
3 personnes
12
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
13
Laver les légumes
3 personnes
14
Couper les légumes
4 personnes
15
Préparer la base de soupe
4 personnes
16
Couper le pain
2 personnes
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Décharger le matériel
4 personnes
19
Installer les tables
4 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Brancher le matériel de cuisine
3 personnes
22
Réchauffer la soupe
4 personnes
23
Installer le buffet et la caisse
3 personnes
24
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

27
Accueillir les invités
3 personnes
28
Enregistrer les dons
2 personnes
29
Servir la soupe
6 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Maintenir le buffet propre
2 personnes
32
Vider les poubelles
2 personnes
33
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

34
Compter et ranger l’argent
2 personnes
35
Faire la vaisselle
4 personnes
36
Nettoyer la cuisine
3 personnes
37
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
38
Remettre le lieu propre
4 personnes
39
Rapporter le matériel
3 personnes
40
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Bol à soupeqté 150
Cuillères à soupeqté 150
Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 60
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Grandes marmitesqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Mesures à verserqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Pinces de cuisineqté 4

Équipement

Marmites à soupeqté 6
Plaques à inductionqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 5
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermomètresqté 4
Caisses à monnaieqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Bannières de campagneqté 3
Panneaux de donsqté 4
Panneaux de menuqté 4
Cartes des allergènesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les horaires au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Prévois une plage distincte pour l’ouverture, le déchargement, l’installation et le service : une équipe ne peut pas tout faire en même temps.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis ferme les réponses 5 à 7 jours avant l’action. Prépare les cartes d’allergènes avant l’ouverture du buffet, et non pendant le service.
Répartis les bénévoles par créneaux et par postes : préparation des légumes, cuisine, accueil, buffet, caisse et rangement. Pour une action de quelques heures, prévois au minimum un responsable qui garde une vue d’ensemble.
Vérifie les stocks non périssables avant de faire les courses. Contrôle notamment les bols, cuillères, louches, verres, rallonges, multiprises, plaques à induction et thermomètres : un oubli de petit matériel peut bloquer toute la préparation.
Organise la veille le lavage et la découpe des légumes lorsque les conditions le permettent, puis garde le réchauffage pour le jour J. Refroidis les boissons suffisamment tôt et installe les panneaux de menu et de dons avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une action soupe ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les bénévoles, envoyer les invitations et recueillir les besoins alimentaires au moins 5 à 7 jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il pour une action soupe ?: Le nombre dépend du public attendu, mais répartis les postes en plusieurs équipes : préparation, cuisine, accueil, buffet, caisse et rangement. Pour une petite action, prévois au moins 1 responsable et 4 à 6 bénévoles afin que le service ne s’arrête pas quand une personne quitte son poste.
Quand préparer la soupe pour une action solidaire ?: Lave et coupe les légumes la veille si l’organisation et la conservation le permettent. Prépare la base en amont, puis réchauffe la soupe le jour même en contrôlant la température avec un thermomètre avant le service.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture d’une action soupe ?: Compte la vaisselle, les ustensiles, les marmites, les plaques, les rallonges et les multiprises. Vérifie aussi que les tables et les chaises sont installées, que les boissons sont refroidies, que la caisse est prête et que les étiquettes d’allergènes sont visibles.

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