Zo organiseer je een sociale markt

Begin met een vast programma, een bevestigde locatie en een indeling die bezoekers vanzelf door de markt leidt. Benader daarna organisaties en leg hun aanmelding, standgrootte en praktische voorwaarden schriftelijk vast. Plan vervolgens promotie, catering, stroom en vrijwilligers; die onderdelen worden vaak te laat geregeld. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, maak je naamkaartjes en informeer je standhouders over opbouw, route en programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie bevestigen
3
Marktindeling uitwerken
2 personen
4
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Posters verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemerslijst controleren
12
Standhouders definitief indelen
2 personen
13
Stroompunten vastleggen
14
Catering bestellen
15
Dranken bestellen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Route- en programmaborden maken
2 personen
18
Informatiefolders verzamelen
2 personen
19
Vrijwilligersrooster maken
20
Standhouders informeren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Etiketten voor eten maken
2 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen
25
Informatietafels klaarzetten
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Sleutels en toegang regelen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Leveringen ontvangen
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
31
Kramen en tenten opbouwen
5 personen
32
Stroom aansluiten
2 personen
33
Informatieborden plaatsen
2 personen
34
Ingang en ontvangsttafel inrichten
2 personen
35
Cateringtafel inrichten
3 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Hapjes uitstallen
2 personen
38
Standhouders ontvangen
3 personen
39
Standhouders naar hun plek wijzen
2 personen
40
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
41
Ontvangstteam instrueren
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Aanmeldingen registreren
2 personen
44
Programma toelichten
2 personen
45
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
46
Informatiefolders uitdelen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Cateringafval verwijderen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
53
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Standhouders laten afbouwen
3 personen
56
Kassa en donaties afsluiten
2 personen
57
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Nazorg

58
Meubilair afbreken
5 personen
59
Tenten en kramen afbreken
5 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
61
Servies verzamelen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Materialen terugbrengen
3 personen
66
Koelboxen leegmaken
2 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen registreren
69
Bezoekers informeren over naslag

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Opbergboxenaantal 12
Afzetpalenaantal 8
Klapkarrenaantal 3
Kapstokkenaantal 4
Paraplubakkenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Oplaadbare lampenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 4
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Schenk kannenaantal 8
Theepottenaantal 4
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 4
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Voedseletikettenaantal 100
Allergenenkaartjesaantal 50
Keukenweegschalenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Klembordenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Whiteboardsaantal 3
Stiftenaantal 12
Postersaantal 30
Flyersaantal 500
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 200

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Allesreinigeraantal 3
Rubberen handschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg de marktindeling vast voordat je standhouders definitief indeelt. Noteer per kraam de benodigde tafelruimte, een eventuele partytent en de afstand tot looproutes en informatietafels.
Vraag bij elke aanmelding meteen dieetwensen, contactgegevens en stroombehoefte uit. Sluit de deelnemerslijst uiterlijk één week voor de markt, zodat naamkaartjes, folders en catering aantoonbaar kunnen kloppen.
Plan de promotie in twee momenten: verstuur uitnodigingen enkele weken vooraf en plaats in de laatste week opnieuw berichten op sociale media. Posters werken alleen als ze op plekken hangen waar de doelgroep dagelijks langskomt.
Maak een vrijwilligersrooster met blokken van minimaal twee uur. Wijs vooraf iemand aan voor ontvangst, iemand voor catering en iemand die tijdens de opbouw controleert of verlengkabels, stekkerdozen en stroompunten veilig liggen.
Zet route- en programmaborden vóór de opening op en label eten voordat bezoekers arriveren. Houd informatiefolders, naamkaartjes en materialen per informatietafel in aparte opbergboxen; zo voorkom je zoeken tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sociale markt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Benader organisaties daarna direct, zodat je uiterlijk 4 weken voor de markt de meeste aanmeldingen en de indeling kunt vastleggen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sociale markt?: Reken op minimaal 1 coördinator, 1 ontvangstmedewerker, 1 persoon voor catering en 1 opbouwmedewerker per 10 tot 15 stands. Plan daarnaast een rooster in blokken van 2 uur, zodat de functies tijdens de markt bezet blijven.
Wanneer bestel je catering en dranken voor een sociale markt?: Bestel houdbare dranken en servies ongeveer 2 weken vooraf. Geef de cateraar het definitieve aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de markt door.
Hoe maak je een goede indeling voor een sociale markt?: Teken de route eerst op schaal en reserveer minimaal 1,5 meter voor belangrijke looproutes. Plaats informatietafels en programmaborden op zichtbare punten en leg stroompunten vast voordat kramen en apparatuur definitief worden toegewezen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.