Sozialmarkt organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Markttag

Ein Sozialmarkt braucht vor allem eine klare Reihenfolge: Erst legst du Datum, Programm und Ort fest, danach teilst du die Marktfläche ein und gewinnst teilnehmende Organisationen. Sobald die Anmeldungen laufen, müssen Essenswünsche, Stände, Stromanschlüsse und Helferschichten zusammenpassen. Kurz vor dem Termin geht es um Beschilderung, Verpflegung, Informationsmaterial und den Aufbau. So erkennst du früh, was am Markttag sonst schnell fehlt oder zu spät kommt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location bestätigen
3
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
4
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbung in sozialen Medien posten
8
Poster verteilen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teilnehmerliste prüfen
12
Aussteller endgültig einteilen
2 Personen
13
Stromanschlüsse festlegen
14
Catering bestellen
15
Getränke bestellen
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Routen- und Programmschilder erstellen
2 Personen
18
Informationsbroschüren sammeln
2 Personen
19
Freiwilligenplan erstellen
20
Standbetreiber informieren
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
23
Etiketten für Lebensmittel erstellen
2 Personen
24
Catering vorbereiten
3 Personen
25
Informationstische aufstellen
2 Personen
26
Wettervorhersage prüfen
27
Schlüssel und Zugang organisieren

Event

28
Location öffnen
2 Personen
29
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
31
Stände und Zelte aufbauen
5 Personen
32
Strom anschließen
2 Personen
33
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
34
Eingang und Empfangstisch einrichten
2 Personen
35
Cateringtisch einrichten
3 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
37
Snacks auslegen
2 Personen
38
Aussteller empfangen
3 Personen
39
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
2 Personen
40
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
41
Empfangsteam einweisen
42
Besucher empfangen
3 Personen
43
Anmeldungen erfassen
2 Personen
44
Programm vorstellen
2 Personen
45
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
46
Informationsbroschüren verteilen
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Snacks servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Cateringabfall entfernen
2 Personen
51
Toiletten kontrollieren
52
Tische zwischendurch abwischen
2 Personen
53
Besucherfragen beantworten
2 Personen
54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
55
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
56
Kasse und Spenden abschließen
2 Personen
57
Reste gekühlt lagern
2 Personen

Nachbereitung

58
Möbel abbauen
5 Personen
59
Zelte und Stände abbauen
5 Personen
60
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
61
Geschirr sammeln
2 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Location reinigen
4 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Materialien zurückbringen
3 Personen
66
Kühlboxen leeren
2 Personen
67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
68
Fundgegenstände registrieren
69
Besucher über Nachschlagewerke informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 18
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 8
KlappwagenAnz. 3
KleiderständerAnz. 4
RegenschirmbehälterAnz. 2

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Wiederaufladbare LampenAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 4
LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
AusgießkannenAnz. 8
TeekannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 4
VorratsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlelementeAnz. 20
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
LebensmitteletikettenAnz. 100
AllergiekärtchenAnz. 50
KüchenwaagenAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
TischdekorationAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
KlemmbretterAnz. 12
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
WhiteboardsAnz. 3
StifteAnz. 12
PosterAnz. 30
FlyerAnz. 500
KlebebandAnz. 8
SchereAnz. 6
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 200

Catering

Einkäufe

Reinigung

MülleimerAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
AllzweckreinigerAnz. 3
GummihandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Lege Datum, Programm und Location mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Bestätige dabei auch, wie viele Marktstände, Tische, Sitzplätze und Stromanschlüsse tatsächlich verfügbar sind.
Verschicke das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor dem Sozialmarkt. Frage neben Kontaktdaten auch nach Ernährungswünschen, benötigter Ausstattung und dem Platzbedarf der Organisationen.
Teile die Marktfläche nicht erst am Aufbautag ein. Plane Informationsstände, Aussteller, Catering, Stromkabel sowie Laufwege vorab und kennzeichne die Bereiche mit Routen- und Programmschildern.
Bestelle Catering und Getränke etwa 10 bis 14 Tage vorher. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und kläre, wer Kühlung, Kaffee und Tee betreut.
Erstelle den Freiwilligenplan spätestens eine Woche vorher und gib Standbetreibern ihre Einsatzzeiten schriftlich. Bereite Namensschilder, Lebensmitteletiketten, Broschüren und wiederverwendbares Geschirr in beschrifteten Boxen vor, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sozialmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Datum, Programm und Location sollten dann feststehen, damit Organisationen, Werbung und Anmeldungen rechtzeitig starten können.
Wann sollte das Anmeldeformular für einen Sozialmarkt verschickt werden?: Verschicke es etwa 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. So bleibt genug Zeit, die Teilnehmerliste zu prüfen und Aussteller endgültig einzuteilen.
Wie viel Getränke braucht man für einen Sozialmarkt?: Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person. Bestelle zusätzlich eine Reserve von etwa 10 Prozent, besonders wenn der Markt mehrere Stunden dauert oder warme Temperaturen erwartet werden.
Wann muss der Helferplan für den Sozialmarkt fertig sein?: Der Plan sollte spätestens 7 Tage vor dem Markt stehen. Teile Aufbau, Informationstische, Catering, Standbetreuung und Abbau mit konkreten Uhrzeiten ein und verschicke ihn anschließend an alle Helfer.

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