Organiser un marché social, étape par étape

Un marché social se prépare d’abord comme un parcours pour les visiteurs, puis comme une journée de travail pour les organisations participantes. Commence par fixer la date, le programme et le lieu avant de lancer les inscriptions. Prévois ensuite la répartition des stands, les besoins électriques, la restauration et les bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent la signalétique, les besoins alimentaires et le matériel de service, souvent traités trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer le lieu
3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
4
Contacter les organisations participantes
2 personnes
5
Établir le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
8
Distribuer les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier la liste des participants
12
Répartir définitivement les exposants
2 personnes
13
Répertorier les points d’alimentation électrique
14
Commander le catering
15
Commander des boissons
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Créer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
18
Rassembler les brochures d’information
2 personnes
19
Établir le planning des bénévoles
20
Informer les exposants
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Créer des étiquettes pour les aliments
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
3 personnes
25
Installer les tables d’information
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Organiser les clés et l’accès

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Réception des livraisons
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
5 personnes
31
Monter les stands et les tentes
5 personnes
32
Brancher l’électricité
2 personnes
33
Placer les panneaux d’information
2 personnes
34
Aménager l’entrée et le bureau d’accueil
2 personnes
35
Installer la table traiteur
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Indiquer leur emplacement aux exposants
2 personnes
40
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
41
Briefer l’équipe d’accueil
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
44
Présenter le programme
2 personnes
45
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
46
Distribuer les brochures d'information
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Évacuer les déchets du traiteur
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
53
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Faire démonter les stands
3 personnes
56
Clôturer la caisse et les dons
2 personnes
57
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

58
Démonter le mobilier
5 personnes
59
Démonter les tentes et les stands
5 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
61
Rassembler la vaisselle
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Rapporter le matériel
3 personnes
66
Vider les glacières
2 personnes
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Informer les visiteurs des documents de référence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Boîtes de rangementqté 12
Poteaux de balisageqté 8
Chariots pliantsqté 3
Porte-manteauxqté 4
Porte-parapluiesqté 2

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Lampes rechargeablesqté 6
Enrouleurs électriquesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets de serviceqté 8
Théièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 20
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Étiquettes alimentairesqté 100
Cartes des allergènesqté 50
Balances de cuisineqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 12
Badges nominatifsqté 100
Presse-papiersqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Tableaux blancsqté 3
Marqueursqté 12
Affichesqté 30
Flyersqté 500
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Nettoyant multi-usagesqté 3
Gants en caoutchoucqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Fixe la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Garde au moins 6 à 8 semaines pour contacter les organisations, publier l’appel et traiter les inscriptions.
Demande dès l’inscription le nom de l’organisation, le besoin en table ou en chaise, l’accès à l’électricité et les besoins alimentaires. Relance les dossiers incomplets 10 jours avant l’événement.
Dessine l’aménagement du marché avant de répartir définitivement les exposants : parcours d’entrée, stands d’information, tables hautes, espace repas et sorties doivent rester lisibles.
Prépare la signalétique au moins 3 jours avant : panneaux de parcours et de programme, badges nominatifs et étiquettes pour les aliments. Le jour J, il est trop tard pour corriger une impression manquante.
Établis le planning des bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne référente pour l’installation, l’accueil et le catering. Vérifie aussi chaque point électrique avant de brancher rallonges, multiprises, machines à café ou bouilloires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché social ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Il faut ce délai pour confirmer le lieu, recruter les organisations participantes, ouvrir les inscriptions, commander le catering et organiser les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un marché social ?: Envoie-les environ 5 semaines avant la date, après avoir confirmé le lieu et le programme. Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement afin de pouvoir répartir les exposants.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des exposants ?: Prépare les badges, le plan des stands, les horaires d’arrivée et les informations pratiques au moins 3 jours avant. Prévois aussi une table d’information, des boîtes de rangement et une personne d’accueil pendant la première heure.
Quand commander la nourriture et les boissons ?: Passe la commande 7 à 10 jours avant, une fois la liste des participants et les besoins alimentaires vérifiés. Prépare ensuite les étiquettes, les plateaux, les pinces de service et les contenants la veille.

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