Zo organiseer je een Sinterklaasmarkt zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, openingstijden en marktlocatie; die bepalen hoeveel kramen, vrijwilligers en materialen je nodig hebt. Benader daarna kraamhouders, leg de kraamhuur vast en maak een indeling met duidelijke loop- en parkeerroutes. Regel uitnodigingen en aanmeldingen vroeg, zodat je dieetwensen, stroompunten en leveringen kunt verwerken. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen, bewegwijzering en een plan voor regen of wind. Zo staat op de marktdag niet alleen de aankleding klaar, maar ook koffie, thee, hapjes en wisselgeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Marktlocatie bevestigen
3
Marktindeling uitwerken
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Kraaminschrijvingen verwerken
2 personen
6
Kraamhuur bevestigen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Socialmediabericht plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Kraamplattegrond delen
13
Stroompunten inventariseren
2 personen
14
Parkeer- en looproutes bepalen
2 personen
15
Routeborden voorbereiden
2 personen
16
Naambadges maken
2 personen
17
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
18
Leveringen bevestigen
19
Weersverwachting controleren
20
Kramen en materialen ophalen
3 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Koffie- en theestation klaarzetten
2 personen
25
Contant geld wisselen
26
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen
27
Tafels en kramen plaatsen
6 personen
28
Stoelen neerzetten
3 personen
29
Stroom en verlengsnoeren aansluiten
2 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Sinterklaasversiering ophangen
3 personen
32
Kraamnummering plaatsen
2 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Kraamtafels aankleden
4 personen
35
Kraamhouders ontvangen
2 personen
36
Kraamhouders naar plaatsen begeleiden
2 personen
37
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
38
Hapjes en gebak uitstallen
3 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Entree en kassa inrichten
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

43
Bezoekers verwelkomen
2 personen
44
Entreegeld innen
2 personen
45
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten tussentijds schoonmaken
52
Voorraad controleren
53
Contante opbrengst veiligstellen
2 personen
54
Kraamhouders informeren over sluiting
55
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Kassa afsluiten
2 personen
57
Kraamhouders uitchecken
2 personen
58
Onverkochte catering opruimen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
61
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
62
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Materialen terugbrengen
3 personen
65
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
66
Kassaopbrengst registreren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Restvoorraad opslaan
2 personen
69
Laatste schoonmaakronde uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 20
Pietenpostersaantal 12
Papieren slingersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 12
Schoencadeaudozenaantal 6
Kunststof mijtersaantal 10
Kunststof stafaantal 2
Decoratieve cadeautjesaantal 20
Kraamnummerbordenaantal 12
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Waterglazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Serveerbordenaantal 20
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 200
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangen en opscheplepelsaantal 12
Voedselcontainersaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Contantgeldkist
Portofoonsaantal 6
Megafon
Handlampenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 4

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Thermosbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelplatenaantal 8
Kassa-enveloppenaantal 12
Prijsetikettenaantal 200
Cadeaupapieraantal 10
Cadeaulintaantal 6
Cadeautasjesaantal 100
Inpakdozenaantal 50
Plakbandrollenaantal 12
Scharenaantal 8
Pennensetsaantal 12
Notitieblokkenaantal 8
Menubordenaantal 6
Klembordenaantal 6
Naambadgesaantal 60
Polsbandjesaantal 300
Contantgeldzakkenaantal 10
Kluis
Kleingeldbakjesaantal 4
Prijslijstenaantal 20
Kraamhoudersmappenaantal 12
Plattegrondenaantal 50

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Leg de marktindeling vast zodra de eerste kraamhouders zijn bevestigd. Nummer iedere kraam en deel de plattegrond uiterlijk een week vooraf, zodat niemand op de ochtend zelf naar zijn plek hoeft te zoeken.
Vraag bij elke kraaminschrijving meteen naar stroombehoefte, aankomsttijd en dieetwensen. Maak één overzicht en controleer dit vijf tot zeven dagen voor de markt opnieuw.
Plan de opbouw in twee blokken: eerst kramen, tafels, tenten en kabelmatten, daarna decoratie, verlichting en bewegwijzering. Test lichtsnoeren en verlengsnoeren vóór opening, niet tijdens de inloop.
Maak een vrijwilligersindeling met minstens één aanspreekpunt voor kraamhouders, één persoon voor koffie en thee en iemand voor routes en parkeren. Geef iedere vrijwilliger vooraf een taak, tijdstip en telefoonnummer.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan waar partytenten, ballongewichten en opbergkratten komen. Koel dranken pas kort voor opening en leg wisselgeld, kopjes en servies apart klaar bij het koffie- en theestation.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en kraamhouders. Verstuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de markt, zodat je de indeling en vrijwilligers kunt afronden.
Hoe deel je een Sinterklaasmarkt praktisch in?: Maak eerst een plattegrond met kramen, looproutes, entree, koffie- en theestation en eventuele stroompunten. Deel de definitieve kraamplattegrond minimaal 7 dagen vooraf en zet op de marktdag kraamnummerborden en pijlen zichtbaar bij de ingang.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 kramen, plus een apart aanspreekpunt voor de organisatie en één persoon voor catering. Bij een markt met 20 kramen kom je daarmee uit op ongeveer 4 tot 6 mensen tijdens opbouw en opening.
Wanneer bereid je eten en drinken voor een Sinterklaasmarkt?: Doe boodschappen en bevestig leveringen uiterlijk 2 dagen vooraf. Bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf, koel dranken enkele uren voor opening en zet koffie- en theeservies ongeveer 30 minuten vóór de bezoekers komen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.