Organiser un marché de Saint-Nicolas, étape par étape

Un marché de Saint-Nicolas se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu avant de contacter les exposants. Ensuite, construisez le plan des stands, suivez les inscriptions et anticipez les besoins électriques, la circulation et le stationnement. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, vérifier la météo, préparer les boissons et répartir les bénévoles. Le plan ci-dessous vous aide à garder le bon ordre sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Confirmer le lieu du marché
3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions aux stands
2 personnes
6
Confirmer la location du stand
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier un message sur les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Partager le plan du stand
13
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
14
Définir les itinéraires de stationnement et de circulation à pied
2 personnes
15
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
16
Créer les badges nominatifs
2 personnes
17
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
18
Confirmer les livraisons
19
Vérifier les prévisions météo
20
Récupérer les stands et le matériel
3 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Installer le stand café et thé
2 personnes
25
Changer l'argent liquide
26
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
27
Installer les tables et les stands
6 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Raccorder l'alimentation électrique et les rallonges
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Accrocher les décorations de Sinterklaas
3 personnes
32
Installer la numérotation des stands
2 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Décorer les tables de stand
4 personnes
35
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
36
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
2 personnes
37
Monter le buffet traiteur
3 personnes
38
Disposer les amuse-bouches et les pâtisseries
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Aménager l'entrée et la caisse
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
44
Encaisser les droits d'entrée
2 personnes
45
Soutenir les exposants
2 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Nettoyer les toilettes entre-temps
52
Vérifier les stocks
53
Sécuriser le produit de la caisse
2 personnes
54
Informer les exposants de la fermeture
55
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

56
Clôturer la caisse
2 personnes
57
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
58
Ranger le catering non vendu
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
61
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
62
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Rapporter le matériel
3 personnes
65
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
66
Enregistrer les recettes de la caisse
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Stocker les restes
2 personnes
69
Effectuer le dernier tour de nettoyage
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 12

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 20
Affiches de Pietenqté 12
Guirlandes en papierqté 20
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 12
Boîtes cadeaux pour chaussuresqté 6
Mitres en plastiqueqté 10
Bâton en plastiqueqté 2
Petits cadeaux décoratifsqté 20
Panneaux de numéro de standqté 12
Flèches de signalisationqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Verres à eauqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettes de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Filtres à caféqté 200
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Conteneurs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 3

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Caisse d'espèces
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Lampes de pocheqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Mugs isothermesqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plaques de refroidissementqté 8
Enveloppes de caisseqté 12
Étiquettes de prixqté 200
Papier cadeauqté 10
Ruban cadeauqté 6
Sacs cadeauxqté 100
Boîtes d'emballageqté 50
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 8
Sets de stylosqté 12
Blocs-notesqté 8
Panneaux de menuqté 6
Presse-papiersqté 6
Badges nominatifsqté 60
Braceletsqté 300
Sacs d'argent liquideqté 10
Coffre-fort
Bacs à monnaieqté 4
Listes de prixqté 20
Dossiers des exposantsqté 12
Plansqté 50

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez aussi une heure d’arrivée des exposants et une heure de fin de démontage : sans ces créneaux, les stands arrivent rarement au même moment.
Ne vous contentez pas de compter les exposants : dessinez leur emplacement et numérotez chaque stand. Partagez le plan à l’avance, avec les accès, les tables prévues et les points d’alimentation électrique.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez rapidement les besoins alimentaires. Une relance 7 à 10 jours avant le marché laisse encore le temps de corriger un oubli ou une quantité insuffisante.
Préparez la circulation avant le jour J : itinéraire piéton, stationnement, flèches et panneaux de direction. Vérifiez que les câbles des lampes et des multiprises sont protégés par des passe-câbles et ne traversent pas un passage.
Gardez les tâches de dernière minute pour les boissons, les encas, la monnaie et le refroidissement. Faites une vérification météo 48 heures avant afin d’ajuster les tentes, le matériel et l’organisation des bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Saint-Nicolas ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, contacter les exposants, gérer les inscriptions, concevoir les invitations et organiser les stands sans tout reporter aux derniers jours.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Saint-Nicolas ?: Contactez-les au moins 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription. Relancez les retardataires 2 à 3 semaines avant pour finaliser les emplacements, les besoins électriques et les livraisons.
Quand vérifier la météo avant le marché ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une confirmation 48 heures avant l’ouverture. À ce moment-là, vous pouvez encore modifier l’installation des tentes, le matériel et la répartition des bénévoles.
Que préparer la veille d’un marché de Saint-Nicolas ?: La veille, récupérez les stands et le matériel, installez ce qui peut l’être, refroidissez les boissons et préparez les encas. Gardez aussi les panneaux, les badges, la monnaie et les rallonges regroupés pour éviter une recherche le matin même.

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