Zo organiseer je een Sinterklaasintocht

Begin met de route, aankomst en eindlocatie; die bepalen vrijwel alles wat daarna nodig is. Regel vergunningen en verkeersmaatregelen ruim vooraf en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Daarna volgen de inschrijvingen van Pieten en vrijwilligers, de afspraken met Sint en de controle van paard en koets. In de laatste week werk je routebordjes, cadeautjes, kleding, versiering en techniek af. Op de dag zelf draait het vooral om duidelijke posten, een geteste geluidsinstallatie en een route-inspectie vóór de optocht vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en aankomst vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Optochtbegeleiders werven
2 personen
4
Pieten en vrijwilligers inschrijven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Afspraken met Sint bevestigen
9
Paard en koets controleren
2 personen
10
Muziek en microfoon testen
2 personen
11
Routebordjes maken
3 personen
12
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
13
Cadeautjes controleren
3 personen
14
Pietenpakken passen
4 personen
15
Versiering voorbereiden
4 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Cadeautafels labelen
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Route inspecteren
3 personen
20
Weersverwachting controleren

Event

21
Hekken en verkeersborden klaarzetten
4 personen
22
Tent en infopunt opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Versiering ophangen
4 personen
25
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
26
Cadeautafel inrichten
3 personen
27
Drank- en uitgiftepunt inrichten
3 personen
28
Koffie en thee zetten
2 personen
29
Pieten schminken
4 personen
30
Sint ontvangen en omkleden
2 personen
31
Vrijwilligers instrueren
3 personen
32
Infopunt openen
2 personen
33
Publiek langs de route begeleiden
10 personen
34
Verkeer bij kruisingen regelen
6 personen
35
Muziek tijdens intocht verzorgen
2 personen
36
Sint en Pieten begeleiden
4 personen
37
Welkomwoord uitspreken
38
Kinderen bij Sint begeleiden
4 personen
39
Cadeautjes uitdelen
4 personen
40
Hapjes uitserveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
3 personen
42
Afvalbakken legen
2 personen
43
Toiletbenodigdheden aanvullen
44
Fotomoment met Sint begeleiden
2 personen
45
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
46
Pieten helpen bij schminken
3 personen
47
Laatste gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

48
Cadeautafels leegmaken
3 personen
49
Versiering verwijderen
4 personen
50
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
51
Meubilair afbreken
4 personen
52
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Locatie schoonmaken
4 personen
55
Routebordjes verwijderen
3 personen
56
Hekken en verkeersborden opruimen
4 personen
57
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
58
Materialen inventariseren
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Pietenpakken wassen en opbergen
2 personen
61
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
62
Locatie nabezemen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Kledingrekkenaantal 3
Afzethekkenaantal 24
Verkeerskegelsaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 15
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 12
Pietenballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 10
Kunststof strooigoedzakkenaantal 8
Cadeaupapierrollenaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Routebordjesaantal 20
Pijlbordjesaantal 12

Apparatuur

Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 5
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 5
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Partytentgewichtenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelblokkenaantal 20
Kurkentrekkersaantal 2
Dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkar

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Zaklampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, aankomsttijd en eindpunt eerst vast. Controleer daarna de route opnieuw op de dag zelf en zet routebordjes, pijlen, afzethekken en verkeerskegels op tijd klaar.
Vraag vergunningen en eventuele verkeersmaatregelen niet pas in de laatste week aan. Plan de aanvraag zodra route en aankomst zijn bevestigd, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.
Maak één overzicht met Pieten, optochtbegeleiders en vrijwilligers. Noteer per persoon de post en het meldpunt; zonder die indeling blijven infopunt, cadeautafels en routebewaking snel onderbezet.
Test muziek, draadloze microfoons en accuspeakers vóór de bezoekers komen. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig weg en houd een microfoonstandaard of reserveoplossing bij de hand.
Controleer cadeautjes, naamkaartjes en dieetwensen minimaal één dag vooraf. Label cadeautafels, sorteer polsbandjes en tickets en zet dranken pas kort voor de start koud, zodat de uitgifte niet ophoudt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met route, aankomst, vergunningen en afspraken met Sint. Regel vrijwilligers, inschrijvingen en materiaal uiterlijk enkele weken voor de intocht; reserveer de laatste week voor controles en sorteren.
Wanneer vraag je een vergunning voor een Sinterklaasintocht aan?: Vraag de vergunning aan zodra de route en het verwachte programma vaststaan, bij voorkeur enkele maanden vooraf. De behandelingstermijn verschilt per gemeente, dus controleer die direct en wacht niet tot de laatste twee weken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?: Het aantal hangt af van route, bezoekersaantal en eindlocatie, maar verdeel vooraf mensen over routebegeleiding, verkeersveiligheid, infopunt, cadeautafels en techniek. Plan per post minstens één verantwoordelijke en maak een apart overzicht voor vervanging bij uitval.
Wanneer controleer je de cadeautjes en dieetwensen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en controleer de gegevens opnieuw uiterlijk één week vooraf. Tel en label de cadeautjes minimaal één dag voor de intocht, zodat ontbrekende naamkaartjes of aantallen nog kunnen worden hersteld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.