Organiser un défilé de Saint-Nicolas sans rien oublier

Un défilé de Saint-Nicolas se prépare dans un ordre précis : valider le parcours, obtenir les autorisations, répartir les bénévoles, puis organiser l’accueil et l’animation. Les oublis les plus fréquents concernent les rendez-vous avec Saint-Nicolas, la circulation, les cadeaux et le son. Prévoyez aussi un point d’information identifiable et un plan précis en cas de pluie. Le jour J, une vérification du parcours et du matériel évite les retards dès le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Enregistrer l’itinéraire et l’arrivée
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Recruter des accompagnateurs de parade
2 personnes
4
Inscrire les Pieten et les bénévoles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les rendez-vous avec Sint
9
Vérifier le cheval et la calèche
2 personnes
10
Tester la musique et le micro
2 personnes
11
Créer des panneaux de direction
3 personnes
12
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
13
Vérifier les cadeaux
3 personnes
14
Essayer les costumes de Piet
4 personnes
15
Préparer la décoration
4 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Étiqueter les tables cadeaux
2 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Inspecter le parcours
3 personnes
20
Vérifier les prévisions météo

Événement

21
Installer les barrières et les panneaux de circulation
4 personnes
22
Monter la tente et le point d’information
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Suspendre la décoration
4 personnes
25
Installer le système de sonorisation
2 personnes
26
Aménager la table des cadeaux
3 personnes
27
Aménager le point boissons et distribution
3 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Maquiller les Pieten
4 personnes
30
Accueillir Sint et l'aider à s'habiller
2 personnes
31
Briefer les bénévoles
3 personnes
32
Ouvrir le point d’information
2 personnes
33
Encadrer le public le long du parcours
10 personnes
34
Réguler la circulation aux intersections
6 personnes
35
Assurer la musique pendant le défilé
2 personnes
36
Accompagner Sint et les Pieten
4 personnes
37
Prononcer le mot de bienvenue
38
Accompagner les enfants chez Sint
4 personnes
39
Distribuer les cadeaux
4 personnes
40
Servir les amuse-bouches
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
42
Vider les poubelles
2 personnes
43
Ravitaillement des toilettes
44
Encadrer le moment photo avec Sint
2 personnes
45
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
46
Aider les Pieten à se maquiller
3 personnes
47
Accompagner les derniers invités
3 personnes

Suivi

48
Vider les tables cadeaux
3 personnes
49
Retirer la décoration
4 personnes
50
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
51
Démonter le mobilier
4 personnes
52
Collecter et trier les déchets
4 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Nettoyer le lieu
4 personnes
55
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
56
Ranger les barrières et les panneaux de circulation
4 personnes
57
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
58
Inventorier le matériel
2 personnes
59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
60
Laver et ranger les costumes des Pieten
2 personnes
61
Ranger les provisions restantes
2 personnes
62
Nettoyer le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2
Portants à vêtementsqté 3
Barrières de sécuritéqté 24
Cônes de signalisationqté 20
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 15
Carafesqté 6

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 12
Ballons Pietenqté 100
Ruban à ballonsqté 4
Guirlandes de fanionsqté 10
Sachets en plastique pour friandisesqté 8
Rouleaux de papier cadeauqté 12
Badges nominatifsqté 150
Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux de directionqté 12

Équipement

Enceintes sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 5
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Poids pour tente de réceptionqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 2
Plateauxqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes de pocheqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par enregistrer l’itinéraire et l’heure d’arrivée, puis demandez les autorisations avant d’inviter les familles. Gardez une version imprimée du parcours pour chaque accompagnateur.
Répartissez les accompagnateurs avant le jour J et donnez-leur un point de rendez-vous précis. Prévoyez au moins une personne pour 10 à 15 enfants afin de garder le groupe sous contrôle.
Confirmez le rendez-vous avec Saint-Nicolas, vérifiez le cheval et la calèche, puis faites un essai complet de la musique et du micro. Testez les enceintes sur batterie au moins 24 heures avant le défilé.
Préparez les cadeaux par groupe et étiquetez les tables avant l’arrivée du public. Vérifiez les costumes de Piet et les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant l’événement.
Inspectez le parcours le matin même et installez les barrières, cônes et panneaux avant le début du défilé. Vérifiez les prévisions météo 24 heures puis 3 heures avant le départ pour adapter la tente et l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de Saint-Nicolas ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les autorisations, le parcours, les bénévoles et la réservation de Saint-Nicolas doivent être confirmés au moins 3 semaines avant le défilé.
Quand demander les autorisations pour un défilé de Saint-Nicolas ?: Déposez les demandes dès que l’itinéraire est défini, de préférence 6 à 8 semaines à l’avance. Certaines communes demandent un dossier plusieurs semaines avant l’occupation de la voirie.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de Saint-Nicolas ?: Comptez au minimum un accompagnateur pour 10 à 15 enfants, puis ajoutez des personnes pour l’accueil, les cadeaux et la circulation. Pour 60 enfants, prévoyez donc au moins 4 à 6 accompagnateurs, en plus de l’équipe logistique.
Quand tester le micro et la sonorisation ?: Faites un premier test la veille et une vérification finale 2 heures avant le départ. Contrôlez les batteries, les câbles, les multiprises et la portée des microphones avant l’arrivée du public.

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