Cómo organizar un desfile de Sinterklaas sin imprevistos
Un desfile de Sinterklaas empieza mucho antes de que llegue el caballo y el carruaje. Primero fija la ruta y solicita los permisos; después coordina a Sinterklaas, los Pieten, los voluntarios y las inscripciones. En la última semana debes probar el sonido, revisar los regalos y comprobar el recorrido. El día del desfile, la seguridad, las señales y el punto de información tienen prioridad sobre la decoración.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Registrar la ruta y la llegada
2 personas
- 2
Solicitar permisos
- 3
Reclutar acompañantes del desfile
2 personas
- 4
Inscribir a los Pieten y voluntarios
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar los acuerdos con Sinterklaas
- 9
Comprobar el caballo y el carruaje
2 personas
- 10
Probar la música y el micrófono
2 personas
- 11
Hacer carteles de ruta
3 personas
- 12
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
- 13
Comprobar los regalos
3 personas
- 14
Probarse los trajes de Zwarte Piet
4 personas
- 15
Preparar la decoración
4 personas
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Etiquetar las mesas de regalos
2 personas
- 18
Enfriar las bebidas
2 personas
- 19
Inspeccionar la ruta
3 personas
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
- 21
Colocar vallas y señales de tráfico
4 personas
- 22
Montar la tienda y el punto de información
4 personas
- 23
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 24
Colgar la decoración
4 personas
- 25
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 26
Montar la mesa de regalos
3 personas
- 27
Organizar el punto de bebidas y entrega
3 personas
- 28
Preparar café y té
2 personas
- 29
Maquillar a los Pieten
4 personas
- 30
Recibir y vestir a Sinterklaas
2 personas
- 31
Instruir a los voluntarios
3 personas
- 32
Abrir el punto de información
2 personas
- 33
Guiar al público a lo largo del recorrido
10 personas
- 34
Regular el tráfico en los cruces
6 personas
- 35
Proporcionar música durante la entrada
2 personas
- 36
Acompañar a Sint y Pieten
4 personas
- 37
Dar el discurso de bienvenida
- 38
Acompañar a los niños con Sint
4 personas
- 39
Repartir regalos
4 personas
- 40
Servir aperitivos
3 personas
- 41
Rellenar las bebidas
3 personas
- 42
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 43
Reponer los artículos del baño
- 44
Acompañar el momento de fotos con Sint
2 personas
- 45
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
- 46
Ayudar a los Pieten con el maquillaje
3 personas
- 47
Acompañar a los últimos invitados a la salida
3 personas
Seguimiento
- 48
Vaciar las mesas de regalos
3 personas
- 49
Retirar la decoración
4 personas
- 50
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
- 51
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 52
Recoger y separar la basura
4 personas
- 53
Lavar la vajilla
3 personas
- 54
Limpiar el lugar
4 personas
- 55
Retirar las señales de ruta
3 personas
- 56
Recoger las vallas y señales de tráfico
4 personas
- 57
Recoger objetos perdidos
2 personas
- 58
Inventariar materiales
2 personas
- 59
Devolver el material prestado
2 personas
- 60
Lavar y guardar los trajes de Pieten
2 personas
- 61
Recoger las compras sobrantes
2 personas
- 62
Barrer la ubicación al final
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 12
- Sillas plegablescant. 40
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Percheroscant. 3
- Vallas de separacióncant. 24
- Conos de tráficocant. 20
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos de técant. 80
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 15
- Jarrascant. 6
Decoración
- Banderas de Sinterklaascant. 12
- Globos de Pietencant. 100
- Cinta para globoscant. 4
- Guirnaldascant. 10
- Bolsas de plástico para dulcescant. 8
- Rollos de papel de regalocant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Carteles de rutacant. 20
- Carteles de flechascant. 12
Equipo
- Altavoces con bateríacant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 5
- Baterías externascant. 6
- Neveras portátilescant. 5
- Termoscant. 8
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 3
- Pesos para carpa plegablecant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharonescant. 8
- Bloques de hielocant. 20
- Sacacorchoscant. 2
- Bandejascant. 8
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Carro de limpieza
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 10
- Linternascant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita los permisos en cuanto tengas una ruta provisional. Incluye calles, horarios de paso, punto de llegada y necesidades de vallas o conos de tráfico; una ruta sin autorización puede obligarte a cambiar el recorrido a última hora.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Usa esa cifra para preparar pulseras, entradas, tarjetas de nombre y bolsas de dulces sin improvisar cantidades el mismo día.
- Haz una prueba completa de la música y el micrófono entre 3 y 5 días antes. Comprueba también altavoces con batería, cables alargadores y regletas, y lleva un micrófono de repuesto si el programa depende de los avisos.
- Revisa el caballo, el carruaje y la ruta durante la semana del desfile, y vuelve a consultar el pronóstico 24 horas antes. Retira obstáculos, confirma el acceso y decide dónde colocar vallas, carteles y señales de tráfico.
- Etiqueta las mesas de regalos y separa los paquetes antes de montar el punto de llegada. Reserva al menos 60 minutos de montaje para carpas, mesas, sillas, decoración y sonido, y asigna a una persona para resolver dudas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un desfile de Sinterklaas?
- Depende del municipio, pero conviene iniciar la solicitud al menos 8 semanas antes. Presenta la ruta, el horario, la llegada y las medidas de seguridad; cambiar esos datos después puede retrasar la autorización.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del desfile?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes clasificar pulseras y entradas, recoger las preferencias dietéticas y preparar los regalos con cantidades verificadas.
- ¿Cuándo se prepara el sonido para un desfile de Sinterklaas?
- Monta y prueba el sistema de sonido entre 3 y 5 días antes, no solo al comenzar el evento. El día del desfile haz una comprobación rápida de micrófonos, batería, cables y volumen antes de que llegue el público.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el punto de llegada?
- Calcula al menos 60 minutos para instalar la carpa, las mesas, las sillas, las vallas, los carteles y el sonido. Añade otros 30 minutos si también debes colgar la decoración y organizar las mesas de regalos.
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