Zo organiseer je een Sinterklaasintocht

Begin niet met versieren, maar met de intochtdatum, route en vergunning. Daarna leg je reserveringen, vrijwilligers, verkeersmaatregelen en communicatie vast. Plan de praktische opbouw op de dag zelf in een vaste volgorde: eerst terrein en verkeershekken, daarna routeborden, tenten, geluid en versiering. Controleer uiterlijk de dag ervoor het weer, de contactlijst, cadeaus, kleding en dieetwensen. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, onduidelijke route of te late vrijwilliger de intocht ophoudt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Intochtdatum en route vastleggen
3 personen
2
Vergunning en route melden
2 personen
3
Reserveringen maken
2 personen
4
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Routekaart verspreiden
2 personen
9
Verkeersplan controleren
3 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
12
Contactlijst printen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
15
Routeborden voorbereiden
2 personen
16
Versiering controleren
2 personen
17
Cadeaus sorteren
3 personen
18
Kleding en attributen klaarleggen
3 personen
19
Terrein inspecteren
3 personen
20
Verkeershekken plaatsen
6 personen
21
Routeborden plaatsen
4 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
23
Partytenten opbouwen
6 personen
24
Versiering ophangen
4 personen
25
Verlichting aansluiten
3 personen
26
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
27
Stroomvoorziening controleren
2 personen
28
Cateringtafels inrichten
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
4 personen
32
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
33
Afvalpunten inrichten
2 personen
34
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
35
Cadeau-uitgiftepunt inrichten
3 personen
36
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

37
Intochtgroep verzamelen
4 personen
38
Route veilig vrijmaken
6 personen
39
Bezoekers ontvangen
6 personen
40
Muziek tijdens intocht verzorgen
2 personen
41
Intocht begeleiden
8 personen
42
Publiek achter hekken houden
6 personen
43
Sinterklaas welkom heten
2 personen
44
Programma aankondigen
45
Cadeaus uitdelen
5 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalpunten legen
2 personen
50
Bezoekersstromen begeleiden
4 personen
51
Fotomoment begeleiden
2 personen
52
Laatste bezoekers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

53
Catering afbouwen
4 personen
54
Servies verzamelen
3 personen
55
Afval verzamelen
4 personen
56
Versiering verwijderen
4 personen
57
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
58
Verlichting uitschakelen
2 personen
59
Partytenten afbreken
6 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
61
Verkeershekken verwijderen
6 personen
62
Routeborden verwijderen
4 personen
63
Terrein schoonmaken
5 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Materialen retourneren
3 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
68
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
69
Locatie-eigenaar informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Cateringtafelrokkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 30
Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Waarschuwingsvestenaantal 15
Reflecterende hesjesaantal 10

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 12
Pietenballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Rood-witte slingersaantal 10
Sinterklaaspostersaantal 8
Cadeauverpakkingenaantal 150
Decoratieve mijtersaantal 20
Decoratieve stafaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Handschoenenaantal 12
Thermosflessenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 10
Oordopjesaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en route minstens 8 weken vooraf vast en controleer direct welke vergunning of melding nodig is. Een routewijziging in de laatste week werkt door in verkeersplan, routekaart en communicatie.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een vrijwilligersindeling met aankomsttijden en telefoonnummers. Plan aparte mensen voor verkeershekken, routeborden, ontvangst, catering en opruimen; anders blijven cruciale taken bij één coördinator liggen.
Controleer 24 uur vooraf niet alleen de weersverwachting, maar ook de ondergrond en stroompunten. Zet partytenten, verlichting, verlengkabels, stekkerdozen en batterijlantaarns klaar voordat de opbouw begint.
Sorteer cadeaus en controleer kleding en attributen per rol op de dag vóór de intocht. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat catering niet pas tijdens de ontvangst moet worden aangepast.
Loop de route en het terrein 2 uur vóór aankomst van het publiek na. Plaats verkeershekken, pionnen, afzetlint en routeborden eerst; test daarna speakers en draadloze microfoons met de persoon die de mededelingen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met datum, route, vergunning of melding en reserveringen. Plan vrijwilligers en communicatie uiterlijk 3 weken vooraf; de laatste week gebruik je voor controles en sorteerwerk.
Wanneer moet je een vergunning voor een Sinterklaasintocht aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en route vaststaan, bij voorkeur 8 tot 10 weken vóór de intocht. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer die direct voordat je uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?: Reken per afzonderlijke post minimaal 2 vrijwilligers: één voor de uitvoering en één als achtervang. Voor verkeerspunten, ontvangst, catering, routebegeleiding en techniek kom je daardoor vaak uit op minimaal 10 tot 15 mensen, afhankelijk van de route en publieksgrootte.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een Sinterklaasintocht?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor terrein, verkeershekken, routeborden, tenten, tafels, versiering en verlichting. Test geluid en microfoons daarna nog 30 minuten; bij regen, een langere route of beperkte stroomvoorziening heb je extra tijd nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.