Cómo organizar un desfile de Sinterklaas sin perder el control

Un desfile de Sinterklaas se organiza en dos partes: el recorrido y la recepción final. Empieza fijando la fecha, la ruta y los permisos; después reserva el recinto y reúne a los voluntarios. En la última semana se cierran las inscripciones, los regalos, la comida y el plan de tráfico. El día del desfile, la señalización, las vallas, el sonido y la iluminación deben estar colocados antes de que llegue el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y la ruta de la entrada
3 personas
2
Notificar el permiso y la ruta
2 personas
3
Hacer reservas
2 personas
4
Invitar a los voluntarios
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
8
Distribuir el mapa de la ruta
2 personas
9
Revisar el plan de tráfico
3 personas
10
Comprobar el pronóstico del tiempo
11
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
12
Imprimir la lista de contactos
13
Hacer la compra
3 personas
14
Preparar catering no perecedero
2 personas
15
Preparar señales de ruta
2 personas
16
Comprobar la decoración
2 personas
17
Clasificar regalos
3 personas
18
Preparar ropa y accesorios
3 personas
19
Inspeccionar el recinto
3 personas
20
Colocar vallas de tráfico
6 personas
21
Colocar señales de ruta
4 personas
22
Colocar mesas y sillas
5 personas
23
Montar las carpas
6 personas
24
Colgar la decoración
4 personas
25
Conectar la iluminación
3 personas
26
Instalar el sistema de sonido
3 personas
27
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
28
Montar las mesas de catering
3 personas
29
Enfriar las bebidas
2 personas
30
Preparar café y té
2 personas
31
Preparar aperitivos
4 personas
32
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
33
Organizar puntos de basura
2 personas
34
Montar la mesa de inscripción
2 personas
35
Montar el punto de entrega de regalos
3 personas
36
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

37
Reunir al grupo de la procesión
4 personas
38
Despejar la ruta de forma segura
6 personas
39
Recibir a los visitantes
6 personas
40
Proporcionar música durante la entrada
2 personas
41
Acompañar la entrada
8 personas
42
Mantener al público detrás de las vallas
6 personas
43
Dar la bienvenida a Sinterklaas
2 personas
44
Anunciar el programa
45
Repartir los regalos
5 personas
46
Servir café y té
3 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Vaciar puntos de residuos
2 personas
50
Guiar el flujo de visitantes
4 personas
51
Coordinar el momento de fotos
2 personas
52
Despedir a los últimos visitantes
4 personas

Seguimiento

53
Desmontar el catering
4 personas
54
Recoger la vajilla
3 personas
55
Recoger la basura
4 personas
56
Retirar la decoración
4 personas
57
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
58
Apagar la iluminación
2 personas
59
Desmontar las carpas
6 personas
60
Recoger mesas y sillas
5 personas
61
Retirar las vallas de tráfico
6 personas
62
Retirar los carteles de ruta
4 personas
63
Limpiar el recinto
5 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Comprobar los materiales
2 personas
66
Devolver los materiales
3 personas
67
Guardar el stock restante
2 personas
68
Devolver los artículos prestados
2 personas
69
Informar al propietario del lugar

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Manteles para cateringcant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces móvilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Material de tráfico

Vallas de tráficocant. 30
Señales de rutacant. 12
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Chalecos reflectantescant. 15
Chalecos reflectantescant. 10

Decoración

Banderas de Sinterklaascant. 12
Globos de Pietencant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldas rojas y blancascant. 10
Pósters de Sinterklaascant. 8
Papel de regalocant. 150
Mitra decorativacant. 20
Personal de decoracióncant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Guantescant. 12
Botellas térmicascant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 10
Tapones para los oídoscant. 10

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y los permisos al menos 8 semanas antes. Comparte un mapa con los puntos de entrada, salida, cruces y zonas donde se colocarán las vallas.
Asigna funciones concretas a los voluntarios 7 días antes: tráfico, recepción, regalos, catering, sonido y decoración. Entrega a cada responsable una lista de contactos impresa y una hora de llegada.
Calcula los regalos según las inscripciones confirmadas y prepara un pequeño margen del 5 al 10 %. Clasificarlos por nombre o grupo la víspera evita entregas lentas durante la recepción.
Haz una prueba de micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, alargadores y regletas el día anterior. Lleva baterías externas y linternas por si falla la corriente o se retrasa el montaje.
Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y confirma el plan de carpas. Las mesas, sillas, decoración, señales y vallas deben estar listas al menos 60 minutos antes de abrir el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de Sinterklaas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar la ruta, tramitar los permisos y reservar el recinto. Deja la última semana para las inscripciones, los voluntarios, las compras y la distribución del material.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un desfile de Sinterklaas?: Como orientación, asigna 1 voluntario por cada cruce o punto de control, más 2 para la recepción, 2 para los regalos y 2 para el catering. Para un recorrido con 4 cruces, calcula al menos 10 personas y añade un responsable general.
¿Cuándo hay que colocar las vallas y las señales de la ruta?: Colócalas entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público, siguiendo el mapa aprobado. Comprueba después cada cruce y deja a una persona responsable de retirar o mover el material al finalizar.
¿Qué se suele olvidar al organizar un desfile de Sinterklaas?: Suelen faltar copias impresas de los contactos, pilas o baterías de repuesto, alargadores y un plan para la lluvia. Revisa ese material 24 horas antes y haz una comprobación final 60 minutos antes del inicio.

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