Organiser un défilé de Sinterklaas sans rien oublier

Un défilé de Sinterklaas se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis les réservations, les bénévoles et les inscriptions. Les derniers jours servent à confirmer la circulation, la météo, les besoins alimentaires et la répartition des rôles. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les barrières, les panneaux, les tentes, les tables et l’éclairage avant l’arrivée du public. Cette méthode évite de découvrir trop tard qu’un accès est bloqué ou qu’un équipement manque.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire du défilé
3 personnes
2
Signaler le permis et l'itinéraire
2 personnes
3
Faire les réservations
2 personnes
4
Inviter les bénévoles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Distribuer le plan du parcours
2 personnes
9
Vérifier le plan de circulation
3 personnes
10
Vérifier les prévisions météo
11
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
12
Imprimer la liste des contacts
13
Faire les courses
3 personnes
14
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
15
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
16
Vérifier la décoration
2 personnes
17
Trier les cadeaux
3 personnes
18
Préparer les vêtements et les accessoires
3 personnes
19
Inspecter le site
3 personnes
20
Installer des barrières de circulation
6 personnes
21
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
22
Installer les tables et les chaises
5 personnes
23
Monter les tentes de réception
6 personnes
24
Suspendre la décoration
4 personnes
25
Brancher l’éclairage
3 personnes
26
Installer le système de sonorisation
3 personnes
27
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
28
Aménager les tables de catering
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
34
Installer la table d’inscription
2 personnes
35
Installer le point de remise des cadeaux
3 personnes
36
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

37
Rassembler le groupe du défilé
4 personnes
38
Dégager le parcours en toute sécurité
6 personnes
39
Accueillir les visiteurs
6 personnes
40
Assurer la musique pendant le défilé
2 personnes
41
Encadrer la procession
8 personnes
42
Maintenir le public derrière les barrières
6 personnes
43
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
44
Annoncer le programme
45
Distribuer les cadeaux
5 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
50
Orienter les flux de visiteurs
4 personnes
51
Animer le moment photo
2 personnes
52
Accompagner les derniers visiteurs
4 personnes

Suivi

53
Démonter le catering
4 personnes
54
Rassembler la vaisselle
3 personnes
55
Rassembler les déchets
4 personnes
56
Retirer la décoration
4 personnes
57
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
58
Éteindre l’éclairage
2 personnes
59
Démonter les tentes de fête
6 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
61
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
62
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
63
Nettoyer le site
5 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Vérifier le matériel
2 personnes
66
Retourner les matériels
3 personnes
67
Ranger le stock restant
2 personnes
68
Rendre les objets empruntés
2 personnes
69
Informer le propriétaire du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappes de buffetqté 8
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Matériel de circulation

Barrières de circulationqté 30
Panneaux de directionqté 12
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Gilets de sécuritéqté 15
Gilets réfléchissantsqté 10

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 12
Ballons Pietenqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes rouge et blancqté 10
Affiches Sinterklaasqté 8
Papiers cadeauxqté 150
Mitres décorativesqté 20
Bâton décoratifqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Gantsqté 12
Bouteilles isothermesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Bouchons d'oreillesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis signalez rapidement le parcours et demandez les autorisations nécessaires. Gardez une version imprimée du plan pour les responsables et les bénévoles.
Traitez les inscriptions plusieurs jours avant le défilé et recueillez les besoins alimentaires en même temps. Préparez ensuite les invitations, les contacts et la répartition des bénévoles dans un seul document à jour.
Vérifiez le plan de circulation avant l’installation, puis positionnez barrières, cônes, ruban de balisage et panneaux aux endroits prévus. Prévoyez des gilets visibles pour les personnes chargées de guider les participants.
Ne gardez pas les cadeaux, les costumes et les accessoires pour le dernier moment : triez les cadeaux et préparez les tenues avant le jour du défilé. Les petits éléments décoratifs, comme les mitres, drapeaux et ballons, prennent aussi du temps à installer.
Faites un contrôle du site avant l’arrivée du public et testez les enceintes, microphones, rallonges, multiprises et éclairages. Installez les tentes, tables et chaises assez tôt pour corriger un problème de branchement ou de circulation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un défilé de Sinterklaas ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer l’itinéraire, obtenir les autorisations, réserver le matériel et inviter les bénévoles. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, les achats et les préparatifs pratiques.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un défilé de Sinterklaas ?: Faites la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant le défilé. Les délais dépendent de la commune, de la longueur du parcours et des mesures de circulation nécessaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé de Sinterklaas ?: Répartissez les bénévoles par fonction : circulation, accompagnement du cortège, accueil, repas, cadeaux et installation. Pour un petit défilé, commencez avec 1 responsable pour 5 à 10 participants encadrés, puis ajoutez une personne dédiée à chaque point sensible du parcours.
Quand installer les barrières et les panneaux du parcours ?: Installez-les le jour même, au moins 1 à 2 heures avant le passage du public, après avoir vérifié le plan de circulation. Faites ensuite un tour complet du parcours pour contrôler les accès, la visibilité des panneaux et les zones dangereuses.

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