Zo organiseer je een Sinterklaasfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en begroting; pas daarna leg je de rest vast. Regel Sinterklaas en de Pieten, muziek en microfoon en cadeaus vroeg, omdat beschikbaarheid en levertijd snel problemen geven. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en maak een programma met duidelijke momenten voor binnenkomst, activiteiten en cadeaus. In de laatste week controleer je leveringen, labels, bezoekerslijst en draaiboek. Op de dag zelf werk je van opbouw naar ontvangst, programma en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Begroting opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma voor kinderen maken
2 personen
8
Sinterklaas en Pieten boeken
9
Muziek en microfoon reserveren
10
Cadeaus voor kinderen bestellen
2 personen
11
Pietenpakjes controleren
2 personen
12
Cadeaulabels maken
2 personen
13
Cadeaus per kind verpakken
3 personen
14
Draaiboek afdrukken
15
Bezoekerslijst afdrukken
16
Leveringen controleren
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Cadeautafel voorbereiden
2 personen
21
Decoratie sorteren
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Ruimtes ventileren
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
4 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Cadeautafel inrichten
3 personen
28
Versiering ophangen
4 personen
29
Pietenparcours opbouwen
3 personen
30
Geluidsapparatuur plaatsen
2 personen
31
Muziek testen
2 personen
32
Microfoon testen
2 personen
33
Buffet klaarzetten
3 personen
34
Hapjes voorbereiden
4 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Cadeaus klaarleggen
3 personen
37
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
38
Briefing spelbegeleiders geven
5 personen
39
Briefing artiesten geven
3 personen

Event

40
Ingang openen
2 personen
41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Jassen aannemen
2 personen
44
Welkomstmuziek afspelen
45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
46
Pietenparcours begeleiden
4 personen
47
Knutseltafel begeleiden
3 personen
48
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
49
Fotohoek begeleiden
2 personen
50
Sinterklaas ontvangen
3 personen
51
Sinterklaasprogramma begeleiden
4 personen
52
Kinderen naar voren roepen
2 personen
53
Cadeaus uitdelen
4 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes aanvullen
2 personen
56
Servies verzamelen
2 personen
57
Kinderactiviteiten afsluiten
3 personen
58
Afscheid van Sinterklaas begeleiden
3 personen
59
Gasten uitgeleiden
3 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

61
Cadeaus en materialen tellen
2 personen
62
Decoratie verwijderen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
65
Spelmaterialen opruimen
3 personen
66
Afval sorteren
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Vloeren schoonmaken
3 personen
71
Koelboxen leegmaken
2 personen
72
Materialen naar opslag brengen
3 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
75
Vergeten spullen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Kapstokkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 3
Buffettafelsaantal 3
Cadeautafelaantal 2
Kindertafelsaantal 4
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Suikerpottenaantal 4

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 6
Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Pietenpostersaantal 8
Schoorsteenachtergrond
Cadeaupapierrollenaantal 6
Naamstickersaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Ledlichtsnoerenaantal 6
Fotoframe

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermometeraantal 2
Keukenhandschoenenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Snij- en serveerplankenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 15 tot 30 minuten en zet één persoon bij de microfoon. Zo weet iedereen wanneer de ontvangst, kinderactiviteiten en het uitdelen van de cadeaus beginnen.
Bestel de cadeaus uiterlijk 3 weken vooraf en maak per kind een cadeaulabel. Verpak ze per kind, niet alleen per groep; dat voorkomt zoeken aan de cadeautafel.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en controleer ze opnieuw bij het boodschappen doen. Zet eten en drinken met allergenen apart en label schalen en kannen duidelijk.
Druk het draaiboek en de bezoekerslijst uiterlijk de dag voor het feest af. Leg daarnaast een geprinte boodschappenlijst en de contactgegevens van Sinterklaas, Pieten en techniek klaar.
Open de locatie minstens 2 uur voor aanvang. Ventileer de ruimtes, zet tafels en stoelen neer, richt de cadeautafel in en controleer microfoon, muziek, decoratie en koude dranken voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en begroting. Regel Sinterklaas en de Pieten, muziek en cadeaus uiterlijk 3 weken voor het feest.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Sinterklaasfeest op te bouwen?: Reken op minstens 2 uur voor het openen van de locatie, ventileren, tafels en stoelen plaatsen, decoreren en techniek testen. Plan 30 minuten extra als cadeaus nog op de cadeautafel moeten worden gesorteerd.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een Sinterklaasfeest?: Stuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 2 weken voor het feest. Dan heb je tijd om dieetwensen, cadeaus en de bezoekerslijst te verwerken.
Hoe pak je cadeaus voor een Sinterklaasfeest overzichtelijk in?: Maak eerst per kind een label met naam en controleer de lijst tegen de aanmeldingen. Verpak alle cadeaus uiterlijk 1 week vooraf en sorteer ze op naam of vaste uitdeelmomenten op de cadeautafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.