Organiser une fête de Sinterklaas, étape par étape

Une fête de Sinterklaas réussie repose surtout sur un bon ordre de préparation. Commencez par fixer la date, le lieu et le budget, puis gérez rapidement les invitations et les besoins alimentaires. Réservez ensuite Sinterklaas, les Pieten, la musique et le microphone avant de commander les cadeaux. La dernière semaine sert à vérifier les livraisons, préparer les cadeaux par enfant et finaliser le déroulé. Le jour même, prévoyez assez de temps pour aérer, installer les tables et organiser l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le budget
2 personnes
3
Concevoir les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Préparer un programme pour enfants
2 personnes
8
Réserver Sinterklaas et les Pieten
9
Réserver la musique et le microphone
10
Commander des cadeaux pour enfants
2 personnes
11
Vérifier les costumes de Pieten
2 personnes
12
Créer des étiquettes cadeau
2 personnes
13
Emballer les cadeaux par enfant
3 personnes
14
Imprimer le déroulé
15
Imprimer la liste des visiteurs
16
Vérifier les livraisons
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Préparer la table des cadeaux
2 personnes
21
Trier la décoration
2 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Aérer les espaces
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes
27
Aménager la table des cadeaux
3 personnes
28
Suspendre la décoration
4 personnes
29
Monter le parcours des Pieten
3 personnes
30
Installer le matériel sonore
2 personnes
31
Tester la musique
2 personnes
32
Tester le microphone
2 personnes
33
Mettre le buffet en place
3 personnes
34
Préparer les en-cas
4 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les cadeaux
3 personnes
37
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
38
Faire le briefing des animateurs de jeu
5 personnes
39
Briefing des artistes
3 personnes

Événement

40
Ouvrir l'entrée
2 personnes
41
Accueillir les invités
3 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Prendre les vestes
2 personnes
44
Diffuser de la musique d’accueil
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Accompagner le parcours de Pieten
4 personnes
47
Encadrer l’atelier bricolage
3 personnes
48
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
49
Animer le coin photo
2 personnes
50
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
51
Accompagner le programme de Sinterklaas
4 personnes
52
Appeler les enfants au premier plan
2 personnes
53
Distribuer les cadeaux
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle
2 personnes
57
Clore les activités pour enfants
3 personnes
58
Accompagner l'au revoir à Sinterklaas
3 personnes
59
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
60
Rassembler les objets trouvés

Suivi

61
Compter les cadeaux et le matériel
2 personnes
62
Retirer la décoration
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Ranger le matériel audio
2 personnes
65
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
66
Trier les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Nettoyer les sols
3 personnes
71
Vider les glacières
2 personnes
72
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
75
Retourner les objets oubliés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Porte-manteauxqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Tables de buffetqté 3
Table des cadeauxqté 2
Tables pour enfantsqté 4
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 6
Guirlandes en papierqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Affiches de Pietenqté 8
Fond de cheminée
Rouleaux de papier cadeauqté 6
Étiquettes nominativesqté 100
Nappesqté 10
Guirlandes LEDqté 6
Cadre photo

Équipement

Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermomètreqté 2
Gants de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Planches à découper et de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de concevoir les invitations. Demandez les inscriptions avec une date limite claire, puis regroupez immédiatement les informations alimentaires et le nombre d’enfants.
Commandez les cadeaux assez tôt pour pouvoir contrôler la livraison et corriger une erreur de taille ou de quantité. Préparez ensuite une étiquette par enfant et emballez les cadeaux séparément, plutôt que de tout trier le jour de la fête.
Réservez Sinterklaas, les Pieten, la musique et le microphone dès que la date est confirmée. Prévoyez un déroulé imprimé avec les horaires d’accueil, du programme pour enfants et de la remise des cadeaux.
Gardez la table des cadeaux à part des tables du buffet et installez-la dans un endroit facile à surveiller. Les cadeaux déjà emballés doivent être classés dans l’ordre du programme, avec la liste des visiteurs à portée de main.
Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour aérer les espaces, installer tables et chaises, rafraîchir les boissons et vérifier les livraisons. Les porte-manteaux, tables pour enfants et gobelets sont souvent oubliés jusqu’à l’arrivée des premières familles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de Sinterklaas ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’envoyer les invitations, de recueillir les inscriptions, de réserver les intervenants et de commander les cadeaux.
Quand envoyer les invitations pour la fête de Sinterklaas ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la fête et fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi confirmer le nombre d’enfants et leurs besoins alimentaires.
Quand préparer les cadeaux de Sinterklaas ?: Contrôlez la livraison au plus tard 7 jours avant la fête. Préparez les étiquettes et emballez chaque cadeau 3 à 5 jours avant, afin de pouvoir corriger un cadeau manquant sans précipitation.
À quelle heure faut-il arriver pour installer une fête de Sinterklaas ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Ce temps couvre l’aération, l’installation des tables et des chaises, la mise en place de la décoration, le refroidissement des boissons et la préparation de la table des cadeaux.

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