Ein Sinterklausfest Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Sinterklausfest hängt vieles an der Reihenfolge: Erst Ort, Termin und Budget klären, danach Einladungen, Anmeldungen und das Kinderprogramm planen. Sinterklaas und Pieten, Musik und Mikrofon sowie die Geschenke brauchen Vorlauf und sollten nicht bis zur letzten Woche warten. Besonders leicht gehen Ernährungswünsche, Geschenkzuordnung und die Technik unter. Am Veranstaltungstag helfen ein gedrucktes Drehbuch, eine Besucherliste und ein klar vorbereiteter Geschenketisch.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Budget erstellen
2 Personen
- 3
Einladungen gestalten
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm für Kinder erstellen
2 Personen
- 8
Sinterklaas und Pieten buchen
- 9
Musik und Mikrofon reservieren
- 10
Geschenke für Kinder bestellen
2 Personen
- 11
Pietenkostüme kontrollieren
2 Personen
- 12
Geschenkanhänger basteln
2 Personen
- 13
Geschenke pro Kind verpacken
3 Personen
- 14
Drehbuch ausdrucken
- 15
Besucherliste ausdrucken
- 16
Lieferungen überprüfen
2 Personen
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 20
Geschenketisch vorbereiten
2 Personen
- 21
Dekoration sortieren
2 Personen
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Räume lüften
2 Personen
- 24
Tische aufstellen
4 Personen
- 25
Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 27
Geschenketisch einrichten
3 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 29
Pieten-Parcours aufbauen
3 Personen
- 30
Tonanlage aufbauen
2 Personen
- 31
Musik testen
2 Personen
- 32
Mikrofon testen
2 Personen
- 33
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 34
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 36
Geschenke bereitlegen
3 Personen
- 37
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
- 38
Spielleiter einweisen
5 Personen
- 39
Künstlerbriefing geben
3 Personen
Event
- 40
Eingang öffnen
2 Personen
- 41
Gäste empfangen
3 Personen
- 42
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 43
Jacken entgegennehmen
2 Personen
- 44
Begrüßungsmusik abspielen
- 45
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 46
Pietenparcours betreuen
4 Personen
- 47
Kreativtisch betreuen
3 Personen
- 48
Spielmaterialien verteilen
2 Personen
- 49
Fotoecke betreuen
2 Personen
- 50
Sinterklaas empfangen
3 Personen
- 51
Sinterklaas-Programm begleiten
4 Personen
- 52
Kinder nach vorn rufen
2 Personen
- 53
Geschenke austeilen
4 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Snacks auffüllen
2 Personen
- 56
Geschirr sammeln
2 Personen
- 57
Kinderaktivitäten abschließen
3 Personen
- 58
Abschied von Sinterklaas begleiten
3 Personen
- 59
Gäste verabschieden
3 Personen
- 60
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 61
Geschenke und Materialien zählen
2 Personen
- 62
Dekoration entfernen
4 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Tonausrüstung einpacken
2 Personen
- 65
Spielmaterial aufräumen
3 Personen
- 66
Abfall trennen
3 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
- 69
Toiletten reinigen
2 Personen
- 70
Böden reinigen
3 Personen
- 71
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 72
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
- 73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 74
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 75
Vergessene Dinge zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 90
- KleiderständerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 3
- BuffetischeAnz. 3
- GeschenketischAnz. 2
- KindertischeAnz. 4
- HockerAnz. 12
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TeegläserAnz. 60
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- MilchkännchenAnz. 4
- ZuckerdosenAnz. 4
Dekoration
- Sinterklaas-FlaggenAnz. 6
- PapiergirlandenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- Pieten-PosterAnz. 8
- Schornsteinhintergrund
- GeschenkpapierrollenAnz. 6
- NamensaufkleberAnz. 100
- TischdeckenAnz. 10
- LED-LichterkettenAnz. 6
- Fotoraum
Ausstattung
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermometerAnz. 2
- KüchenhandschuheAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 12
- Schneide- und ServierbretterAnz. 8
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Termin und Ort fest und erstelle danach das Budget. Verschicke die Einladungen so früh, dass du vor dem Einkauf eine verlässliche Anmeldezahl und alle Ernährungswünsche hast.
- Buche Sinterklaas und die Pieten nicht erst kurz vor dem Fest. Kläre außerdem rechtzeitig Musik und Mikrofon, damit das Kinderprogramm auch in einem vollen Raum verständlich bleibt.
- Bestelle die Geschenke pro Kind und versehe jedes Paket mit einem Geschenkanhänger. Verpacke sie getrennt nach Kind und prüfe die Zuordnung spätestens einige Tage vor dem Fest.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn: Tische, Stühle, Kindertische, Buffet und Geschenketisch müssen stehen, bevor die Gäste eintreffen. Lüfte die Räume beim Öffnen und stelle Getränke erst danach kalt.
- Drucke Drehbuch und Besucherliste am Vortag aus und kontrolliere Lieferungen sowie Einkaufsliste. Dekoration, Kostüme und Technik sollten nicht erstmals am Veranstaltungstag geprüft werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Sinterklaasfest organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Budget und Einladungen. Sinterklaas und Pieten, Musik, Mikrofon und Geschenke solltest du möglichst innerhalb der ersten zwei Wochen festlegen.
- Wie viele Geschenke braucht man für ein Sinterklaasfest?
- Plane ein Geschenk pro angemeldetem Kind und bestelle zusätzlich 2 bis 3 neutrale Ersatzgeschenke. Erfasse Namen und besondere Wünsche spätestens eine Woche vor dem Fest, damit jedes Paket korrekt beschriftet werden kann.
- Wann sollte man die Einladungen zum Sinterklaasfest verschicken?
- Verschicke sie etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 10 bis 14 Tagen. So bleiben noch mindestens zwei Wochen für Einkauf, Sitzordnung und die Erfassung von Ernährungswünschen.
- Was muss am Tag des Sinterklaasfests zuerst aufgebaut werden?
- Öffne den Veranstaltungsort etwa 2 bis 3 Stunden vorher, lüfte die Räume und stelle zunächst Tische, Stühle und den Geschenketisch auf. Danach folgen Dekoration, Buffet, Getränke, Technik und die letzte Kontrolle von Drehbuch und Besucherliste.
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