Zo organiseer je een Sint-Maartensoptocht

Begin met de datum, route en start- en eindlocatie; pas daarna leg je vergunningen, vrijwilligers en catering vast. Voor een Sint-Maartensoptocht moeten veiligheid en verlichting eerder geregeld zijn dan veel organisatoren verwachten. Controleer de route overdag én in het donker, koppel begeleiders aan vaste routegedeelten en test geluidsapparatuur en verlichting vooraf. Werk vervolgens toe naar een draaiboek met uitdeelpunten, soep, drank en een duidelijke taakverdeling voor de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning en melding aanvragen
3
Start- en eindlocatie bevestigen
4
Route op veiligheid controleren
3 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
9
Begeleiders aan route koppelen
2 personen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Tafels en stoelen reserveren
12
Lantaarns en lampjes controleren
2 personen
13
Geluidsapparatuur testen
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Route-informatie verspreiden
2 personen
16
Verkeersbegeleiders instrueren
3 personen
17
Programma en tijden afdrukken
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Lantaarns uitdelen voorbereiden
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
23
Soepbasis voorbereiden
3 personen
24
Materialen naar locatie brengen
4 personen
25
Routeborden plaatsen
3 personen
26
Verkeershekken opstellen
4 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen opstellen
3 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Lichtkettingen ophangen
3 personen
32
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
34
Soep op temperatuur brengen
3 personen
35
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
36
EHBO-doos klaarleggen
37
Aanmeldtafel inrichten
2 personen

Event

38
Begeleiders aanmelden
2 personen
39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Lantaarns uitdelen
4 personen
41
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
42
Optocht laten vertrekken
4 personen
43
Voorhoede begeleiden
3 personen
44
Achterhoede begeleiden
3 personen
45
Kruispunten beveiligen
6 personen
46
Route vrijhouden
4 personen
47
Achterblijvers opvangen
2 personen
48
Foto's maken
49
Deelnemers terugontvangen
4 personen
50
Warme soep serveren
4 personen
51
Warme dranken serveren
3 personen
52
Broodjes en koek serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Lantaarns inzamelen
3 personen
56
Muziek verzorgen
57
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Verkeershekken verwijderen
4 personen
59
Routeborden verwijderen
3 personen
60
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
61
Partytenten afbreken
4 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Afval sorteren
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Keukenmateriaal afwassen
3 personen
67
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
71
Vermiste spullen registreren
72
Route controleren op afval
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkleedhoezenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Decoratie

Sint-Maartensvlaggenaantal 10
Papieren slingersaantal 12
Papieren sterrenaantal 40
Lantaarnsaantal 120
Lantaarnstokkenaantal 120
LED-theelichtjesaantal 150
Reflecterende lintenaantal 30
Pijlen voor routebordenaantal 20
Krijtbordstandaardsaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Werklampenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 3

Keuken

Grote soeplepelsaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Servies

Soepkommenaantal 130
Mokkenaantal 130
Waterglazenaantal 130
Theelepelsaantal 130
Soepkommenbakkenaantal 4

Catering

Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermosbekersaantal 20
Boodschappen

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampenaantal 10
EHBO-dozenaantal 2
Branddekensaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 8
Opbergbakkenaantal 12

Tips

Leg route en locaties eerst vast en dien de vergunning of melding daarna in. Controleer kruisingen, donkere stukken en plekken waar kinderen kunnen afslaan; plaats routepijlen en reflecterende linten vóór de deelnemers arriveren.
Reken vrijwilligers niet alleen voor de optocht, maar ook voor opbouw, lantaarns uitdelen, catering en opruimen. Koppel begeleiders vooraf aan routegedeelten en geef verkeersbegeleiders een korte instructie met hun positie en vertrektijd.
Test verlichting, speakers, microfoons, portofoons en de megafoon uiterlijk een dag eerder. Laad powerbanks op, leg verlengkabels en kabelhaspels klaar en controleer of kabels geen looproute kruisen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bereken soep en drank op basis van het definitieve aantal deelnemers. Zet houdbare voorraad eerder klaar, koel dranken op tijd en bereid de soepbasis voordat de opbouw begint.
Maak voor de laatste week een controlelijst met route-informatie, programma, naamkaartjes en lantaarns. Druk programma en tijden af, bereid het uitdeelpunt voor en controleer de weersverwachting opnieuw op de dag zelf.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een Sint-Maartensoptocht aanvragen?: Vraag de vergunning of doe de melding zodra datum en route vaststaan. Houd rekening met een verwerkingstermijn van meerdere weken; controleer de termijn bij je gemeente voordat je uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sint-Maartensoptocht?: Plan minimaal één begeleider per belangrijk routegedeelte en aparte mensen voor start, einde, lantaarns en catering. Tel daarnaast minstens twee personen voor opbouw en twee voor afbouw, zodat deze taken niet tijdens de optocht blijven liggen.
Wanneer controleer ik de route van een Sint-Maartensoptocht?: Controleer de route eerst bij het vastleggen en nogmaals in de week voor de optocht. Loop haar bovendien op de dag zelf vóór vertrek na, vooral op verlichting, afzettingen, routeborden en obstakels.
Hoe ver van tevoren moet ik de lantaarns en catering regelen?: Inventariseer lantaarns, lantaarnstokken en LED-theelichtjes minstens twee weken vooraf en controleer ze uiterlijk één dag eerder. Bereken catering na de sluiting van de aanmeldingen, maar zet houdbare voorraad en servies al eerder klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.