Einen Sankt-Martins-Umzug organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Sankt-Martins-Umzug müssen Laternen, Route, Musik, Helfer und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Strecke und den nötigen Meldungen. Danach planst du Betreuung, Verkehrssicherheit und den Ablauf an Start- und Endlocation. Die letzten Tage gehören den Laternen, der Technik, dem Einkauf und einem Wetterplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigung und Meldung beantragen
- 3
Start- und Endlocation bestätigen
- 4
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Freiwillige anmelden
2 Personen
- 9
Betreuer den Routen zuordnen
2 Personen
- 10
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 11
Tische und Stühle reservieren
- 12
Laternen und Lichter prüfen
2 Personen
- 13
Tonanlage testen
2 Personen
- 14
Wettervorhersage prüfen
- 15
Routeninformationen verteilen
2 Personen
- 16
Verkehrshelfer einweisen
3 Personen
- 17
Programm und Zeiten ausdrucken
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Vorbereiten, Laternen zu verteilen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 23
Suppenbasis vorbereiten
3 Personen
- 24
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 25
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 26
Verkehrsbarrieren aufstellen
4 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
3 Personen
- 29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Lichterketten aufhängen
3 Personen
- 32
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 34
Suppe auf Temperatur bringen
3 Personen
- 35
Ausgabestelle einrichten
3 Personen
- 36
Erste-Hilfe-Kasten bereitlegen
- 37
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Event
- 38
Betreuer anmelden
2 Personen
- 39
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 40
Laternen verteilen
4 Personen
- 41
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
- 42
Den Umzug starten lassen
4 Personen
- 43
Spitze begleiten
3 Personen
- 44
Nachhut begleiten
3 Personen
- 45
Kreuzungen absichern
6 Personen
- 46
Route freihalten
4 Personen
- 47
Verbliebene betreuen
2 Personen
- 48
Fotos machen
- 49
Teilnehmer wieder in Empfang nehmen
4 Personen
- 50
Heiße Suppe servieren
4 Personen
- 51
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 52
Brötchen und Kekse servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Laternen einsammeln
3 Personen
- 56
Musik organisieren
- 57
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
- 59
Wegweiser entfernen
3 Personen
- 60
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
- 61
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 62
Dekoration entfernen
3 Personen
- 63
Geschirr sammeln
3 Personen
- 64
Abfall trennen
3 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
- 67
Tonausrüstung einpacken
2 Personen
- 68
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 70
Restbestand einlagern
2 Personen
- 71
Vermisste Gegenstände erfassen
- 72
Route auf Müll kontrollieren
3 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- TischdeckenhussenAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
Dekoration
- Sankt-Martins-FlaggenAnz. 10
- PapiergirlandenAnz. 12
- PapiersterneAnz. 40
- LaternenAnz. 120
- LaternenstangenAnz. 120
- LED-TeelichterAnz. 150
- Reflektierende BänderAnz. 30
- Pfeile für WegweiserAnz. 20
- KreidetafelständerAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- ArbeitslampenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 3
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Musikplayer
- FunkgeräteAnz. 8
- Megafon
- PowerbanksAnz. 6
- LadekabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- SuppenkesselAnz. 3
Küche
- Große SuppenkellenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
Geschirr
- SuppenschalenAnz. 130
- TassenAnz. 130
- WassergläserAnz. 130
- TeelöffelAnz. 130
- SuppenschalenAnz. 4
Catering
- ServiertablettsAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ThermobecherAnz. 20
- Einkäufe
Sicherheit
- VerkehrsbarrierenAnz. 12
- WarnwestenAnz. 20
- TaschenlampenAnz. 10
- Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
- LöschdeckenAnz. 2
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandfegerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungsschwämmeAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Tipps
- Lege Route, Start- und Endlocation mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke anschließend bei Tageslicht und im Dunkeln auf Engstellen, schlecht beleuchtete Abschnitte und sichere Sammelpunkte.
- Beantrage Genehmigungen und Meldungen frühzeitig und plane für Verkehrshelfer mindestens eine Einweisung 7 Tage vor dem Umzug ein. Weise Betreuer festen Streckenabschnitten zu, statt die Zuständigkeit erst am Veranstaltungstag zu klären.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 10 bis 14 Tage vorher. So kannst du Suppenmengen, Getränke, Sitzplätze und die Zahl der Laternen besser berechnen.
- Teste Tonanlage, Funkmikrofone, Lautsprecher und Funkgeräte 3 bis 5 Tage vorher am tatsächlichen Veranstaltungsort. Lade Powerbanks und Geräte vollständig und lege Ersatz-Ladekabel sowie Arbeitslampen bereit.
- Bereite am Vortag Wegweiser, Routeninformationen, Namensschilder und Laternen zur Ausgabe vor. Kaufe haltbare Vorräte früher ein, kühle Getränke rechtzeitig und bringe Suppenbasis, Tische und Technik gesammelt zur Location.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Sankt-Martins-Umzug anmelden?
- Kümmere dich mindestens 6 bis 8 Wochen vorher um Genehmigung und Meldung. Bei einer öffentlichen Route oder notwendigen Verkehrshelfern solltest du die zuständige Stelle noch früher kontaktieren.
- Wie viele Helfer braucht ein Sankt-Martins-Umzug?
- Plane für jeden wichtigen Streckenabschnitt mindestens eine betreuende Person und zusätzlich Verkehrshelfer an Kreuzungen oder Engstellen ein. Die genaue Zahl hängt von der Routenlänge, der Teilnehmerzahl und den örtlichen Vorgaben ab.
- Wann sollte man die Route für den Sankt-Martins-Umzug festlegen?
- Die Route sollte 6 bis 8 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Genehmigung, Sicherheitsprüfung und Informationen an Familien rechtzeitig erfolgen können. Prüfe sie spätestens eine Woche vorher noch einmal vor Ort.
- Wie viel Verpflegung braucht man beim Sankt-Martins-Umzug?
- Berechne die Mengen nach bestätigten Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Getränke solltest du für die Ausgabe vollständig einplanen und haltbare Vorräte vor dem Veranstaltungstag bereitstellen.
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