Cómo organizar un Desfile de San Martín paso a paso

Organizar un Desfile de San Martín empieza mucho antes de preparar los farolillos. Primero se fijan la fecha, la ruta y los puntos de salida y llegada; después se tramitan los permisos, se forman los equipos y se calcula la comida. La seguridad de la marcha, la iluminación y la comunicación requieren comprobaciones específicas. El día del desfile, la sopa, las bebidas, las señales y el sonido deben estar listos antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Solicitar el permiso y la notificación
3
Confirmar lugar de salida y llegada
4
Comprobar la ruta por seguridad
3 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Inscribir voluntarios
2 personas
9
Asignar acompañantes a la ruta
2 personas
10
Calcular las cantidades de catering
2 personas
11
Reservar mesas y sillas
12
Comprobar faroles y luces
2 personas
13
Probar el equipo de sonido
2 personas
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Distribuir la información de la ruta
2 personas
16
Instruir a los controladores de tráfico
3 personas
17
Imprimir programa y horarios
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Preparar la entrega de farolillos
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
23
Preparar la base de la sopa
3 personas
24
Llevar materiales al lugar
4 personas
25
Colocar señales de ruta
3 personas
26
Colocar las barreras de tráfico
4 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Montar las carpas
4 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colgar las guirnaldas de luces
3 personas
32
Montar el sistema de sonido
2 personas
33
Preparar café y té
3 personas
34
Calentar la sopa
3 personas
35
Montar el punto de entrega
3 personas
36
Preparar el botiquín de primeros auxilios
37
Montar la mesa de inscripción
2 personas

Evento

38
Registrar a los acompañantes
2 personas
39
Recepción de participantes
4 personas
40
Repartir farolillos
4 personas
41
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
42
Hacer salir el desfile
4 personas
43
Acompañar al grupo de cabeza
3 personas
44
Acompañar al grupo de retaguardia
3 personas
45
Asegurar los cruces
6 personas
46
Mantener libre la ruta
4 personas
47
Atender a los rezagados
2 personas
48
Tomar fotos
49
Recibir de vuelta a los participantes
4 personas
50
Servir sopa caliente
4 personas
51
Servir bebidas calientes
3 personas
52
Servir bocadillos y galletas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Recoger faroles
3 personas
56
Proporcionar la música
57
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

58
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
59
Retirar los carteles de ruta
3 personas
60
Recoger las mesas y sillas
4 personas
61
Desmontar las carpas
4 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Recoger la vajilla
3 personas
64
Clasificar residuos
3 personas
65
Limpiar el lugar
4 personas
66
Lavar el material de cocina
3 personas
67
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
68
Devolver los materiales
3 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Guardar el stock restante
2 personas
71
Registrar los objetos perdidos
72
Comprobar la ruta en busca de basura
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Fundas para mantelescant. 8
Percheroscant. 2

Decoración

Banderas de San Martíncant. 10
Guirnaldas de papelcant. 12
Estrellas de papelcant. 40
Farolescant. 120
Bastones de linternacant. 120
Velitas LEDcant. 150
Cintas reflectantescant. 30
Flechas para señales de rutacant. 20
Atriles para pizarrascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de trabajocant. 4
Cables alargadorescant. 6
Enrollacablescant. 3

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Reproductor de música
Walkie-talkiescant. 8
Megáfono
Baterías externascant. 6
Cables de cargacant. 8
Regletascant. 6
Termoscant. 8
Ollas para sopacant. 3

Cocina

Cucharones grandes para sopacant. 4
Cucharonescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4

Vajilla

Tazones para sopacant. 130
Tazascant. 130
Vasos para aguacant. 130
Cucharillascant. 130
Tazones para sopacant. 4

Catering

Bandejas de serviciocant. 8
Cestas de pancant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Vasos térmicoscant. 20
Compras

Seguridad

Vallas de tráficocant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 10
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas ignífugascant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Esponjas de limpiezacant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Consejos

Cierra la fecha y la ruta antes de abrir las inscripciones. Solicita el permiso y envía la notificación con varias semanas de margen, porque cualquier cambio posterior afecta a voluntarios, acompañantes y señales.
Haz una comprobación completa de la ruta al menos 7 días antes. Revisa cruces, zonas oscuras, puntos estrechos y lugares donde colocar flechas, cintas reflectantes y controladores de tráfico.
Organiza las inscripciones junto con las preferencias dietéticas y los voluntarios. Asigna un acompañante a cada tramo de la ruta y entrega a los controladores instrucciones claras sobre sus puestos y horarios.
Prueba el sonido, los walkie-talkies, las luces y las baterías el día anterior. Comprueba también los alargadores, las regletas y los enrollacables; una prueba rápida en casa no detecta siempre los problemas del lugar.
Prepara con antelación la base de la sopa y las provisiones no perecederas, pero enfría las bebidas y termina de montar las mesas, sillas, termos y ollas el mismo día. Lleva los materiales al lugar con tiempo suficiente para colocar las señales antes de la salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Desfile de San Martín?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha y ruta, solicitar permisos y reservar mesas, sillas y carpas. Deja la comprobación final de seguridad y el pronóstico para los 7 días previos.
¿Cuándo se debe comprobar la ruta del desfile?: Haz una primera revisión al cerrar la ruta y otra inspección completa 7 días antes. Vuelve a recorrerla el mismo día si ha llovido, hay obras o se esperan cambios de luz y tráfico.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Desfile de San Martín?: Calcula al menos un responsable por cada cruce o punto de control y un acompañante por cada tramo de la ruta. Añade 2 personas para la salida, 2 para la llegada y 2 para la entrega de farolillos y la comida.
¿Cuándo hay que preparar la sopa y las bebidas?: Prepara la base de la sopa y las provisiones no perecederas el día anterior. Enfría las bebidas entre 6 y 12 horas antes y monta las ollas, termos, mesas y cucharones antes de que comience el desfile.

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