Organiser un défilé de la Saint-Martin étape par étape

Un défilé de la Saint-Martin se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un accueil chaleureux à l’arrivée. Commencez par fixer la date, le trajet et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’encadrement et la circulation doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite seulement, prévoyez les lanternes, le son, la soupe et les quantités nécessaires pour les participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander l'autorisation et la déclaration
3
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
4
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Inscrire les bénévoles
2 personnes
9
Affecter des accompagnateurs au parcours
2 personnes
10
Calculer les quantités de catering
2 personnes
11
Réserver des tables et des chaises
12
Vérifier les lanternes et les lumières
2 personnes
13
Tester le matériel sonore
2 personnes
14
Vérifier les prévisions météo
15
Diffuser les informations de l’itinéraire
2 personnes
16
Briefer les agents de circulation
3 personnes
17
Imprimer le programme et les horaires
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Préparer la distribution des lanternes
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
23
Préparer la base de soupe
3 personnes
24
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
25
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
26
Installer des barrières de circulation
4 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer les guirlandes lumineuses
3 personnes
32
Installer le système son
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
3 personnes
34
Réchauffer la soupe
3 personnes
35
Aménager le point de distribution
3 personnes
36
Préparer la trousse de premiers secours
37
Installer la table d’inscription
2 personnes

Événement

38
Inscrire les accompagnateurs
2 personnes
39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Distribuer les lanternes
4 personnes
41
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
42
Faire partir le défilé
4 personnes
43
Accompagner l’avant-garde
3 personnes
44
Encadrer la fin de course
3 personnes
45
Sécuriser les croisements
6 personnes
46
Dégager le parcours
4 personnes
47
Prendre en charge les retardataires
2 personnes
48
Prendre des photos
49
Raccueillir les participants
4 personnes
50
Servir de la soupe chaude
4 personnes
51
Servir des boissons chaudes
3 personnes
52
Servir des sandwichs et des biscuits
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Collecter les lanternes
3 personnes
56
Fournir la musique
57
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

58
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
59
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
60
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Trier les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Laver le matériel de cuisine
3 personnes
67
Ranger le matériel audio
2 personnes
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Enregistrer les objets perdus
72
Vérifier la route pour les déchets
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Housses de nappesqté 8
Portantsqté 2

Décoration

Drapeaux de la Saint-Martinqté 10
Guirlandes en papierqté 12
Étoiles en papierqté 40
Lanternesqté 120
Bâtons de lanternesqté 120
Bougies chauffe-plat LEDqté 150
Rubans réfléchissantsqté 30
Flèches pour les panneaux d’orientationqté 20
Présentoirs à ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de chantierqté 4
Rallongesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Multiprisesqté 6
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3

Cuisine

Grandes louchesqté 4
Louchesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Vaisselle

Bol à soupeqté 130
Tassesqté 130
Verres à eauqté 130
Cuillères à caféqté 130
Paniers à bols à soupeqté 4

Catering

Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 4
Mugs isothermesqté 20
Courses

Sécurité

Barrières de circulationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 10
Trousse de premiers secoursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 8
Bacs de rangementqté 12

Conseils

Définissez le parcours au moins 6 à 8 semaines avant le défilé. Vérifiez les traversées, les passages étroits et les points où des accompagnateurs devront guider le groupe.
Déposez la demande d’autorisation et la déclaration avant d’envoyer les invitations. Indiquez clairement les horaires, le nombre attendu de participants et le trajet prévu.
Prévoyez un accompagnateur pour chaque zone sensible du parcours et briefez les agents de circulation le jour même. Distribuez les talkies-walkies, le mégaphone et les consignes avant le départ.
Testez les lanternes, les bâtons, les bougies LED et tout le matériel sonore avant l’installation. Chargez les batteries externes et prévoyez des rallonges adaptées pour éviter une panne au moment du défilé.
Calculez les boissons et la soupe à partir des inscriptions, puis ajoutez une marge de 10 à 15 %. Refroidissez les boissons à l’avance et préparez la base de soupe avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un défilé de la Saint-Martin ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le parcours, les bénévoles et la circulation prennent généralement plus de temps que l’achat des décorations et des provisions.
Quand envoyer les invitations pour un défilé de la Saint-Martin ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant le défilé, après avoir confirmé l’itinéraire et les horaires. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour connaître les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour encadrer le parcours ?: Prévoyez au minimum un accompagnateur par point sensible et un responsable pour chaque groupe d’environ 20 à 25 participants. Ajoutez 2 personnes pour l’installation, la distribution des lanternes et l’accueil à l’arrivée.
Quand vérifier la météo et préparer la soupe ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin du défilé. Préparez la base de soupe le jour même ou la veille selon la recette, et gardez-la chaude dans des marmites ou des thermos jusqu’à l’arrivée.

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