Zo organiseer je een singer-songwriteravond

Een singer-songwriteravond staat of valt met een strak programma en goed geteste techniek. Leg eerst de artiesten en locatie vast, bepaal daarna de speelvolgorde en informeer bezoekers over aanvang en duur. Plan op de dag zelf ruim tijd voor het aansluiten van speakers, microfoons, DI-boxen en verlichting. Vergeet ook de praktische details niet: water voor artiesten, gekoelde dranken, zitplaatsen en een rustige soundcheck voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Artiesten vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Programma samenstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Artiesteninformatie delen
8
Techniek testen
2 personen
9
Reserveringen bevestigen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimte ventileren
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Podiumhoek inrichten
2 personen
19
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Decoratie ophangen
2 personen
22
Catering klaarzetten
3 personen

Event

23
Artiesten ontvangen
2 personen
24
Soundcheck begeleiden
2 personen
25
Bezoekers ontvangen
3 personen
26
Programma aankondigen
27
Optredens begeleiden
2 personen
28
Hapjes serveren
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Artiesten verzorgen
31
Afscheid van bezoekers
2 personen

Nazorg

32
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
33
Servies afwassen
3 personen
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Ruimte schoonmaken
3 personen
36
Meubilair terugplaatsen
3 personen
37
Apparatuur retourneren
2 personen
38
Decoratie opruimen
2 personen
39
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-boxenaantal 3
XLR-kabelsaantal 6
Instrumentkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Gitaarkrukkenaantal 3
Muzieklessenaarsaantal 3
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Kabelgotenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 4

Decoratie

Podiumkleed
Menukaartenaantal 8
Artiestenbordjesaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de soundcheck minimaal 90 minuten voor de deuren opengaan. Test per artiest de microfoon, instrumentkabels, DI-box, monitorvolume en eventuele reservebatterijen.
Zet het programma op tijd vast en houd per optreden 5 tot 10 minuten wisseltijd aan. Zo loopt de avond niet uit wanneer een instrument of microfoon moet worden omgezet.
Richt de podiumhoek in vóór de artiesten arriveren: plaats gitaarkrukken, muzieklessenaars, microfoonstandaards en kabelgoten alvast op hun plek. Kabels die over looppaden lopen zorgen snel voor struikelgevaar.
Vraag dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf uit en controleer daarna de boodschappenlijst. Zet waterglazen en dranken klaar voor de artiesten, plus voldoende kopjes, borden en bestek voor de catering.
Open de locatie minstens 2 uur vóór aanvang. Ventileer de ruimte, zet tafels en stoelen neer, hang sfeerverlichting op en bevestig reserveringen voordat je de bezoekers ontvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een singer-songwriteravond organiseren?: Leg artiesten en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de avond en verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor een soundcheck?: Reken op 15 tot 20 minuten per artiest en plan daarnaast minimaal 20 minuten voor een gezamenlijke eindtest. Met drie artiesten begin je dus ongeveer 90 minuten voor de deuren opengaan.
Hoeveel artiesten passen er op één avond?: Voor een avond van ongeveer 3 uur zijn 3 tot 4 artiesten meestal werkbaar. Plan per optreden 30 tot 45 minuten en houd 5 tot 10 minuten wisseltijd aan, naast een pauze van circa 20 minuten.
Wat moet je klaarzetten voor een singer-songwriteravond?: Zorg minimaal voor actieve speakers, een mengpaneel, microfoons, standaards, DI-boxen, XLR- en instrumentkabels, verlengkabels en stekkerdozen. Leg ook waterglazen, verlichting, stoelen en reservebatterijen klaar voordat de soundcheck begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.