Singer-Songwriter-Abend organisieren: der Ablauf
Beginne bei einem Singer-Songwriter-Abend mit der Künstlerin oder dem Künstler und der Location, nicht mit der Dekoration. Danach legst du Programm, Einladungen und Anmeldungen fest und klärst frühzeitig die technischen Anforderungen. Plane am Veranstaltungstag zuerst Raum und Bühne, dann Technik und Soundcheck; Getränke und Snacks kommen parallel dazu. Viele Probleme entstehen, weil Informationen zur Ausstattung, Ernährungswünsche oder ein verlässlicher Zeitplan zu spät weitergegeben werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Künstler festlegen
- 2
Location reservieren
- 3
Programm zusammenstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Künstlerinformationen teilen
- 8
Technik testen
2 Personen
- 9
Reservierungen bestätigen
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
2 Personen
- 13
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 14
Location öffnen
2 Personen
- 15
Raum lüften
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
- 19
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 20
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Catering bereitstellen
3 Personen
Event
- 23
Künstler empfangen
2 Personen
- 24
Soundcheck begleiten
2 Personen
- 25
Besucher empfangen
3 Personen
- 26
Programm ankündigen
- 27
Auftritte betreuen
2 Personen
- 28
Snacks servieren
3 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 30
Künstler betreuen
- 31
Verabschiedung der Besucher
2 Personen
Nachbereitung
- 32
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 33
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 34
Abfall sammeln
2 Personen
- 35
Raum reinigen
3 Personen
- 36
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 37
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 38
Dekoration aufräumen
2 Personen
- 39
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 3
- XLR-KabelAnz. 6
- InstrumentenkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- GitarrenhockerAnz. 3
- NotenpulteAnz. 3
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 8
Geschirr
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- ScherenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ZangenAnz. 4
Dekoration
- Bühnenbelag
- SpeisekartenAnz. 8
- Künstler-SchilderAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre spätestens 3 Wochen vorher, welche Instrumente, Mikrofone, DI-Boxen und Anschlüsse benötigt werden. Teile diese Informationen an die Location weiter und teste die Tontechnik nicht erst kurz vor dem Einlass.
- Lege das Programm mit festen Anfangs- und Pausenzeiten fest. Für einen Abend mit zwei Auftritten sind beispielsweise 45 Minuten Musik, 15 Minuten Pause und weitere 45 Minuten Musik gut planbar.
- Schließe den Soundcheck mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ab. Plane zusätzlich 15 Minuten für Rückkopplungen, fehlende Kabel oder den Austausch von Ersatzbatterien ein.
- Bestätige Reservierungen und Anmeldungen 3 bis 5 Tage vorher und erfasse dabei Ernährungswünsche. So kannst du Snacks, Teller, Besteck und Getränke passend einkaufen, statt am Veranstaltungstag nachzukaufen.
- Öffne und lüfte die Location etwa 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Stühle, Tische und den Bühnenbereich auf, verlege Kabel in Kabelkanälen und richte anschließend Beleuchtung, Catering und Empfang ein.
Häufige Fragen
- Wie viel Zeit braucht man, um einen Singer-Songwriter-Abend zu organisieren?
- Rechne mit 3 bis 4 Wochen Vorlauf. Die Künstlerin oder den Künstler und die Location solltest du zuerst festlegen; Einladungen, Anmeldungen und Technik folgen danach.
- Wann sollte der Soundcheck bei einem Singer-Songwriter-Abend stattfinden?
- Der Soundcheck sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen und etwa 30 bis 45 Minuten dauern. Halte weitere 15 Minuten als Puffer für Kabel, Mikrofone oder Rückkopplungen frei.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Singer-Songwriter-Abend?
- Plane für die ersten 2 Stunden etwa 2 bis 3 Getränke pro Person, danach ungefähr 1 Getränk pro weiterer Stunde. Zusätzlich sollte pro Person mindestens 0,5 Liter Wasser bereitstehen.
- Was muss man Künstlern vor dem Auftritt mitteilen?
- Schicke spätestens 7 Tage vorher Adresse, Ankunftszeit, Auftrittsdauer, Pausen, Bühnenmaße und vorhandene Technik. Bitte um eine Liste der benötigten Anschlüsse und Instrumentenkabel, damit der Soundcheck vorbereitet werden kann.
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