Organiser une soirée singer-songwriter, étape par étape

Une soirée singer-songwriter repose sur une succession précise : confirmer les artistes et le lieu, construire un programme réaliste, puis gérer les inscriptions et les besoins alimentaires. La technique mérite une vraie répétition, surtout avec les microphones, boîtiers DI, câbles et retours audio. Le jour même, prévoyez du temps pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’espace scénique et accueillir les artistes avant les balances. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis qui retardent le premier morceau.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver les artistes
2
Réserver le lieu
3
Établir le programme
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Partager les informations sur les artistes
8
Tester la technique
2 personnes
9
Confirmer les réservations
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Ouvrir le lieu
2 personnes
15
Aérer la salle
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
3 personnes
18
Aménager le coin scène
2 personnes
19
Raccorder le matériel audio
2 personnes
20
Installer l'éclairage
2 personnes
21
Installer la décoration
2 personnes
22
Mettre en place le service traiteur
3 personnes

Événement

23
Accueillir les artistes
2 personnes
24
Animer les balances
2 personnes
25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
26
Annoncer le programme
27
Accompagner les spectacles
2 personnes
28
Servir des amuse-bouches
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
S’occuper des artistes
31
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes

Suivi

32
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
33
Faire la vaisselle
3 personnes
34
Rassembler les déchets
2 personnes
35
Nettoyer l’espace
3 personnes
36
Remettre le mobilier en place
3 personnes
37
Retourner le matériel
2 personnes
38
Ranger la décoration
2 personnes
39
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 3
Câbles XLRqté 6
Câbles d'instrumentsqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Tabourets de guitareqté 3
Pupitres de musiqueqté 3
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Goulottes de câblesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4

Décoration

Revêtement de scène
Cartes de menuqté 8
Panneaux d'artisteqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez l’heure d’ouverture, le début des concerts et les éventuelles pauses. Prévoyez une marge d’au moins 15 minutes entre deux passages pour les changements d’instruments et de microphones.
Ne faites pas le test technique le jour de l’événement au dernier moment. Vérifiez chaque microphone, boîtier DI, câble XLR, câble d’instrument et rallonge, puis gardez des piles de rechange à portée de main.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant les courses. Pour les boissons, prévoyez notamment les verres à eau, verres à vin et tasses à café en fonction du nombre confirmé, avec une petite réserve pour les invités de dernière minute.
Accueillez les artistes assez tôt pour les balances : comptez au moins 60 minutes avant l’arrivée du public si plusieurs chanteurs ou instruments doivent être réglés. Préparez les tabourets de guitare, pupitres et pieds de micro avant leur arrivée.
Ne gardez pas l’installation de la salle pour la dernière demi-heure. Installez d’abord les chaises et les tables, puis la scène, l’éclairage, les câbles protégés et le service traiteur ; les boissons peuvent ensuite rester au frais dans les glacières jusqu’à l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser une soirée singer-songwriter ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour réserver les artistes et le lieu, établir le programme et envoyer les invitations. Gardez les derniers 3 jours pour confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires et la liste des courses.
À quelle heure les artistes doivent-ils arriver pour une soirée singer-songwriter ?: Demandez-leur d’arriver au moins 60 minutes avant l’ouverture au public pour installer les instruments et faire les balances. Ajoutez 30 minutes si plusieurs artistes partagent la table de mixage ou la scène.
Quand faire les balances pour une soirée singer-songwriter ?: Faites les balances avant l’arrivée des visiteurs, idéalement entre 60 et 90 minutes avant le début du programme. Testez chaque voix, instrument, boîtier DI et retour séparément, puis vérifiez le volume de la musique d’ambiance.
Combien de boissons prévoir pour une soirée singer-songwriter ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Refroidissez-les au moins 4 heures à l’avance et gardez une réserve dans les glacières pour le service.

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