Zo organiseer je een singer-songwriteravond

Begin met de artiest en de technische eisen, niet met de decoratie. Bevestig eerst wie optreedt, welke instrumenten en aansluitingen nodig zijn en reserveer de geluidset. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen en catering, zodat je aantallen op tijd vaststaan. Op de dag zelf bouw je eerst de ruimte en techniek op, gevolgd door een geluidscheck voordat gasten binnenkomen. Vooral kabels, dieetopties, locatiesleutels en voldoende tijd voor de soundcheck worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Artiestgegevens bevestigen
2
Geluidset reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cateringhoeveelheden berekenen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Reserveringen bevestigen
9
Programma afdrukken
10
Artiestenintroducties schrijven
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Dieetopties apart verpakken
2 personen
15
Apparatuur opladen
16
Locatiesleutels ophalen
17
Ruimte controleren
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen klaarzetten
3 personen
20
Podiumzone vrijmaken
2 personen
21
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
22
Microfoons aansluiten
2 personen
23
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
24
Verlichting opstellen
2 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Bar en buffet inrichten
3 personen
27
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
28
Hapjes uitstallen
3 personen
29
Programma's neerleggen
30
Inkomstruimte controleren
2 personen

Event

31
Artiest ontvangen
32
Artiest begeleiden naar podium
33
Gasten ontvangen
3 personen
34
Dranken serveren
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Openingswoord verzorgen
37
Eerste set begeleiden
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
40
Tweede set begeleiden
41
Publieksvragen begeleiden
42
Laatste set begeleiden
43
Afscheid en bedankwoord
44
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

45
Overgebleven eten verpakken
2 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Servies verzamelen
3 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
50
Ruimte schoonmaken
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Decoratie verwijderen
2 personen
53
Geleende spullen sorteren
2 personen
54
Apparatuur retourneren
2 personen
55
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Barkrukkenaantal 4
Buffettafelsaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 30
Besteksetsaantal 60
Serveerplateausaantal 8
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Zangmicrofoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
DI-box
XLR-kabelsaantal 4
Instrumentkabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Gitaarkruk
Pupitresaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Podiumachterdoek
Bloemstukkenaantal 4
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Servertangenaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Bezem en blik
Dweil en emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck minimaal 90 minuten vóór de ontvangst. Controleer met de artiest de zangmicrofoons, DI-box, instrumentkabels en het volume in de hele ruimte.
Leg de opbouwvolgorde vooraf vast: eerst tafels en stoelen, daarna de podiumzone, verlichting en geluidsinstallatie. Zo voorkom je dat kabels later onder meubilair door moeten.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vóór de avond. Verpak dieetopties apart en label ze, zodat catering of bediening niet hoeft te raden.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet waterglazen klaar op de tafels. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna gericht bij.
Houd voor de artiestenintroducties en het programma één korte versie bij de hand. Print het programma vóór de gasten arriveren en controleer tegelijk de locatiesleutels, opgeladen apparatuur en reservekabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een singer-songwriteravond organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de artiest, locatie en geluidset. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 3 dagen vóór het evenement.
Hoeveel tijd heb je nodig om een singer-songwriteravond op te bouwen?: Reken op 3 tot 4 uur voor ruimte, decoratie, verlichting en geluid. Plan daarna minimaal 90 minuten voor de geluidscheck en kleine aanpassingen.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien voor een singer-songwriteravond?: Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen. Voor een avond van 3 uur komt dat meestal neer op 4 tot 6 drankjes per gast, afhankelijk van koffie, water en alcoholvrije opties.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk de definitieve lijst uiterlijk 3 dagen vóór de avond. Houd de aangepaste hapjes apart verpakt en herkenbaar gelabeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.