Organiser une soirée singer-songwriter, étape par étape

Une soirée singer-songwriter repose sur une préparation précise, surtout pour l’accueil des artistes et la qualité du son. Commencez par confirmer leurs horaires, leurs besoins techniques et le déroulé des passages, puis ouvrez les inscriptions. En parallèle, dimensionnez le catering selon les réponses reçues et vérifiez les réservations. Le jour même, prévoyez assez de temps pour récupérer les clés, dégager la scène, installer la sonorisation et faire une vraie balance avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer les informations des artistes
2
Réserver la sono
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Calculer les quantités de catering
7
Vérifier la liste des courses
8
Confirmer les réservations
9
Imprimer le programme
10
Rédiger les présentations des artistes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Emballer séparément les options diététiques
2 personnes
15
Recharger les appareils
16
Récupérer les clés du lieu
17
Vérifier l’espace
2 personnes
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Dégager la zone du podium
2 personnes
21
Installer le système de sonorisation
2 personnes
22
Brancher les microphones
2 personnes
23
Effectuer la vérification du son
2 personnes
24
Installer l'éclairage
2 personnes
25
Installer la décoration
2 personnes
26
Installer le bar et le buffet
3 personnes
27
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
28
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
29
Déposer les programmes
30
Vérifier l’espace d’accueil
2 personnes

Événement

31
Accueillir l'artiste
32
Accompagner l’artiste jusqu’à la scène
33
Accueillir les invités
3 personnes
34
Servir les boissons
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
36
Faire le discours d’ouverture
37
Encadrer le premier set
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
40
Animer la deuxième manche
41
Animer les questions du public
42
Accompagner le dernier set
43
Discours d’adieu et de remerciement
44
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

45
Emballer les restes
2 personnes
46
Éteindre l’équipement
2 personnes
47
Rassembler la vaisselle
3 personnes
48
Rassembler les déchets
2 personnes
49
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
50
Nettoyer l’espace
3 personnes
51
Faire la vaisselle
2 personnes
52
Retirer la décoration
2 personnes
53
Trier les objets empruntés
2 personnes
54
Retourner le matériel
2 personnes
55
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Tabourets de barqté 4
Tables de buffetqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Petits bolsqté 30
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtier DI
Câbles XLRqté 4
Câbles d'instrumentsqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Tabouret de guitare
Pupitresqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Fond de scène
Compositions floralesqté 4
Pupitres de programmeqté 4

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Balai et pelle
Serpillière et seau

Catering

Courses

Conseils

Confirmez les informations de chaque artiste au moins 10 jours avant la soirée : heure d’arrivée, durée du passage, instruments utilisés et besoins en microphones, câbles ou boîtier DI.
Traitez les inscriptions avant de calculer le catering. Prévoyez une portion par personne inscrite, puis emballez séparément les options alimentaires pour éviter les erreurs au buffet.
Bloquez au minimum 2 heures avant l’ouverture des portes pour récupérer les clés, vérifier l’espace, installer les tables et les chaises, puis dégager complètement la zone du podium.
Faites la balance après avoir branché les microphones et les instruments, avec chaque artiste présent. Gardez 30 minutes de marge pour remplacer un câble, déplacer un pied de micro ou régler un retour.
Ne gardez pas les dernières courses pour le jour même : achetez les boissons et les encas la veille, puis mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée singer-songwriter ?: Prévoyez environ 2 heures pour l’installation et 30 à 45 minutes supplémentaires pour la balance. Ajoutez une marge de 30 minutes si plusieurs artistes partagent la table de mixage ou changent d’instrument.
Quand confirmer les artistes pour une soirée singer-songwriter ?: Confirmez les horaires, le programme et les besoins techniques 7 à 10 jours avant l’événement. Faites une dernière vérification 48 heures avant, notamment pour les câbles, microphones et instruments apportés.
Combien de boissons prévoir pour les invités ?: Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson supplémentaire par heure. Réservez aussi une carafe d’eau accessible dès l’accueil et pendant les concerts.
Quand faire la balance avant le début de la soirée ?: Faites-la après l’installation complète de la sonorisation et au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Chaque chanteur doit tester son microphone avec son instrument dans les conditions réelles de la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.