Singer-Songwriter-Abend organisieren: der richtige Ablauf
Ein Singer-Songwriter-Abend gelingt, wenn Künstlerbetreuung, Technik und Bewirtung in der richtigen Reihenfolge vorbereitet werden. Bestätige zuerst die Künstlerdaten und reserviere die Tonanlage, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Berechnung der Cateringmengen. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Raumkontrolle, Aufbau, Beleuchtung und Soundcheck – besonders dann, wenn mehrere Mikrofone oder Instrumente angeschlossen werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Künstlerdaten bestätigen
- 2
Tonanlage reservieren
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Cateringmengen berechnen
- 7
Einkaufsliste prüfen
- 8
Reservierungen bestätigen
- 9
Programm drucken
- 10
Künstler-Ansagen schreiben
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
2 Personen
- 13
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 14
Diätoptionen separat verpacken
2 Personen
- 15
Geräte aufladen
- 16
Standortschlüssel abholen
- 17
Raum kontrollieren
2 Personen
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
- 21
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 22
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 23
Soundcheck durchführen
2 Personen
- 24
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 26
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
- 27
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 28
Snacks auslegen
3 Personen
- 29
Programme auslegen
- 30
Eingangsbereich prüfen
2 Personen
Event
- 31
Künstler empfangen
- 32
Künstler zur Bühne begleiten
- 33
Gäste empfangen
3 Personen
- 34
Getränke servieren
2 Personen
- 35
Snacks servieren
2 Personen
- 36
Eröffnungsrede halten
- 37
Erste Runde betreuen
- 38
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 39
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
- 40
Zweite Set begleiten
- 41
Publikumsfragen betreuen
- 42
Letztes Set begleiten
- 43
Abschied und Dankesrede
- 44
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 46
Geräte ausschalten
2 Personen
- 47
Geschirr sammeln
3 Personen
- 48
Abfall sammeln
2 Personen
- 49
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 50
Raum reinigen
3 Personen
- 51
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 52
Dekoration entfernen
2 Personen
- 53
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
- 54
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 55
Locationschlüssel zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 55
- BarhockerAnz. 4
- BuffetischeAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 60
- SchälchenAnz. 30
- BestecksetsAnz. 60
- ServierplattenAnz. 8
- KaraffeAnz. 4
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- GesangsmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- DI-Box
- XLR-KabelAnz. 4
- InstrumentenkabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Gitarrenhocker
- LesepulteAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- Bühnenhintergrund
- BlumenarrangementsAnz. 4
- ProgrammständerAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 6
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- Besen und Kehrblech
- Wischmopp und Eimer
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Künstler- und Technikplanung früh ab: Bestätige die Künstlerdaten und reserviere aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Box sowie passende XLR- und Instrumentenkabel, bevor die Einladungen rausgehen.
- Plane die Gästeliste nicht nur nach Sitzplätzen. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend und verpacke Diätoptionen separat, damit beim Buffet keine Rückfragen oder Verwechslungen entstehen.
- Kühle die Getränke nicht erst kurz vor Beginn. Stelle Wassergläser, Weingläser und Karaffen bereit und bringe die Getränke so früh in die Kühlung, dass sie zum Empfang servierfertig sind.
- Halte den Bühnenbereich beim Möblieren frei. Tische, Stühle und Buffetische gehören so in den Raum, dass Kabelwege, Mikrofonständer und der Zugang für die Musiker nicht blockiert werden.
- Reserviere für den technischen Aufbau einen festen Zeitblock vor dem Einlass. Nach dem Anschließen der Mikrofone und Instrumente folgt ein echter Soundcheck; auch Beleuchtung, Lesepulte und Programmständer sollten dabei bereits an ihrem Platz sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Singer-Songwriter-Abend planen?
- Beginne mehrere Wochen vor dem Termin mit der Bestätigung der Künstlerdaten und der Reservierung der Tonanlage. Einladungen verschickst du erst, wenn Künstler, Raum und grundlegende Technik geklärt sind.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Singer-Songwriter-Abend?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Raum, Bestuhlung, Bühne, Beleuchtung und Beschallungsanlage ein. Für Mikrofonanschlüsse und Soundcheck sollte zusätzlich ein fester Zeitblock vor dem Einlass frei bleiben.
- Was muss beim Soundcheck geprüft werden?
- Prüfe jedes Gesangsmikrofon, die Instrumentenkabel, die DI-Box und die Lautsprecher einzeln. Rechne mit mindestens 30 Minuten, damit Lautstärke, Rückkopplungen und Ansagen vor Beginn angepasst werden können.
- Wie berechnet man Catering für einen Singer-Songwriter-Abend?
- Berechne die Mengen erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Teile die bestellten Portionen in normale und separat verpackte Diätoptionen auf und kontrolliere die Einkaufsliste spätestens am Tag vor dem Abend.
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