Een silent disco organiseren: zo pak je het aan

Begin met de locatie, datum en het muziekconcept voordat je apparatuur of catering vastlegt. Bepaal hoeveel bezoekers je verwacht en reserveer daarna tijdig de silentdiscoheadsets, zender en laders. Test de muziekkanalen met de echte afspeellijsten en werk een draaiboek uit met duidelijke momenten voor opbouw, uitgifte en inleveren. De meeste problemen ontstaan doordat headsets niet volledig zijn opgeladen, bezoekersinformatie ontbreekt of kabels en kanaalbordjes pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Muziekconcept bepalen
2 personen
4
Draaiboek uitwerken
2 personen
5
Begroting opstellen
2 personen
6
Silentdiscoapparatuur reserveren
7
Catering en dranken reserveren
8
Uitnodiging ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Beveiligingsplan maken
2 personen
13
EHBO-contact vastleggen
14
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
15
Muziekkanalen indelen
2 personen
16
Playlist testen
2 personen
17
Bezoekerslijst controleren
18
Crewindeling maken
19
Vrijwilligers instrueren
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Bezoekersinformatie versturen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Apparatuur ophalen
2 personen
25
Headsets opladen
2 personen
26
Batterijen controleren
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Locatie inspecteren
2 personen
30
Vluchtwegen vrijmaken
2 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
33
Bar en buffet opstellen
3 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Stroompunten controleren
2 personen
37
Transmitters aansluiten
2 personen
38
Headsets synchroniseren
3 personen
39
Geluidskanalen testen
3 personen
40
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
41
Crewbriefing geven
8 personen

Event

42
Registratie openen
3 personen
43
Headsets uitdelen
3 personen
44
Bezoekers welkom heten
2 personen
45
Gebruiksinstructies geven
2 personen
46
Muziekprogramma starten
2 personen
47
Lichtshow bedienen
48
Dansvloer begeleiden
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken uitgeven
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Toiletartikelen bijvullen
56
Headsets tussentijds controleren
2 personen
57
Batterijen vervangen
2 personen
58
Muziekkanalen wisselen
2 personen
59
Verlichting aanpassen
60
Laatste muziekronde aankondigen
61
Headsets innemen
4 personen
62
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Headsets sorteren
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Buffet afbouwen
3 personen
67
Bar afbouwen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Verlichting afbreken
3 personen
71
Vloer en oppervlakken schoonmaken
3 personen
72
Servies afwassen
2 personen
73
Koelers legen en reinigen
2 personen
74
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
75
Locatie afsluiten
2 personen
76
Apparatuur terugbrengen
2 personen
77
Headsets opladen voor retour
2 personen
78
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
79
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
80
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
81
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 4
Barbladenaantal 2
Kledingrekaantal 2
Tafelkleedaantal 12
Inchecktafelaantal 2

Apparatuur

Silentdiscoheadsetsaantal 110
Zenderaantal 3
Muziekspeleraantal 3
Hoofdtelefoonladersaantal 12
Reservebatterijenaantal 120
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Gaffa tapeaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Laptopstandaardsaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 6
Lichtstatiefaantal 2
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Neonarmbandjesaantal 120
Neonstickersaantal 200
Kanaalbordjesaantal 6
Pijlbordjesaantal 12
Welkomstbord

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Champagneglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplankenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Serveerlepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de silentdiscoapparatuur zodra de datum en het verwachte bezoekersaantal vaststaan. Plan daarnaast minstens één volledige test met zender, muziekspeler, laders en alle muziekkanalen voordat gasten arriveren.
Maak de uitgifte eenvoudig met een inchecktafel, bezoekerslijst en duidelijke kanaalbordjes. Noteer vooraf hoe je headsets uitdeelt en inneemt, zodat je na afloop snel kunt controleren of alles terug is.
Laad alle headsets vóór de opbouw volledig op en leg reservebatterijen klaar. Controleer op de dag zelf ook de laders, stekkerdozen, verlengkabels en kabelhaspels; een ontbrekende stroomaansluiting houdt de hele test op.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf met de route, starttijd, incheckprocedure en uitleg over de kanalen. Vermeld ook wat er gebeurt bij slecht weer als een deel van het programma buiten plaatsvindt.
Zet veiligheid en begeleiding vóór de muziekstart vast: wijs vrijwilligers aan, leg het beveiligingsplan uit en zorg dat het EHBO-contact bekend is. Werk kabels weg met gaffa tape of kabelbinders en controleer na de opbouw alle looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoeveel silent discoheadsets heb ik nodig?: Reserveer minimaal één headset per gelijktijdige bezoeker. Tel daarnaast een kleine reserve mee voor een defect of een headset die tijdens de avond niet goed werkt; bij 50 bezoekers plan je dus niet exact 50 exemplaren.
Hoe lang van tevoren moet ik silentdiscoapparatuur reserveren?: Leg de apparatuur vast zodra locatie, datum en bezoekersaantal bekend zijn, bij voorkeur enkele weken vóór het event. Plan de volledige test uiterlijk één dag van tevoren en laad de headsets vóór de opbouw op.
Hoeveel muziekkanalen gebruik je bij een silent disco?: Werk met twee of drie muziekkanalen, afhankelijk van je concept en de beschikbare zender. Test elk kanaal vooraf met de definitieve muziekbestanden en zet kanaalbordjes klaar bij de uitgifte.
Wanneer stuur je bezoekersinformatie voor een silent disco?: Stuur de praktische informatie uiterlijk drie tot vijf dagen voor het event. Herinner bezoekers op de dag zelf nog aan de starttijd, inchecktafel, kanaalkeuze en eventuele afspraken rond inleveren van de headsets.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.