Organiser une silent disco, étape par étape

Une silent disco se prépare surtout autour du matériel, de la circulation des participants et de la gestion des canaux musicaux. Commence par fixer le lieu, la date et le format, puis vérifie les autorisations avant de réserver les casques et l’émetteur. Ensuite, construis le déroulé, organise les inscriptions et teste chaque playlist. Les oublis les plus fréquents sont les casques insuffisamment chargés, les câbles trop courts et les informations pratiques envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu et la date
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Définir le concept musical
2 personnes
4
Élaborer le déroulé
2 personnes
5
Établir le budget
2 personnes
6
Réserver le matériel de silent disco
7
Réserver le catering et les boissons
8
Concevoir l’invitation
9
Envoyer les invitations
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Créer le plan de sécurité
2 personnes
13
Consigner le contact de premiers secours
14
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
15
Répartir les canaux musicaux
2 personnes
16
Tester la playlist
2 personnes
17
Vérifier la liste des participants
18
Établir la répartition de l’équipe
19
Briefer les bénévoles
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Envoyer les informations aux visiteurs
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Récupérer l'équipement
2 personnes
25
Recharger les casques
2 personnes
26
Vérifier les piles
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Inspecter le lieu
2 personnes
30
Dégager les issues de secours
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
33
Installer le bar et le buffet
3 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
37
Brancher les émetteurs
2 personnes
38
Synchroniser les casques
3 personnes
39
Tester les canaux audio
3 personnes
40
Préparer la table d’enregistrement
2 personnes
41
Faire le briefing de l'équipe
8 personnes

Événement

42
Ouvrir l’inscription
3 personnes
43
Distribuer les casques
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
45
Donner les consignes d'utilisation
2 personnes
46
Lancer le programme musical
2 personnes
47
Gérer le spectacle lumineux
48
Encadrer la piste de danse
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Distribuer les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Réapprovisionner les articles de toilette
56
Contrôler les casques pendant l’événement
2 personnes
57
Remplacer les piles
2 personnes
58
Changer de chaîne musicale
2 personnes
59
Ajuster l’éclairage
60
Annoncer le dernier tour de musique
61
Récupérer les casques
4 personnes
62
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Trier les casques
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Démonter le buffet
3 personnes
67
Démonter le bar
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Démonter l’éclairage
3 personnes
71
Nettoyer le sol et les surfaces
3 personnes
72
Faire la vaisselle
2 personnes
73
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
74
Rassembler les objets perdus
2 personnes
75
Fermer le lieu
2 personnes
76
Rapporter le matériel
2 personnes
77
Recharger les casques avant retour
2 personnes
78
Rendre le matériel loué
2 personnes
79
Ranger le stock restant
2 personnes
80
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
81
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 4
Sous-mains de barqté 2
Portant à vêtementsqté 2
Nappeqté 12
Table d’enregistrementqté 2

Équipement

Casques de silent discoqté 110
Émetteurqté 3
Lecteur audioqté 3
Chargeurs de casque audioqté 12
Piles de rechangeqté 120
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Ruban gafferqté 6
Serre-câblesqté 100
Supports pour ordinateur portableqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Pied de projecteurqté 2
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Bracelets néonqté 120
Autocollants néonqté 200
Panneaux indicateurs de canalqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneau d’accueil

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à champagneqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Planches de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Pincesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Cuillères de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le matériel dès que le lieu et la date sont confirmés. Compte un casque par participant inscrit, puis prévois quelques piles de rechange et des chargeurs accessibles pour éviter une interruption pendant la soirée.
Teste les trois canaux musicaux avec l’émetteur et le lecteur audio au moins 48 heures avant l’événement. Vérifie aussi le volume, la portée du signal et l’identification visible de chaque canal.
Envoie les informations pratiques au moins 3 jours avant : horaires, adresse, accès, consignes pour les casques et éventuelles restrictions alimentaires. Une table d’enregistrement à l’entrée accélère la remise et le retour du matériel.
Prépare le câblage avant l’arrivée du public. Utilise des rallonges, des multiprises, du ruban gaffer et des serre-câbles afin de sécuriser les passages et de garder les zones de danse dégagées.
Briefe l’équipe avant l’ouverture des portes sur la distribution des casques, les premiers secours et la conduite à tenir en cas de batterie vide ou de problème de signal. Contrôle les prévisions météo la veille si une partie de l’événement se déroule dehors.

Questions fréquentes

Combien de casques faut-il prévoir pour une silent disco ?: Prévois un casque par participant inscrit, avec quelques unités de secours si le prestataire le permet. Pour 80 invités, il faut donc au minimum 80 casques, plus une solution pour remplacer rapidement un appareil défectueux.
Quand réserver le matériel d’une silent disco ?: Réserve les casques, l’émetteur et le lecteur audio dès que le lieu et la date sont fixés, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de vérifier la compatibilité du matériel et de prévoir les chargeurs nécessaires.
Combien de temps faut-il pour installer une silent disco ?: Prévois au moins 2 heures pour installer les tables, l’émetteur, les éclairages, les câbles et la signalétique. Ajoute 30 minutes pour tester les canaux, recharger ou distribuer les casques et faire le briefing de l’équipe.
Quand envoyer les invitations pour une silent disco ?: Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant la date, puis fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Ce délai permet de confirmer le nombre de casques, le catering et les besoins alimentaires.

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